Examinez ce qu’un bénévole du Canadian Pony Club a soumis à l’inscription, attribuez-lui son niveau dans les détails de son adhésion, remplissez les nouvelles exigences et réglez le statut de son adhésion.
- Les bénévoles s’inscrivent d’abord en ligne. Chaque bénévole s’inscrit par le processus annuel d’adhésion officielle de votre région comme Volunteer Member. Vous lui attribuez ensuite son niveau.
- Travaillez dans l’organisation d’adhésion officielle. Votre région en a deux chaque saison : celle des adhésions Horse Master et Youth, et l’organisation d’adhésion officielle, pour les bénévoles et les examinateurs.
- Ajouter un niveau annule Volunteer Member pour vous. Le niveau est attribué à l’échelle du Canadian Pony Club, et le bénévole reçoit la liste des exigences de ce niveau.
- Tout ce que vous modifiez est enregistré dans le profil du bénévole. Les certifications et les dates sont conservées comme attributs; elles restent donc au profil d’une saison à l’autre.
- Les captures d’écran peuvent montrer une version antérieure des écrans. Les étapes décrivent les écrans actuels.
Examinez et attribuez les niveaux des bénévoles du Canadian Pony Club : vérifiez ce que chaque bénévole a soumis, ajoutez son niveau dans les détails de son adhésion, remplissez les exigences du niveau et réglez son statut.
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Ouvrir l’organisation d’adhésion officielle
Dans le tableau de bord d’administration, sélectionnez Adhésions → Member Organizations et ouvrez l’organisation d’adhésion officielle de votre région pour la saison, par exemple « Region Pony Club - Official Membership ».
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Afficher les bénévoles qui attendent un niveau
Dans le tableau de bord de l’organisation, trouvez la ligne Requires Admin Attention. Elle compte les bénévoles inscrits en ligne qui attendent un niveau. Sélectionnez le nombre au bout de la ligne, puis un bénévole pour ouvrir la page Membership Details.
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Vérifier les exigences de l’inscription
Faites défiler jusqu’à Membership Requirements. Un Volunteer Member en a deux : la déclaration de filtrage, obligatoire et valide trois ans, et le suivi de l’adhésion à l’OPTS, facultatif, qui indique si le bénévole est membre de votre organisme provincial ou territorial de sport (OPTS). Les réponses du bénévole au filtrage se trouvent sous Additional Information, au bas de la page.
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Examiner les documents et les dates
Faites défiler jusqu’à Attributes & Records. Sous CPC - Official Requirements, sélectionnez le nom d’un fichier pour ouvrir le document téléversé par le bénévole, et vérifiez les dates d’expiration et de réussite qu’il a inscrites. Pour corriger une valeur ou remplir un champ vide, sélectionnez Edit au bout de la ligne, entrez l’information dans la fenêtre et enregistrez. Chaque attribut a son propre format : fichier, date, texte, cases à cocher ou menu déroulant.
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Ajouter le niveau
Faites défiler jusqu’à Purchase Group. Le bénévole a la catégorie Volunteer Member reçue à l’inscription. Sous Add a new group, choisissez le niveau qui correspond au bénévole, par exemple « Alberta South - Volunteer Membership Level 1 », puis sélectionnez Add group.
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Compléter le niveau
Une fois la page actualisée, revenez à Purchase Group. Cochez la case de sous-catégorie à droite du nouveau niveau, entrez les dates Valid From et Valid To de la saison en cours et sélectionnez Save. Si vous avez choisi le mauvais niveau, sélectionnez Delete Incomplete Membership et recommencez à l’étape 5.
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Remplir les nouvelles exigences
Après l’enregistrement, Volunteer Member paraît comme annulé et Membership Requirements affiche les exigences du nouveau niveau. Chaque exigence est remplie par un attribut dans Attributes & Records. Par exemple, si le bénévole a suivi la formation Safe Sport, entrez la date dans l’attribut Safe Sport, Safe Sport Expiry Date.
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Régler le statut
En haut de la page Membership Details, le statut sous Membership Info est Requires Admin Attention. Quand le niveau est le bon et que toutes les exigences sont remplies, sélectionnez Edit, choisissez Issued et sélectionnez Save.
Les statuts que vous utiliserez
- Issued : toutes les décharges sont signées et toutes les exigences sont remplies.
- Pending Requirements : le bénévole a encore des exigences ou une décharge à remplir.
- Requires Admin Attention ou Manual Hold : vous devez vérifier autre chose, ou approuver l’adhésion à la main.
- Processing : le bénévole a payé et signé, et l’adhésion attend l’approbation.
- Cancelled : l’adhésion est annulée.
- Expired : l’adhésion a dépassé ses dates de validité. Vérifiez les dates dans Purchase Group.
Tout statut autre que Requires Admin Attention est recalculé par le système de temps à autre. Par exemple, si un bénévole est Issued et qu’une de ses exigences expire en cours de saison, le statut passe de lui-même à Pending Requirements.
Si un bénévole change de niveau
Reprenez les étapes 5 à 8 avec le nouveau niveau, par exemple pour faire passer un bénévole du niveau 1 au niveau 3. Le système recalcule la liste des exigences et le niveau du bénévole au Canadian Pony Club en conséquence.
Pour faire un suivi auprès du bénévole après lui avoir attribué son niveau, envoyez-lui un courriel à partir de la section Notify & Follow Up des détails de son adhésion; consultez Envoyer un courriel à un membre avec un modèle de l’association.