Les saisons

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Vue d'ensemble

Les saisons sont utilisées pour capturer le calendrier global dans lequel vos programmes existent. Selon votre structure de club / organisation, vos saisons peuvent être une année complète (2018, 2019, etc.); coïncident avec la saison du monde réel (automne, hiver, printemps, été); ou être segmenté pour corréler plus directement avec les programmes que vous proposez. Les saisons seront utilisées pour classer vos programmes à la fois pour les membres et les participants ainsi que pour vous et vos administrateurs lors de la déclaration.

La page Saisons se trouve en naviguant vers Produits et programmes > Saisons. Vous aurez besoin des autorisations suivantesAdmingestionnaire des saisons, Gestionnaire des programmes. Les autorisations supplémentaires peuvent inclureÉditeur des programmes.

 

Saisons

Créez une saison

  • Sélectionnez Ajoutez une nouvelle saison
  • Entrez les détails de la saison
  • Sauvegardez

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Pour créer une saison dans votre site, sélectionnez Ajouter une nouvelle saison dans la barre d'outils. Cela générera une pop-up de saison avec des champs pour toutes les informations pertinentes. Chaque saison nécessitera les mêmes informations de base pour structurer la saison dans votre système.

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Nom de la saison: Le nom de la saison vous donne l’option de nommer votre saison comme vous voulez. On conseille d’inclure l'année ici. (par ex: Printemps 2019).
Début de la saison: Ce champs vous laisse indiquer la date de début de votre saison. La date de début de la saison devrait être définie avant le début de votre premier programme au cours de la saison.
Fin de la saison: Ce champs vous permet de définir la date de fin de votre saison. la date de fin de saison devrait être terminée après la fin de votre dernier programme au cours de la saison.
Date de limite d'âge: La date de limite d'âge est la date à laquelle les participants doivent satisfaire aux exigences d'âge fixes. Donc, si un participant doit être quatre pour s’inscrire dans votre programme - quand doivent-ils avoir quatre ans? Défini au niveau de la saison, la date de limite d'âge s’applique par défaut à tous les programmes de la saison. La date de limite d'âge est le plus souvent la date de début ou de fin de la saison.

Chaque saison peut également avoir un nombre illimité de journées de vacances, d’exceptions et de journées d'événements saisonniers. Ces événements du calendrier peuvent avoir un effet sur vos programmes, car ils peuvent empêcher toute génération de se produire.

 

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Les congés fériés peuvent être ajoutés en saisissant un nom pour vos congés fériés et en précisant une date de début. En entrant seulement une date de début, seule cette journée sera considérée comme une partie du jour férié. En entrant une date de fin, vous élargissez les vacances pour couvrir tous les jours du début à la fin.

Les congés fériés arrêteront toute génération d'événement au jour(s) spécifié(s). Cela signifie que les programmes ne peuvent/pourront pas avoir lieu pendant les congés fériés. Si vous avez accidentellement configure un congé férié, vous devrez peut-être l’enlever et régénérer vos événements.

 

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Les jours d’exception peuvent être ajoutés en entrant un nom pour le jour d’exception et indiquant l’Heure de début et de fin. Vous pouvez aussi sélectionner au moins un endroit ou cette exception aura lieu. Ceci vous offre plus de contrôle concernant ou et quand les événements prennent/prennent pas place.

Les jours d'exception vont arrêter toute génération d'événements durant leur temps et leurs endroits spécifiés. Si vous avez accidentellement créé un jour d’exception, vous aurez peut-être besoin de l’enlever et régénérer vos événements.

 

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Les jours d'événements peuvent être ajoutés en entrant un nom pour le jour de l'événement et indiquant l’heure de début et de la fin. Les jours d'événements n'arrêtent pas la génération d'événements dans votre calendrier. Donc, ceux-ci sont parfaits pour notifier vos membres à propos d'événements qui s'en viennent dans l’avenir qui ne dérangent pas les événements standards des programmes.

 

Editez une saison

  • Sélectionnez la saison que vous voulez modifier
  • Sélectionnez Editer
  • Mettez à jour les détails désirés
  • Sauvegardez

Pour mettre à jour les détails d’une saison, premièrement, sélectionnez la saison. Une fois que la saison a prit place sur la page, sélectionnez Editer la saison. Une fois que vous avez ajusté les details necessaires, n’oubliez pas de sauvegarder!

 

Effacez une saison

Vous ne pouvez pas présentement effacer une saison. Vous pouvez, par contre, renommer la saison (pour éviter confusion) et la réutiliser lorsqu’une nouvelle saisons soit nécessaire. Pour faire ceci, sélectionnez la saison non-désirée et sélectionnez éditer la saison. Changez le nom a quoi que ce soit (On suggère “Void”). Sauvegardez vos changements.

Notez, tant que vous ne créez pas des programmes dans cette saison, celle-ci n’apparaîtra pas plus loins que la page des Saisons. C’est à dire, les membres ne seront pas confus par la saison “Void” qui n'apparaîtra pas.

 

Comment segmenter vos saisons

Malgré qu’il n’y a pas un moyen incorrecte de créer et arranger vos saisons, les clubs trouvent le plus de succès si les saisons correspondent à leur flux d’inscriptions naturel. En d’autres mots, est-ce que la plupart de vos programmes ont lieu en hiver, avec peu de programmes, lentement,  à travers le restant de l'année? Peut-être une saison “Hiver AAAA” avec une saison Printemps/Automne/Été AAAA” supplémentaire serait mieux.    



La plupart des clubs et des organisations se déroulent sur un cycle cohérent. Si vous pouvez trouver vos pics dans ce cycle, vous pouvez identifier vos saisons. Disons que vous dirigez une classe de photographie de la nature. Vous pourriez voir d'énormes pointes d'inscription au printemps et à l'automne comme la transition des saisons du monde réel. Cela plongerait probablement votre année en deux saisons égales. Lorsqu'ils sont nommés “Printemps AAAA” et “Automne AAAA”, ils peuvent étendre et inclure l'été et l'hiver respectivement dans l'écart de dates. Alternativement, vous pouvez trouver un assortiment très différent de personnes intéressées par la photographie hivernale. Dans ce cas, il semble que quatre saisons par an fonctionneront mieux.

 

Saisons divisées

Certains clubs peuvent offrir des saisons divisées. Les saisons divisées sont celles qui se situent au milieu, permettant aux participants de s'inscrire pour la première moitié de la saison, la deuxième moitié de la saison ou toute la saison. Cela s'accompagne souvent d'un prix réduit pour l'inscription pour toute la saison.

Dans ce cas, comme indiqué ci-dessus, il n'y a aucun moyen erroné de créer vos saisons. Cependant, il existe un moyen hautement recommandé. Deux, en fait! Si votre club a l'intention de diviser votre saison, vous pouvez penser qu'il est préférable de créer une saison “Première moitié”, une saison “Deuxième moitié” et une saison “saison entière”. Cependant, ce faisant, vous divisez votre programme, ce qui signifie que vous offrez deux enregistrements pour le même intervalle de temps. Dans de nombreux cas, ce n'est pas un problème. Cependant, si vous avez des réserves d'assurance qui ne permettent que le nombre de participants X sur les glaces, les tapis, le plancher de la salle de gym, etc., vous pouvez vous trouver en jongler avec deux programmes pour vous assurer d'avoir le bon nombre de participants ce jour-là.

Au lieu de cela, nous vous recommandons soit:

A) Créez deux saisons - une «première moitié» et une «seconde moitié». Vous pouvez ensuite créer une réduction pour compenser ceux qui achètent les deux.

B) Créez une saison unique et créez un programme «première moitié» et un programme «deuxième semestre». Encore une fois, en utilisant un rabais pour réduire le prix si nécessaire.

 

Exigences pour bénévoles

Les exigences pour bénévoles peuvent être définies dans la page Saisons. L'établissement de ces exigences garantira que tous les membres / participants qui s'inscrivent s'assurent également de leur bénévolat requis dans votre club / organisation.

Créez une exigence pour bénévoles

  • Sélectionnez l’option Mettre à jour les exigences pour volontariat
  • Sélectionnez Ajoutez une exigence
  • Entrer les détails de l’exigence
  • Sélectionnez Ajoutez une exigence

Pour créer une exigence pour bénévoles, sélectionnez d’abord la saison désirée à partir du menu déroulant de la saison. Sélectionnez ensuite Mettre à jour les exigences pour bénévoles. Dans le menu contextuel, sélectionnez l’option ajout en haut de la page. Cela vous proposera la liste déroulante des exigences pour bénévoles. Entrez l’information souhaitée pour exigences de bénévolat et sélectionnez ajouter l’exigence lorsque vous êtes heureux avec. Sélectionnez Annuler pour ignorer toute information non souhaitée.

Notez que vous devrez créer des postes de bénévoles ou des produits “buy-out” pour être inscrit/acheter afin que vos membres puissent procéder aux inscriptions.

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Niveau de catégorie: Sélectionnez la catégorie pour laquelle vos exigences de bénévole s’appliquent. En sélectionnant seulement une catégorie, tous les programmes parmi cette catégorie vont devoir respecter les exigences de bénévole que vous avez configuré.
Category Level: Sélectionnez un niveau de catégorie pour que vos exigences de bénévole s’y appliquent. En utilisant un niveau de catégorie, vous pouvez préciser qui est exigé de rencontrer les exigences de bénévole.
Crédits requis: Entrez la quantité de crédits qui sont requis afin d'obtenir/appliquer, avant que vos membres puissent poursuivre avec leur inscription. Notez que, la quantité que vous sélectionnez est arbitraire. Par contre, vous voudrez vous assurer d'évaluer les crédits de vos positions en ce qui concerne leur valeur et créer suffisamment de postes pour que tout le monde puisse rencontrer les exigences.
Par: Sélectionnez comment une famille doit atteindre les exigences. Soit en tant que famille (tous les participants) ou chaque participant individuellement.

 

Editez une exigence pour bénévole

  • Sélectionnez Mettre à jour les exigences de bénévole
  • Sélectionnez Editer l’exigence
  • Mettez à jour les détails désirées
  • Sélectionnez Mettre à jour l’exigence

Pour modifier une exigence de bénévole, premièrement, assurez vous de choisir la saison dans laquelle cette exigence de bénévole se trouve. Ensuite, sélectionnez Mettre à jour les exigences de bénévole, puis sélectionnez Editer tel exigence. Mettez à jour les données comme vous voulez et sélectionnez Mettre à jour l’exigence pour sauvegarder vos changements. Sélectionnez Annuler pour laisser tomber les changements que vous avez fait.

 

Effacez une exigence de bénévole

  • Sélectionnez Mettre à jour les exigences de bénévole
  • Sélectionnez Effacer l’exigence de bénévole non désirée

Pour effacer des exigences de bénévole que vous ne désirez plus, premièrement, assurez vous de choisir la saisons dans laquelle cette exigence de bénévole se trouve. Ensuite, sélectionnez Mettre à jour l’exigence bénévole et ensuite sélectionnez Effacer.

 

Duplication de saison

La fonction Copier cette saison vous permet que les clubs copient rapidement une liste de programmes d’une saison à l’autre et soit créer une nouvelle saison en même temps, ou remplisse une saison qui existe déjà avec des copies de programmes d’une autre saison. Notez, Lorsque vous copiez des saisons, le système ne copiera pas des exigences au niveau-du-programme.

Dupliquer une saison

  • Sélectionnez la saison que vous voulez copier
  • Sélectionnez Copiez cette saison
  • Sélectionnez Nouvelle saisons ou Saison existante
  • Remplissez les détails requis
  • Sélectionnez Copiez la saison
  • Marquez et mettez à jour les programmes souhaités
  • Sélectionnez créer

Pour commencer le processus de copier une saison, premièrement, sélectionnez la saison que vous voulez copier, à l’aide du menu déroulant dans la page des saisons. Ensuite, sélectionnez Copiez la saison. Dans le pop-up, vous pouvez ensuite sélectionner si vous voulez créer une nouvelle saison ou copier dans une saison existante.

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En sélectionnant Nouvelle saison, vous allez pouvoir créer une nouvelle saisons durant le processus. Entrez les dates de Début et Fin pour la nouvelle saison, et autorisez les paramètres que vous désirez. Une fois que vous sélectionnez Copiez la saison, vous allez avoir l'opportunité d’ajouter des détails additionnels, comme indiqué dans la section Créer une saison

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En sélectionnant Saison existante, vous allez être capable de sélectionner une saison déjà créé parmi le menu déroulant - incluant aussi  l’option de sélectionner meme la saison que vous copiez. Sélectionnez votre saison désirée à partir de la liste, autorisez les paramètres désirés et sélectionner Copiez à la saison.

Enregistrez tous les programmes sous forme Bêta?: En sélectionnant “Enregistrer tous les programmes sous forme Bêta” tous les programmes que vous copiez d’une saison à une autre seront en mode Beta. Ceci est un choix pratique pour les sites qui sont déjà en mode Live et prennent présentement d'enregistrements.

Ajouter tous les participants enregistrés...: En sélectionnant cette option, le système va vérifier chaque registration des programmes. Ceux qui se sont enregistrés pour la version antécédente du programme seront transférés en tant que participants-en-attente dans la version copiée du programme. Ceci donne la priorité à ces participants lorsqu'ils s'enregistrent car leur place ne sera pas perdue.

Une fois que vous avez avance avec ce processus de copiage de saison, vous allez être amené dans la page Mise à jour du lot. Dans cette page, vous pouvez la colonne a gauche, Creer, pour indiquer quels programmes, qui viennent avec la saison, vous desirez creer dans votre saison destinee. Vous pourriez aussi faire des ajustements aux programmes mêmes. Plus d’information sur cette page et ses fonctions peut être trouvee dans notre article Programmés - Mettre à jour par lots. N'oubliez pas de sauvegarder votre progrès!

 

Manipulation des événements

Parmi le menu, un administrateur peut manipuler des événements individuels dans un programme. Ceci est très pratique pour des changements qui affectent seulement un événement dans un programme. Ces fonctions sont toutes directement disponibles dans le calendrier de saison en faisant un clic gauche sur l'événement dans le calendrier.

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Editez un programme

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En sélectionnant un événement d’un programme vous pourrez sélectionner Editer le programme pour commencer à modifier le programme en entier. Ceci vous permettra de faire les ajustements désirés à tous les événements dans le programme. Pour plus d’information sur les programmes, vous pouvez visiter notre article Programmes.

 

Editez un événement

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En sélectionnant un événement dans votre calendrier de saisons vous pourrez Modifier l'événement. Ceci vous permet de faire des changements à un seul événement dans un programme. Vous pourriez ensuite changer la date et endroit de l'événement, ainsi qu’effacer ce seule evenement du programme.

 

Copiez un événement

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En sélectionnant un événement dans votre calendrier de saisons vous pourrez Copier l'événement. Ceci vous permet de dupliquer l'événement, indiquant la date et l’endroit du nouvel événement. Celui-ci va s’ajouter au total nombre d'événements pour un programme.

 

Copiez un programme

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En sélectionnant un événement parmis votre calendrier de saisons, vous pourrez sélectionner Copier le programme. Ceci vous permet de dupliquer le programme que vous avez choisi en entier. En faisant cela, une fenêtre Créer un programme s’ouvrira et vous serez offert l'opportunité de changer n’importe quel élément que vous désirez. Pour plus d’information, visitez notre article Programmes.

Régénérer une programme

Dans certains cas, lorsque vous aurez accidentellement créé un congé férié ou un jour d’exception qui a enlevé un événement d'une programme du calendrier. Si ceci est le cas, vous allez d’abord vouloir enlever ou ajuster le congé/jour d’exception.

Par la suite, vous allez vouloir régénérer votre programme en sélectionnant Modifier le programme parmi le menu d'événements. Dans la page Modifier du programme, cochez Automatiquement recréer horaire de cours et sélectionnez Mettre à jour. Faisant ceci va effacer tous les événements inclus dans ce programme et les générer dans le calendrier. Notez, ceci va générer tous les événements manuellement effacés ainsi que reconfigurer tous les événements manuellement modifiés vers leur état original.

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