Si Interpodia a créé un processus de sanction pour vous, vous trouverez dans ce guide les principales choses à savoir sur la gestion de votre processus de sanction.
Table des matières :
Trouver le liens de renouvellement pour mon club
Pour trouver les liens de renouvellement pour les administrateurs de votre club, vous pouvez les trouver dans la section « rapports de permis » de votre organisation de membres sanctionnant le club.
1ère étape : communiquer avec vos membres
Si votre organisation est chargée d'approuver la sanction ou la demande d'un club, il est important de s'assurer que les personnes impliquées dans le processus sont bien informées.
1- Envoyer par courrier électronique aux membres connus les informations dont ils ont besoin
- Si vous ne vous souvenez pas de votre lien de sanction, veuillez contacter votre gestionnaire de compte pour obtenir de l'aide et plus de détails.
- Voici un guide utile pour vous aider à entamer la procédure de candidature de votre club. Il fournit des instructions étape par étape pour vous mettre sur la bonne voie.
2- Le lien doit être disponible à partir de la page d'accueil de votre organisation d'affiliation.
Vous avez la possibilité d'inclure un bouton sur votre site web qui guidera les personnes souhaitant obtenir une autorisation pour un club ou un événement vers la procédure appropriée. Ce bouton est facilement accessible et cliquable afin de garantir une expérience fluide et efficace.
Si vous avez besoin d'aide pour mettre à jour votre page d'atterrissage, nous avons un article utile qui fournit des instructions étape par étape. Il vous indiquera où aller et comment apporter les modifications nécessaires.
Si vous ne savez pas comment créer ou ajouter un bouton à l'aide du code HTML, nous vous recommandons de demander de l'aide à votre gestionnaire de compte. Il sera en mesure de vous guider tout au long du processus et de vous fournir l'assistance nécessaire.
2e étape : gérer votre file d'attente pour les permis/demandes
1- Comment accéder à ma file d'attente
After logging into your account, navigate to the 'Tools' section on the top right of your screen and click the 'Dashboard' option. From there on the top left select 'Permits' or 'Applications' or 'Affiliation/Sanctioning' tab, depending on the specific website you are using.
ou
2- Gérer ma liste de demandes existantes
Dans le menu permis/demandes, vous trouverez toutes les demandes en cours pour votre OPTS.
Pour trouver et accéder facilement à des applications spécifiques, utilisez notre fonction de filtrage pratique.
Statut du permis/de la demande :
Vous rencontrerez trois statuts principaux :
- Incomplet : Ce statut indique qu'une personne a commencé une demande mais ne l'a pas encore terminée ou n'a pas effectué le paiement. C'est à vous de décider si vous voulez suivre les demandes qui sont restées incomplètes pendant un certain temps.
- Attente d'approbation : Une fois que la demande a été soumise et que le paiement a été effectué, il incombe à l'OPTS de l'examiner et de l'approuver.
- Approuvé : Après avoir examiné la demande, l'administrateur de l'OTPS a la possibilité de mettre à jour le statut en le faisant passer à Approuvé.
Pour finaliser le changement de statut, il suffit de cliquer sur le bouton Enregistrer pour confirmer.
3ème étape : Examiner une demande
Pour afficher un résumé de la demande, il suffit de cliquer sur la petite flèche située sur le côté droit. Vous obtiendrez ainsi une vue d'ensemble des détails de la demande.
Pour examiner la demande en détail, cliquez sur Permit/Application Details ou sur le carré avec une flèche.
De là, vous pouvez consulter le statut du permis et même ajouter un statut en attente pour le permis/la demande, ainsi que des notes utiles pour clarifier les choses.
Onglet Gestion des permis/demandes
À partir de là, vous pouvez :
- Renvoyer l'e-mail de confirmation
- Vérifier les informations relatives à l'inscription
- Vérifier les informations relatives au permis/à la demande
- Vérifier les informations sur le demandeur (qui a soumis le permis/la demande)
- Vérifier si une éventuelle renonciation a été signée
- Ajouter un commentaire à des fins internes ou pour mettre à jour le demandeur
- Vous avez la possibilité d'envoyer un courriel de notification au candidat directement à partir du processus de candidature. Si vous envoyez fréquemment des courriels de suivi, vous pouvez les enregistrer en tant que modèles pour y accéder facilement.
Après avoir sélectionné un modèle, cliquez sur Composer l'e-mail pour générer l'e-mail. Cette action provoquera l'apparition d'une fenêtre contextuelle pour l'envoi de l'e-mail.
- Ajouter des documents justificatifs le cas échéant
Onglet Permis/Demande : réponses aux questions
Cet onglet vous permet de passer en revue toutes les informations fournies par le candidat au cours de la procédure de candidature. Vous avez la possibilité de générer un PDF si nécessaire ou d'apporter des modifications à l'une ou l'autre des réponses.
Ajouter le club à un répertoire
Pour vous assurer que l'inscription de votre club est approuvée et visible dans l'annuaire des clubs de votre organisation provinciale ou nationale, suivez les étapes suivantes :
1. Ouvrez l'entrée du club en cliquant sur le nom du club dans la section Informations associées.
2. Les informations relatives à l'inscription du club s'ouvrent dans une nouvelle fenêtre.
3. Faites défiler l'écran jusqu'aux Détails de l'annonce et cliquez sur Modifier sur le côté droit de l'écran.
4. Changez le statut de l'inscription en Approuvé et cochez Visible.
En suivant ces étapes, vous pouvez vous assurer que les informations relatives à votre club sont facilement disponibles et accessibles aux membres et aux autres personnes intéressées dans l'annuaire.
Accédez à votre liste de candidatures (format Excel)
Vous pouvez accéder à la liste des demandes dans la section Rapports sur les demandes/permis de l'organisme d'affiliation de votre club. Il vous suffit de vous rendre dans la section Application/Permit reports pour trouver la liste des demandes.
