Gymnastics Canada : gérer les adhésions sur Club 1.0

Votre fédération. Les adhésions que vous téléchargez vers votre fédération généreront une facture dans leur système. Cette facture peut être configurée pour être automatiquement payée par un moyen de paiement enregistré, ou payée par la suite en vous connectant à votre compte de fédération et en traitant un paiement.

Dans cette section, vous pouvez aligner les champs/données que vous collectez dans votre système avec les différents champs/données que votre fédération collecte. Uplifter fera de son mieux pour aligner automatiquement les champs de base. Par la suite, vous aurez l'opportunité d'aligner tous les champs restants. Uplifter marquera tous les champs qui sont obligatoires avec un astérisque rouge. Tout champ qui n'a pas ce symbole n'est pas requis et il n'est donc pas nécessaire que vous l'aligniez avec un champ dans votre système si vous ne le souhaitez pas.

Veuillez noter que les options et listes de champs que vous voyez sur cette page peuvent varier en fonction de la fédération à laquelle vous êtes connecté.

Si vous n'avez pas de champ parallèle dans votre propre système, vous pouvez toujours sélectionner « -- Créer un nouveau champ de participant personnalisé -- » pour que le système crée et aligne automatiquement un champ personnalisé dans votre système. Veuillez vous assurer de cliquer sur Enregistrer pour stocker toutes les modifications.

Sur cette page, vous verrez également les options de sexe de votre fédération en cliquant sur l'en-tête pour développer la section Sexes. Vous ne pourrez pas prendre d'action sur les listes de sexes ici. Au lieu de cela, veuillez accéder à Paramètres > Paramètres Uplifter > Options du site > Paramètres d'âge et de sexe.

Dans cette section, vous aurez deux listes/outils principaux avec lesquels travailler. Dans la section SKU de fédération, vous pouvez examiner vos SKU actifs et désactivés. Ces listes sont directement extraites de votre fédération et listeront les adhésions de la fédération aux côtés des sélections d'options de recherche requises pour correspondre à cette adhésion.

Dans cette section, vous pouvez examiner vos listes actives, ainsi qu'examiner/activer vos listes inactives. En activant vos listes inactives, vous activerez également les Options de recherche associées le cas échéant. La désactivation n'est pas disponible dans cette section, mais dans la liste adjacente, Options de SKU de fédération.

Sous l'en-tête Options de SKU de fédération, vous pouvez basculer l'option de recherche selon vos besoins. Si votre organisation n'offre pas de niveaux spécifiques de programmes, vous pouvez alors supprimer ces options des Options de SKU de fédération. Ce faisant, vous supprimez ces options des Options de recherche lors de la création d'adhésions à vendre à vos membres. Cela peut aider à réduire la confusion lorsque vous générez vos différents frais d'adhésion chaque année.

Lorsque vous activez/désactivez une Option de SKU de fédération de cette liste, cela affectera les listes de SKU actifs/inactifs.

Par exemple, si vous désactiviez l'Option de recherche MAG, cela désactiverait toutes les options d'adhésion MAG comme MAG Interclub, MAG National, mais aussi des choses comme Entraîneur MAG ou Juge. Dans cet exemple, si vous vouliez conserver vos adhésions d'athlètes MAG mais supprimer les options d'adhésion Juge et Entraîneur, vous trouveriez les Options de recherche Entraîneur et Juge et les définiriez comme inactives. Cela supprimerait toutes les options d'adhésion Juge et Entraîneur (pour toutes les disciplines) tout en conservant toutes les options d'athlètes MAG avec lesquelles travailler.

Si votre fédération utilise Uplifter, elle aura accès à des outils spéciaux qui lui permettent de créer et d'établir des adhésions dans leur système. Pour commencer, elle créera d'abord des Options de recherche dans leur système. Celles-ci sont représentées sous forme de listes déroulantes dans leur système et dans le vôtre. La fédération définit également les options disponibles dans ces listes déroulantes. Par exemple, votre fédération pourrait créer une Option de recherche « Discipline ». Elle pourrait ensuite ajouter des options à cette liste déroulante comme « Artistique général », « MAG », « WAG », etc.

C'est à la fédération de déterminer combien d'Options de recherche elle crée et combien d'éléments seront listés dans chaque liste déroulante. Comme indiqué, leurs créations s'afficheront également sur votre site. Lorsque la fédération crée ensuite les adhésions que les clubs achèteront auprès d'elle, elle sélectionnera une option de chacune des Options de recherche qu'elle a créées. Les sélections qu'elle fait doivent créer une combinaison unique d'options.

Par exemple, si votre fédération a créé trois Options de recherche telles que « Discipline », « Niveau » et « Rôle » et a généré diverses options parmi lesquelles choisir pour chacune, elle pourrait alors commencer à créer des adhésions. Peut-être souhaite-t-elle offrir une adhésion d'Athlète récréatif. Pour ce faire, elle créerait l'adhésion dans son système et utiliserait ensuite les Options de recherche pour définir une combinaison unique de sélections. Disons, « Artistique général » -- « Récréatif » -- « Athlète ». En sélectionnant cette combinaison des Options de recherche qu'elle a créées, elle a fait deux choses : 1) défini que cette combinaison s'aligne avec cette adhésion spécifique ; 2) supprimé cette combinaison spécifique d'options de l'utilisation pour toute autre adhésion cette saison. Cela signifie que votre club peut se fier à cette combinaison pour signifier cette adhésion et vice versa.

Votre fédération partagera ces combinaisons d'Options de recherche avec vous, mais vous pouvez également les trouver sur votre page de Configuration. De là, vous pouvez créer vos propres adhésions à vendre à vos membres. Les adhésions que vous créez utiliseront également les Options de recherche pour créer une combinaison unique de sélections. Ces combinaisons seront parallèles aux sélections de la fédération. Cependant, les clubs ont beaucoup de flexibilité sur l'origine de ces valeurs ! Veuillez consulter Frais d'adhésion de gymnastique pour plus d'informations sur la création de vos frais et Hiérarchie des recherches de fédération, ci-dessous, pour plus d'informations sur la façon dont les adhésions obtiennent leurs paramètres complets d'Options de recherche.

Lorsque les clubs créent des adhésions dans leur propre système, ils devront utiliser la section Options de recherche. Cette section est une série de listes déroulantes générées par la fédération du club. Utiliser les Options de recherche signifie simplement sélectionner des options dans ces listes déroulantes qui s'alignent avec l'adhésion que vous créez.

Les clubs créant des adhésions dans leur système devront définir des Options de recherche sur leurs adhésions afin qu'elles soient parallèles aux adhésions que leurs fédérations vendent. Cependant, les clubs peuvent définir ces valeurs d'Options de recherche à plusieurs endroits. Chaque emplacement qui peut être utilisé a une priorité et si un emplacement n'est pas défini, le suivant est utilisé. Ce processus en cascade garantit qu'une adhésion que vous vendez a les Options de recherche les plus précises et complètes sélectionnées pour l'adhésion que vous vendez.

Les emplacements et priorités sont les suivants :

1. Abonnement (priorité la plus élevée)
2. Programme
3. Niveau de catégorie
4. Catégorie (priorité la plus basse)

Comme indiqué dans la section Frais d'adhésion de gymnastique, votre adhésion n'aura soit aucune balise (et s'appliquera donc à toutes les inscriptions de programmes), soit aura des balises qui contrôlent quels programmes déclenchent l'ajout de l'adhésion. Il est important de noter cela car c'est le premier programme qui déclenche l'ajout de l'adhésion qui sera considéré par le système lors de la détermination des bonnes Options de recherche.

D'abord, le système examinera l'abonnement (adhésion) lui-même. Si toutes les Options de recherche y sont définies, alors aucune autre action n'est prise et la combinaison définie dans l'abonnement sera utilisée. Si une ou plusieurs des Options de recherche ne sont pas définies au niveau de l'abonnement, le système passe au programme déclencheur.

Si nécessaire, le système passe au programme qui a déclenché l'ajout de l'adhésion. Si l'une des Options de recherche est définie ici, elle sera combinée avec toute Option de recherche définie dans l'abonnement. Tous les cas où les mêmes champs sont définis utiliseront le paramètre de l'abonnement. Si cela crée une combinaison complète d' Options de recherche, alors aucune autre action n'est prise et la combinaison complétée sera utilisée. Si une ou plusieurs des Options de recherche ne sont toujours pas définies, le système passe au niveau de catégorie dans lequel se trouve le programme.

Si nécessaire, le système passe au niveau de catégorie du programme qui a déclenché l'ajout de l'adhésion. Si l'une des Options de recherche est définie ici, elle sera combinée avec toute Option de recherche définie dans le programme et l'abonnement. Tous les cas où les mêmes champs sont définis utiliseront le paramètre de l'abonnement, puis le paramètre du programme. Si cela crée une combinaison complète d' Options de recherche, alors aucune autre action n'est prise et la combinaison complétée sera utilisée. Si une ou plusieurs des Options de recherche ne sont toujours pas définies, le système passe à la catégorie dans laquelle se trouve le programme.

Si nécessaire, le système passe à la catégorie du programme qui a déclenché l'ajout de l'adhésion. Si l'une des Options de recherche est définie ici, elle sera combinée avec toute Option de recherche définie dans le niveau de catégorie, le programme et l'abonnement. Tous les cas où les mêmes champs sont définis utiliseront le paramètre de l'abonnement, puis le paramètre du programme, puis le paramètre du niveau de catégorie. Si cela crée une combinaison complète d'Options de recherche, alors aucune autre action n'est prise et la combinaison complétée sera utilisée. Si une ou plusieurs des Options de recherche ne sont toujours pas définies, une sélection manuelle doit être effectuée au moment de la soumission.

Par exemple, votre fédération crée quatre Options de recherche : Discipline, Niveau, Rôle, Sous-niveau. Maintenant, vous voulez créer des adhésions dans votre système. La première adhésion que vous choisissez de créer est une adhésion interclub. Vous créez les frais dans votre système et commencez à définir les valeurs d'Options de recherche. Cependant, vous remarquez que votre Discipline peut être soit MAG soit WAG, pas les deux. Dans ce cas, vous laisseriez la Discipline vide au niveau de l'abonnement. Vous pourriez ensuite accéder à Paramètres > Catégories et Modifier vos catégories MAG et WAG. Dans celles-ci, vous pouvez définir la Discipline comme étant MAG et WAG respectivement. Ensuite, lorsque vous vendez une adhésion interclub, elle prendra le Niveau, le Rôle et le Sous-niveau de l'abonnement et la Discipline de la catégorie - créant une combinaison complète.

Vous avez peut-être remarqué en définissant vos Options de recherche qu'elles ont également des pondérations listées à côté d'elles. Ces pondérations sont dictées par votre fédération et sont généralement parallèles à l'importance de l'option ainsi qu'au prix des adhésions associées. Vous ne pouvez pas contrôler la pondération de vos adhésions et devriez vous concentrer uniquement sur vous assurer que vos adhésions ont les bonnes Options de recherche définies. Cependant, la pondération affecte votre club. Cela se fait sous la forme de la réduction « Frais le plus élevé uniquement ».

Lorsque les achats de participants entraînent leur réception de plus d'une adhésion, il est possible que le système gère les ajustements de coût en votre nom. Par exemple, si les deux adhésions sont achetées en même temps, l'adhésion avec une pondération inférieure sera réduite à 0 $. De même, si une adhésion de pondération plus élevée est achetée en premier, puis plus tard une adhésion avec une pondération inférieure est achetée sur une facture différente, l'adhésion de pondération inférieure sera réduite à 0 $.

Veuillez noter que la situation d'une adhésion de pondération inférieure étant achetée en premier, puis une adhésion de pondération plus élevée étant achetée par la suite doit être gérée par des réductions dans votre système. Ceci est examiné ci-dessous dans la section Réduction du coût d'adhésion le plus élevé uniquement.

1. Accédez à Produits & Programmes > Produits & Abonnements
2. Sélectionnez Ajouter nouveau dans la barre d'outils
3. Entrez vos paramètres de produit
4. Sélectionnez pour faire de votre produit un abonnement
5. Sélectionnez une saison de fédération pour la durée et la saison souhaitée
6. Utilisez les listes déroulantes de fédération pour attribuer votre type d'adhésion
7. Sélectionnez Enregistrer

Pour créer vos nouveaux (ou premiers) frais de fédération, veuillez accéder à Produits & Programmes > Produits & Abonnements. Sélectionnez Ajouter nouveau dans la barre d'outils de la page. Vos frais de fédération sont configurés comme tout autre abonnement (voir : Products, Tickets & Subscriptions) avec quelques exigences spécifiques :

• Chaque abonnement/frais d'adhésion de fédération doit être défini sur Obligatoire.
• Chaque abonnement/frais d'adhésion de fédération doit utiliser l'option de saison de fédération dans la liste déroulante Durée de l'abonnement.
• Chaque abonnement/frais d'adhésion de fédération doit être défini sur Appliquer à « Participant », sous Informations sur le produit.
• Chaque abonnement/frais d'adhésion de fédération ne doit avoir aucun filtre appliqué dans la section Filtres de balises sauf indication contraire (voir : Plusieurs frais par an)

Chaque adhésion que vous créez dans votre système peut également avoir des Options de recherche définies. Les options que vous sélectionnez lors de la création de votre abonnement/frais d'adhésion peuvent varier en fonction de vos besoins et de la configuration ailleurs dans le système. Veuillez consulter la section Recherches et pondérations de fédération ci-dessous.

Nous extrayons notre liste de saisons directement de la base de données de chaque fédération. À cause de cela, il peut y avoir des cas où vous souhaitez créer les frais de votre saison à venir mais la saison ne s'affiche pas dans la liste d'options. Dans ce cas, vous voudrez utiliser les options de dates Début et fin effectifs, et définir ces dates pour qu'elles soient parallèles au début et à la fin de la saison de votre fédération (1er juillet - 30 juin, par exemple). Ensuite, assurez-vous de vérifier à l'approche de la saison. Une fois que la saison s'affiche, vous pouvez effacer les options de dates Début et fin effectifs et sélectionner l'option de liste déroulante de saison de fédération. Cela affectera vos achats d'abonnement rétroactivement.

Par défaut, les produits, billets et abonnements ne sont pas alignés/associés avec l'une des saisons de votre club. En tant que tel, les clubs qui prévoient d'offrir des réductions saisonnières impliquant leur ou leurs frais de fédération doivent être attentifs à l'option Ce produit peut avoir des réductions saisonnières ou sera utilisé pour racheter des crédits de bénévolat sur les produits, billets et abonnements. Trouvée en haut de la section Informations sur le produit, vous pouvez basculer ce paramètre et sélectionner quelle saison les frais de fédération doivent être affiliés. C'est une étape importante pour les réductions saisonnières.

Notez que vous ne devriez pas mettre à jour/modifier l'année sélectionnée après que les ventes de vos frais aient commencé. Pour de meilleurs résultats, vous voudrez définir votre saison assignée sur l'une de vos premières saisons de l'année. Pour les clubs qui offrent des camps, vous devriez assigner vos frais de fédération pour qu'ils s'alignent avec la saison de camp que vous créez.

Il est normal que vos frais de fédération s'appliquent à d'autres saisons, le paramètre Ce produit peut avoir des réductions saisonnières ou sera utilisé pour racheter des crédits de bénévolat n'affecte pas comment il s'appliquera aux factures - seulement comment il sera considéré à des fins de réduction.

Certains clubs, selon les types d'adhésion qu'ils offrent, auront besoin de plusieurs frais de fédération par an. Cela se fait le plus souvent lorsque les clubs offrent un éventail de types d'adhésion comme Récréatif, Interclub, T&T, etc.

Cela peut également être une solution pour les clubs qui ont des coûts différents pour des circonstances variées. Par exemple, si vos programmes compétitifs incluent déjà les coûts des frais de fédération alors que votre programme récréatif ne les inclut pas. Dans ces cas, il y a deux facteurs principaux que vous devrez assurer :

1. Il n'y a aucune circonstance où un participant peut s'inscrire et ne pas recevoir de frais de fédération (s'il devrait en recevoir un).
2. Il n'y a aucune circonstance où un participant peut se qualifier pour deux frais de fédération en même temps à partir d'une seule inscription de programme.

Lors de la création de deux frais séparés, vous voudrez utiliser l'outil Lier à sous la section Filtres de paiement d'inscription pour appliquer des filtres à l'abonnement. En utilisant ces filtres, vous pouvez diviser vos frais par, disons, Catégorie :

De cette façon, vous pouvez ensuite définir un frais de fédération à 0 $ et un autre à 35 $, par exemple. Veuillez consulter notre article Tagging pour plus d'informations sur la façon de baliser dans la section Lier à.

Afin de soumettre vos participants à votre fédération via l'importation de fichier, vous devez d'abord obtenir les données d'adhésion de votre club et vous assurer qu'elles sont formatées pour l'importation.

Si votre club est avec Uplifter, cela peut être fait en accédant à Personnes & Comptes > Soumissions de fédération. Ici, sélectionnez l'option Exporter les soumissions en bas à droite de la page. Cela exportera vos données pour téléchargement sur votre ordinateur et sera formaté pour le téléchargement automatiquement.

Si votre club n'est pas avec Uplifter, vous voudrez accéder à l'instance Uplifter de votre fédération et vous connecter. De là, sélectionnez votre nom en haut à droite pour entrer dans votre page Mon compte. Ensuite, cliquez sur l'option de menu de compte Participants (elle peut utiliser un autre terme comme « individus » dans certains cas). Sur la page Participants, cliquez sur Importation de participants dans la barre d'outils. Sur la page qui se charge, vous aurez la possibilité de télécharger un modèle d'importation pour votre utilisation. Vous devrez ensuite masser vos données de club dans ce modèle à des fins de téléchargement.

Une fois que votre modèle est prêt, vous pouvez accéder à l'instance Uplifter de votre fédération et vous connecter. De là, sélectionnez votre nom en haut à droite pour entrer dans votre page Mon compte. Ensuite, cliquez sur l'option de menu de compte Participants (elle peut utiliser un autre terme comme « individus » dans certains cas). Sur la page Participants, cliquez sur Importation de participants dans la barre d'outils. Sur cette page, vous pouvez ensuite utiliser l'option Sélectionner un fichier pour choisir votre fichier d'importation et cliquer sur Télécharger.

Veuillez consulter la section Dépannage d'adhésions ci-dessous pour plus d'informations sur les actions et erreurs possibles que vous pourriez rencontrer.

Pour les clubs qui sont avec Uplifter, la page de soumission d'adhésions est la façon la plus rapide et la plus facile de soumettre les adhésions de vos participants. Cette page peut être trouvée via Personnes & Comptes > Soumissions de fédération (« Fédération » sera remplacé par le nom de votre fédération). Ci-dessous se trouve un exemple de ce qu'un club affilié à Gymnastique BC pourrait voir.

Sur cette page, vous pouvez retirer les participants qui ont acheté des adhésions de votre club. Ces listes seront codées par couleur ainsi que marquées avec des icônes et des indicateurs pour vous tenir informé de leur statut. Faire défiler vers la droite révélera plus d'informations sur le participant et notera également quelles Options de recherche ont été appliquées. Toutes les informations sur cette page peuvent être mises à jour avant les soumissions. Veuillez prendre le temps d'examiner vos listes avant de compléter les soumissions à votre fédération.

Une liste sur votre page de soumissions peut avoir un ou plusieurs des statuts suivants :

Non apparié : Les participants non appariés ont une icône Sélectionner une correspondance et un bouton « Sélectionner » dans la cellule 1 de leur ligne. Cela signifie que nous avons trouvé un participant dans la base de données de la fédération qui peut correspondre à votre participant, mais nous n'avons pas pu confirmer à 100 %. En tant que tel, vous devrez cliquer sur le bouton Sélectionner et choisir la liste correcte dans la fenêtre contextuelle. Si la liste correcte n'est pas présentée et que vous êtes certain qu'ils devraient avoir un dossier avec votre fédération, veuillez suivre les étapes de dépannage ci-dessous. Si le participant est nouveau et que les suggestions sont coïncidentes, veuillez sélectionner Créer nouveau. Cliquez sur Sélectionner un participant pour compléter la correspondance.
SKU incorrect/aucun : Cette circonstance est marquée par une icône Erreur SKU . Passez la souris sur cette icône pour en savoir plus. Dans ce cas, une ou plusieurs des Options de recherche est incorrecte et la combinaison de celles-ci ne s'aligne pas avec une adhésion que votre fédération vend. Veuillez examiner les Options de recherche pour les mettre à jour vers la combinaison correcte.
Déjà soumis avec ce club : Ce statut est indiqué par une mise en évidence jaune. Dans ce cas, l'adhésion que votre participant a achetée a déjà été inscrite/achetée précédemment et soumise à votre fédération par votre club. Cela devrait être très rare. Veuillez consulter notre section de dépannage pour les mesures que vous pouvez prendre pour corriger cela.
Déjà soumis par un autre club : Ce statut est indiqué par une mise en évidence rouge. Dans ce cas, l'adhésion que votre participant a achetée a déjà été inscrite/achetée précédemment et soumise à votre fédération par un autre club. Cela peut être relativement courant, surtout si votre club partage de nombreux participants avec un autre club. Veuillez consulter notre section de dépannage pour les mesures que vous pouvez prendre pour corriger cela.
Apparié : Un participant peut déjà être apparié avec son homologue de fédération. Cela peut s'être produit automatiquement par nos systèmes ou éventuellement un administrateur de site de votre club effectuant des étapes de correspondance. Ce statut est indiqué par l'icône de votre fédération dans la cellule 1 de la ligne du participant et ne nécessite aucune action à prendre.

Si vous ne voyez pas le bouton Soumettre sur votre page de soumissions de fédération, cela signifie que votre fédération n'a pas encore activé cette fonctionnalité sur leur système. Une fois qu'elle l'aura fait, le bouton Soumettre s'affichera. Jusqu'à ce qu'elle active cette fonctionnalité sur son système, vous pouvez toujours vous fier à la méthode d' importation de fichier pour soumettre vos adhésions de participants.

Lors de la création, de l'examen et de la soumission de vos adhésions, vous pouvez trouver divers statuts notés dans votre site. Principalement sur la page de soumissions, sur la page de modification de facture et dans les rapports, ces statuts offriront de la clarté quant à l'état actuel de votre adhésion.

• Soumis par un autre club : Ce statut indique que les adhésions que vous avez vendues à votre participant ont déjà été soumises à votre fédération par un autre club. Il est probable que la prochaine ligne de conduite soit le remboursement (voir : Remboursement d'adhésions ci-dessous). Cependant, certaines fédérations préfèrent que leurs clubs soumettent des « doublons ».
• Soumis plus tôt : Ce statut indique que nous avons trouvé une soumission d'adhésion de votre club, pour ce membre exact et cette adhésion, sur le système de votre fédération. Cette liste de fédération a une date/heure antérieure à la vente de l'adhésion sur votre propre système. Cela suggère que votre club a soumis ce participant pour cette adhésion déjà et que vous remplissiez rétroactivement vos données dans Uplifter. Cette liste d'adhésions devrait probablement être rejetée.
• En attente : Cette adhésion a été achetée par un participant, mais aucune autre action n'a été prise. Vous pouvez soumettre cette adhésion depuis votre page de soumission de fédération.
• En file d'attente : Ce statut indique que vous avez cliqué sur soumettre pour envoyer cette adhésion à votre fédération, mais les données n'ont pas encore quitté votre système. Ce statut ne devrait pas durer plus de 10 minutes.
• Soumis : Cette adhésion a été transmise à la fédération, mais elle n'a pas encore traité les données. Cela pourrait revenir au statut En attente s'il y a une erreur, ou Reçu si accepté.
• Reçu : Cette adhésion est sur une facture de statut soumis. Un article de facture a été généré sur le système de fédération, mais la facture n'a pas encore été traitée en entier. Si quelqu'un prend en charge la facture sur le système de fédération et supprime l'article, il reviendrait à votre club comme En attente.
• Terminé : Cette adhésion est sur une facture de fédération qui a été traitée du statut soumis au statut terminé.
• Supprimé : Ce statut indique qu'une adhésion a été soumise à la fédération et traitée. Par la suite, la facture résultante a été mise à jour (ou potentiellement annulée), résultant en la suppression de la soumission d'adhésion.
• Rejeté : Cette adhésion a été manuellement rejetée par un administrateur de site. Les adhésions rejetées ne s'afficheront pas sur votre page de soumissions. Vous pouvez annuler ce statut sur la page de modification de facture pour restaurer la liste sur la page de soumissions.

Que ce soit en soumettant une importation de fichier ou en utilisant la page de soumission, vos participants doivent soit s'apparier avec un profil de participant au niveau de la fédération, soit être soumis comme nouveau participant. Si vous êtes certain que votre participant a été soumis à la fédération, mais qu'aucune correspondance correcte n'est suggérée pour s'apparier, veuillez contacter votre contact de fédération. Vous voudrez vérifier avec eux les informations du participant et confirmer leur numéro de fédération. Votre club et la fédération devraient se mettre d'accord sur les informations du participant et s'assurer que vos profils respectifs sont à jour avec les informations convenues. Une fois cela terminé, veuillez donner au système une nuit pour se rafraîchir. De là, tout devrait bien se passer et vous devriez être en mesure de faire correspondre et soumettre. Cependant, si ce n'est pas le cas, veuillez nous contacter à support@uplifterinc.com pour d'autres actions.

Si vous êtes certain que votre participant est nouveau, mais que le système suggère une correspondance, il est parfaitement acceptable d'ignorer la suggestion et de sélectionner Créer nouveau pendant le processus de correspondance.

Ce statut signifie que votre club a déjà soumis ce participant pour l'adhésion qu'il a achetée. Cela se produit le plus souvent lorsque les clubs soumettent des participants en ligne et hors ligne en tandem. Vous voudrez vérifier que le participant a effectivement été soumis à la fédération pour l'adhésion correcte. Ensuite, confirmez que la nouvelle liste d'adhésions est également correcte. Si elles sont toutes les deux correctes et qu'elles sont effectivement la même adhésion, alors vous voudrez accéder à la page de modification de facture pour la facture sur laquelle ils ont effectué leur achat (un lien est fourni sur la page de soumission dans la colonne 5). Ici, vous devrez supprimer l'achat des adhésions.

La meilleure option pour cela est d'utiliser l'icône Supprimer pour la retirer de la facture complètement. Veuillez noter que vous voudrez également confirmer si l'utilisateur a payé ou non et combien de fois. S'il a payé en ligne uniquement, mais a été soumis à la fédération hors ligne, veuillez retirer les frais de la facture et les remplacer par une ligne personnalisée pour la même valeur (Ajouter un abonnement ou un produit > Ajouter une ligne personnalisée). Sinon, veuillez supprimer l'article de la facture et effectuer un remboursement pour tout paiement.

Ce statut signifie qu'un autre club a déjà soumis ce participant pour l'adhésion qu'il a achetée de votre club. Cela se produit le plus souvent lorsque les participants s'inscrivent auprès de deux clubs ou plus en succession rapide et que l'ordre d'inscription et de soumission se produit de manière désynchronisée.

Par exemple, le Club A vend une adhésion à un participant. Le Club B vend la même adhésion au même participant, puis soumet l'adhésion. Le Club A essaie de soumettre son adhésion et reçoit cette erreur.

Vous voudrez vérifier que le participant a effectivement été soumis à la fédération pour l'adhésion correcte. Ensuite, confirmez que la nouvelle liste d'adhésions est également correcte. Si elles sont toutes les deux correctes et qu'elles sont effectivement la même adhésion, alors vous voudrez accéder à la page de modification de facture pour la facture sur laquelle ils ont effectué leur achat (un lien est fourni sur la page de soumission dans la colonne 5). Ici, vous devrez supprimer l'achat des adhésions.

La meilleure option pour cela est d'utiliser l'icône Supprimer pour la retirer de la facture complètement et effectuer un remboursement pour tout paiement reçu.

Pour rejeter une liste d'adhésions de votre page Soumissions, cliquez simplement sur le numéro de facture dans la liste. Cliquez sur Modifier cette facture pour passer au côté modification de la facture. Dans celle-ci, cliquez sur l'icône Modifier à côté de la liste d'adhésions et cliquez sur le bouton Rejeter. Notez que vous reviendriez également ici pour inverser cet ensemble d'actions si vous en aviez besoin. Cliquez sur Publier pour enregistrer et revenir à/rafraîchir votre page de soumissions pour voir que la liste est retirée.

Dans la plupart des cas, les recommandations de processus de remboursement d'Uplifter impliquent d'ajuster l'article à la baisse (souvent à 0 $) et d'effectuer un remboursement. Cependant, les adhésions de fédération sont uniques. Ce n'est pas seulement le coût de l'adhésion qui doit être pris en compte, mais aussi le fait qu'elle a été vendue du tout. En vendant une adhésion à un participant (pour n'importe quelle valeur en dollars), l'adhésion sera listée sur votre page de soumissions. Pour cette raison, le seul moyen de supprimer et rembourser correctement une liste d'adhésions est de la supprimer de la facture.

1. Accédez à Comptabilité > Factures
2. Sélectionnez Modifier la facture où la vente s'est produite
3. Trouvez la liste d'adhésions et cliquez sur Supprimer
    
4. Faites défiler jusqu'à la section Paiements
5. Cliquez sur Rembourser
6. Cliquez sur Publier

Entre les étapes 5 et 6, vous pouvez souhaiter apporter quelques ajustements à la façon dont le remboursement est traité, peut-être en changeant le support en certificat-cadeau. Veuillez consulter notre article Invoice Actions pour plus d'informations sur le remboursement.

1. Accédez à Produits & Programmes > Réductions
2. Cliquez sur Ajouter une réduction dans la barre d'outils
3. Nommez votre réduction, laissez les champs Plage de dates vides, et cochez « Illimité » dans la section Limitations d'utilisation
4. Cliquez sur Ajouter un avantage
5. Utilisez la liste déroulante supérieure pour sélectionner Réduction par nombre d'articles - Cible(s) différente(s)
6. Cliquez sur Ajouter un ou des articles qualificatifs, marquez Article(s) spécifique(s) et cliquez sur Sélectionner
7. Cochez toutes vos adhésions impliquées et cliquez sur Suivant
8. Cliquez sur Ajouter un ou des articles cibles, marquez Article(s) spécifique(s) et cliquez sur Sélectionner
9. Cochez toutes vos adhésions impliquées et cliquez sur Suivant
10. Entrez une Quantité minimale de 1
11. Laissez Quantité maximale vide
12. Entrez une Valeur de 100
13. Sélectionnez la Méthode de réduction « Pourcentage de rabais »
14. Sélectionnez le paramètre Priorisation des articles qualificatifs « Les articles les plus chers seront utilisés pour se qualifier et ne seront pas réduits »
15. Sélectionnez le paramètre Groupe d'application de réduction « Par participant »
16. Sélectionnez le paramètre Cette réduction devrait-elle considérer d'autres factures de la même saison ? « Oui, et afficher toute réduction comme articles de ligne individuels. (Recommandé) »
17. Cliquez sur Enregistrer
18. Cliquez sur Enregistrer les détails de la réduction

Cette réduction garantira que seule l'adhésion la plus chère est facturée. Toutes les autres seront réduites à 0 $. Cela inclut les adhésions qui sont achetées sur des factures séparées. Si l'adhésion la moins chère est achetée dans le passé, la facture actuelle du participant sera émise avec une réduction rétroactive.

Veuillez noter que toutes vos adhésions doivent absolument avoir la même saison sélectionnée dans leur paramètre « Ce produit peut avoir des réductions saisonnières ou sera utilisé pour racheter des crédits de bénévolat ». Ceci est noté dans la section ci-dessus Frais d'adhésion et réductions