Gymnastics Ontario : configurer et soumettre les adhésions sur Club 1.0 – Uplifter Inc.

Configurez chaque saison les frais d’adhésion à Gymnastics Ontario (GO) de votre club sur Club 1.0, donnez à chaque adhésion la bonne discipline, le bon niveau et le bon rôle, puis exportez et soumettez vos membres à Gymnastics Ontario.

À savoir

Club 1.0 est relié à la base de données des membres de Gymnastics Ontario. Les clubs affiliés à Gymnastics Ontario (GO) vendent les adhésions GO à l’inscription, puis les soumettent à GO à partir de Club 1.0.
Créez de nouveaux frais GO à chaque saison GO, qui va du 1er juillet au 30 juin. La plupart des clubs ont besoin d’un ou deux types de frais par saison.
Discipline, Level et Role déterminent le type d’adhésion soumis à GO, ainsi que son poids. Plus le poids est élevé, plus l’adhésion est importante.
La soumission se fait à la main. Vous exportez les adhésions de Club 1.0 et les téléversez sur le site de Gymnastics Ontario.

Pour configurer et soumettre les adhésions Gymnastics Ontario sur Club 1.0, vérifiez que votre club est relié, créez des frais GO pour la saison avec la bonne discipline, le bon niveau et le bon rôle, puis exportez les adhésions et téléversez-les chez Gymnastics Ontario.

Vérifier que votre club est relié
Sélectionnez Products & Programs → Products & Subscriptions (produits et abonnements) et ouvrez un abonnement. Si une section Gymnastics Ontario Lookup Options s’affiche, votre club est relié. Sinon, communiquez avec le soutien Uplifter.
Ajouter vos frais GO
Dans Products & Subscriptions, sélectionnez Add New dans la barre d’outils. Entrez le nom et le prix, faites du produit un abonnement et rendez-le obligatoire (Mandatory).
Régler la saison et qui paie
Sous Duration of Subscription (durée de l’abonnement), choisissez Gymnastics Ontario Season, puis la saison. Sous Product Information, réglez Apply To sur Participant. N’ajoutez aucun filtre d’étiquette, sauf si vous avez plus d’un type de frais (voir plus bas).
Choisir le type d’adhésion
Utilisez les listes Discipline, Level (niveau) et Role (rôle). Donnez à chaque type de frais d’une saison sa propre combinaison, sans être plus précis que nécessaire : par exemple, Level: Provincial et Role: Athlete pour tous les athlètes provinciaux. Sélectionnez Save. Pour accélérer le téléversement chez GO, vous pouvez donner à chaque type de frais le même code (SKU) que GO, par exemple saison-REC-ATHLETE.
Régler le poids là où il s’applique
Discipline, Level et Role se règlent aussi sur les catégories, les niveaux de catégorie et les programmes : modifiez la catégorie ou le programme et choisissez seulement les valeurs utiles, comme Discipline: Trampoline & Tumbling sur une catégorie T&T ou Level: Recreational sur un programme KinderGym. L’adhésion soumise à GO combine les valeurs de la catégorie, du programme et des frais.
Exporter vos adhésions
Sélectionnez People & Accounts → Gymnastics Ontario Submissions (soumissions). Filtrez la liste pour garder les athlètes à soumettre, vérifiez le type de chaque adhésion, puis sélectionnez Export Submissions.
Les téléverser chez Gymnastics Ontario
Suivez la page How to register individual participants (en anglais) de GO pour téléverser le fichier exporté.

Comment fonctionne le poids

Chaque adhésion a un poids qui vient de ses valeurs Discipline, Level et Role. Plus le poids est élevé, plus l’adhésion est importante.
Les adhésions de moindre poids passent à 0 $. Si un participant reçoit deux adhésions GO sur la même facture, celle de moindre poids est réduite à 0 $. C’est aussi le cas sur une facture ultérieure quand l’adhésion de poids supérieur a été achetée en premier.
Exemple : une catégorie MAG (Discipline: Men’s Artistic Gymnastics), un programme MAG National Prep (Level: National) et des frais GO avec Role: Athlete soumettent une adhésion MAG National Athlete à GO.

Si la nouvelle saison n’est pas encore offerte

La liste des saisons vient de Gymnastics Ontario. Si la nouvelle saison n’y est pas encore, réglez les dates Effective Start et End (début et fin effectifs) au 1er juillet et au 30 juin de la saison. Quand la saison apparaît, effacez ces dates et choisissez plutôt Gymnastics Ontario Season. Le changement s’applique aussi aux achats déjà faits.

Rabais saisonniers

Par défaut, les produits ne sont liés à aucune saison de votre club. Si un rabais saisonnier doit tenir compte de vos frais GO, activez This product may have season discounts or will be used to buyout volunteer credits. en haut de Product Information et choisissez la saison, habituellement votre première saison de l’année ou votre saison de camps. Ne changez pas la saison une fois les ventes commencées. Ce réglage ne touche que les rabais, pas les factures où les frais s’ajoutent.

Plusieurs frais par saison

Certains clubs facturent des frais GO différents, par exemple quand le prix des programmes compétitifs comprend déjà les frais GO, mais pas celui des programmes récréatifs. Toute configuration doit respecter deux règles :

Aucun oubli : chaque participant qui a besoin d’une adhésion GO reçoit des frais GO.
Aucun chevauchement : aucun participant ne peut avoir droit à deux frais GO à la fois.

Pour séparer les frais, utilisez Link To sous Registration Checkout Filters (filtres de paiement d’inscription), par exemple par catégorie, pour que certains frais soient à 0 $ et d’autres au plein prix.

Ne facturer que l’adhésion la plus chère

Si les participants qui détiennent plusieurs adhésions ne doivent payer que la plus chère, créez un seul rabais :

1. Sélectionnez Products & Programs → Discounts, puis Add A Discount. Nommez-le, laissez les dates vides et cochez Unlimited.

2. Sélectionnez Add A Benefit et choisissez Item Count Discount - Different Target(s).

3. Sous Add Qualifying Item(s) et Add Target Item(s), choisissez Specific Item(s) et cochez tous vos frais d’adhésion GO.

4. Entrez 1 comme Minimum Quantity, laissez Maximum Quantity vide, et entrez 100 comme Value avec Percent Off.

5. Réglez Prioritizing Qualifying Items sur Most Expensive Items will be used to qualify and not be discounted, Discount Application Group sur Per Participant, et l’option de même saison sur Yes, and show any discount as individual line items. (Recommended). Sélectionnez Save, puis Save Discount Details.

Les adhésions moins chères passent à 0 $, même d’une facture à l’autre dans la même saison.

Si une adhésion ne correspond pas après la soumission

Les renseignements du participant diffèrent : Uplifter associe les athlètes selon le prénom, le nom, le genre, la date de naissance et le code postal. Comparez le profil du participant (People & Accounts → Participants) avec sa fiche sur le site de Gymnastics Ontario, puis corrigez les renseignements dans Club 1.0 ou demandez à Gymnastics Ontario de corriger les siens.
Le type d’adhésion diffère : si l’adhésion d’un participant a changé après l’exportation, mettez à jour l’adhésion dans Club 1.0 pour qu’elle corresponde à celle soumise. Si les deux adhésions s’appliquent, vendez la deuxième sur une nouvelle facture et soumettez-la aussi.
Plusieurs clubs sous une même organisation : si vous vendez les adhésions par un club et les soumettez par un autre, la page des soumissions indique qu’un autre club a soumis ces athlètes. Communiquez avec le soutien Uplifter pour obtenir de l’aide.

Pour les camps et les compétitions, consultez Ressources sur les configurations spéciales sur Club 1.0. Pour toute question sur votre configuration, communiquez avec le soutien Uplifter.