Gymnastics BC : configurer et soumettre les adhésions sur Club 1.0 – Uplifter Inc.

Configurez chaque saison les frais d’adhésion à Gymnastics BC (GBC) de votre club sur Club 1.0, donnez à chaque adhésion la bonne discipline, le bon niveau, le bon sous-niveau et le bon rôle, puis exportez et soumettez vos membres à Gymnastics BC.

À savoir

Club 1.0 est relié à la base de données des membres de Gymnastics BC. Les clubs affiliés à Gymnastics BC (GBC) vendent les adhésions GBC à l’inscription, puis les soumettent à GBC à partir de Club 1.0.
Créez de nouveaux frais GBC à chaque saison GBC, qui va du 1er septembre au 31 août. La plupart des clubs ont besoin d’un ou deux types de frais par saison.
Discipline, Level, Sub-Level et Role déterminent le type d’adhésion soumis à GBC, ainsi que son poids. Chaque option de ces listes affiche son poids.
Les participants ne paient que leur adhésion la plus importante. Les adhésions GBC de moindre poids passent automatiquement à 0 $.
La soumission se fait à la main. Vous exportez les adhésions de Club 1.0 et les téléversez sur le site de Gymnastics BC.

Pour configurer et soumettre les adhésions Gymnastics BC sur Club 1.0, vérifiez que votre club est relié, créez des frais GBC pour la saison avec la bonne discipline, le bon niveau, le bon sous-niveau et le bon rôle, puis exportez les adhésions et téléversez-les chez Gymnastics BC.

Vérifier que votre club est relié
Sélectionnez Products & Programs → Products & Subscriptions (produits et abonnements) et ouvrez un abonnement. Si une section Gymnastics BC Lookup Options s’affiche, votre club est relié. Sinon, communiquez avec le soutien Uplifter.
Ajouter vos frais GBC
Dans Products & Subscriptions, sélectionnez Add New dans la barre d’outils. Entrez le nom et le prix, faites du produit un abonnement et rendez-le obligatoire (Mandatory).
Régler la saison et qui paie
Sous Duration of Subscription (durée de l’abonnement), choisissez Gymnastics BC Season, puis la saison. Sous Product Information, réglez Apply To sur Participant. N’ajoutez aucun filtre d’étiquette, sauf si vous avez plus d’un type de frais (voir plus bas).
Choisir le type d’adhésion
Utilisez les listes Discipline, Level (niveau), Sub-Level (sous-niveau) et Role (rôle). Donnez à chaque type de frais d’une saison sa propre combinaison, sans être plus précis que nécessaire : par exemple, Level: Recreational et Role: Athlete pour tous les athlètes récréatifs. Sélectionnez Save. Pour accélérer le téléversement chez GBC, vous pouvez donner à chaque type de frais le même code (SKU) que GBC, par exemple saison-REC-ATHLETE.
Exporter vos adhésions
Sélectionnez People & Accounts → Gymnastics BC Submissions (soumissions). Filtrez la liste pour garder les athlètes à soumettre, vérifiez le type de chaque adhésion, puis sélectionnez Export Submissions.
Les téléverser chez Gymnastics BC
Suivez la page Membership Registration (en anglais) de GBC, section Uploading The Template, pour téléverser le fichier exporté.

Comment fonctionne le poids

Chaque adhésion a un poids qui s’additionne à partir de ses choix Discipline, Level, Sub-Level et Role. Le poids s’affiche à côté de chaque option.
Exemple : une adhésion Recreational Athlete peut avoir un poids de 6, et une adhésion MAG Elite Athlete un poids de 9.
Les adhésions de moindre poids passent à 0 $. Si un participant a déjà une adhésion de poids supérieur, toute autre adhésion GBC s’ajoute quand même à la facture, mais à 0 $. Un athlète compétitif (poids 10) qui s’inscrit ensuite à un programme récréatif voit l’adhésion récréative (poids 6) à 0 $.

Si la nouvelle saison n’est pas encore offerte

La liste des saisons vient de Gymnastics BC. Si la nouvelle saison n’y est pas encore, réglez les dates Effective Start et End (début et fin effectifs) au 1er septembre et au 31 août de la saison. Quand la saison apparaît, effacez ces dates et choisissez plutôt Gymnastics BC Season. Le changement s’applique aussi aux achats déjà faits.

Rabais saisonniers

Par défaut, les produits ne sont liés à aucune saison de votre club. Si un rabais saisonnier doit tenir compte de vos frais GBC, activez This product may have season discounts or will be used to buyout volunteer credits. en haut de Product Information et choisissez la saison, habituellement votre première saison de l’année ou votre saison de camps. Ne changez pas la saison une fois les ventes commencées. Ce réglage ne touche que les rabais, pas les factures où les frais s’ajoutent.

Plusieurs frais par saison

Certains clubs facturent des frais GBC différents, par exemple quand le prix des programmes compétitifs comprend déjà les frais GBC, mais pas celui des programmes récréatifs. Toute configuration doit respecter deux règles :

Aucun oubli : chaque participant qui a besoin d’une adhésion GBC reçoit des frais GBC.
Aucun chevauchement : aucun participant ne peut avoir droit à deux frais GBC à la fois.

Pour séparer les frais, utilisez Link To sous Registration Checkout Filters (filtres de paiement d’inscription), par exemple par catégorie, pour que certains frais soient à 0 $ et d’autres au plein prix. Le poids s’applique en plus de vos filtres.

Ne facturer que l’adhésion la plus chère

Le poids réduit déjà à 0 $ les adhésions GBC de moindre poids. Si votre club vend aussi d’autres adhésions d’assurance et que les participants ne doivent payer que la plus chère, créez un seul rabais :

1. Sélectionnez Products & Programs → Discounts, puis Add A Discount. Nommez-le, laissez les dates vides et cochez Unlimited.

2. Sélectionnez Add A Benefit et choisissez Item Count Discount - Different Target(s).

3. Sous Add Qualifying Item(s) et Add Target Item(s), choisissez Specific Item(s) et cochez tous vos frais d’adhésion.

4. Entrez 1 comme Minimum Quantity, laissez Maximum Quantity vide, et entrez 100 comme Value avec Percent Off.

5. Réglez Prioritizing Qualifying Items sur Most Expensive Items will be used to qualify and not be discounted, Discount Application Group sur Per Participant, et l’option de même saison sur Yes, and show any discount as individual line items. (Recommended). Sélectionnez Save, puis Save Discount Details.

Si une adhésion ne correspond pas après la soumission

Les renseignements du participant diffèrent : Uplifter associe les athlètes selon le prénom, le nom, le genre, la date de naissance et le code postal. Comparez le profil du participant (People & Accounts → Participants) avec sa fiche sur le site de Gymnastics BC, puis corrigez les renseignements dans Club 1.0 ou demandez à Gymnastics BC de corriger les siens.
Le type d’adhésion diffère : si l’adhésion d’un participant a changé après l’exportation, mettez à jour l’adhésion dans Club 1.0 pour qu’elle corresponde à celle soumise. Si les deux adhésions s’appliquent, vendez la deuxième sur une nouvelle facture et soumettez-la aussi.
Plusieurs clubs sous une même organisation : si vous vendez les adhésions par un club et les soumettez par un autre, la page des soumissions indique qu’un autre club a soumis ces athlètes. Communiquez avec le soutien Uplifter pour obtenir de l’aide.

Pour les camps et les compétitions, consultez Ressources sur les configurations spéciales sur Club 1.0. Pour toute question sur votre configuration, communiquez avec le soutien Uplifter.