Examinez en deux étapes les demandes d’affiliation de club et de sanction d’événement de Canada Snowboard. L’association provinciale ou territoriale les examine et note son approbation, puis Canada Snowboard approuve la demande et écrit au demandeur.
- Chaque demande est examinée en deux étapes. L’organisme provincial ou territorial de sport (OPTS) l’examine en premier. Canada Snowboard, l’organisme national de sport (ONS), donne ensuite l’approbation finale.
- L’OPTS ne change pas le statut et n’écrit pas au club. Une fois votre examen terminé, ajoutez le commentaire « Approuvé par l’OPTS » à la demande et avisez Canada Snowboard. Seul Canada Snowboard met le statut à Approved et envoie le courriel d’approbation au demandeur.
- Le même processus de club est réutilisé chaque année. Votre rapport des demandes couvre toutes les saisons; filtrez-le selon les dates d’affichage pour voir la saison en cours.
- Les clubs qui reviennent renouvellent avec leur propre lien de renouvellement. Le lien de chaque club se trouve dans la dernière colonne du rapport des demandes.
- Les captures d’écran peuvent montrer une version antérieure des écrans. Les étapes décrivent les écrans actuels.
Gérez les demandes d’affiliation de club et de sanction d’événement de Canada Snowboard en tant qu’administrateur d’association : trouvez chaque demande dans votre file d’attente, examinez-la et approuvez-la en deux étapes, d’abord par l’OPTS, puis par Canada Snowboard.
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Ouvrir vos demandes
Dans le tableau de bord d’administration, sélectionnez Clubs → Affiliations pour les demandes d’affiliation de club, ou Events → Sanctioning Applications pour la sanction d’événements. Utilisez la recherche et les filtres pour trouver une demande, par exemple toutes celles en attente d’approbation.
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Ouvrir la demande
Sélectionnez la flèche au bout de la ligne pour un aperçu rapide, ou ouvrez les détails de la demande pour l’examiner au complet.
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Examiner les détails
Vérifiez les renseignements de la fiche, ceux de la demande, le demandeur (la personne qui l’a soumise) et si chaque décharge exigée est signée. À partir des détails, vous pouvez aussi renvoyer le courriel de confirmation et ajouter des documents à l’appui.
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Vérifier les réponses
Ouvrez l’onglet des réponses du demandeur pour examiner tout ce qu’il a saisi. Vous pouvez corriger une réponse ou enregistrer les réponses en PDF.
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OPTS : noter votre approbation
Ne changez pas le statut et n’écrivez pas au club. Ajoutez le commentaire « Approuvé par l’OPTS » dans les commentaires de l’administrateur de la demande, puis avisez Canada Snowboard qu’elle est prête. S’il manque quelque chose, ajoutez une note qui explique pourquoi la demande est en attente.
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Canada Snowboard : approuver la demande
Une fois le commentaire de l’OPTS ajouté, examinez la demande, changez son statut pour Approved et confirmez le changement. Écrivez ensuite au demandeur à partir de la demande pour lui annoncer qu’elle est approuvée.
Statuts des demandes
- Incomplete : quelqu’un a commencé une demande, mais ne l’a pas terminée ou ne l’a pas payée. Décidez si vous faites un suivi des demandes incomplètes depuis un certain temps.
- Waiting for Approval : la demande est soumise et payée. C’est à l’OPTS de l’examiner.
- Approved : Canada Snowboard l’a approuvée après l’examen de l’OPTS.
Écrire au demandeur
Envoyez vos courriels au demandeur directement à partir de la demande. Si vous envoyez souvent le même suivi, comme le courriel d’approbation, enregistrez-le comme modèle. Choisissez le modèle, ouvrez le courriel pour terminer sa rédaction, puis envoyez-le.
Trouver les liens de renouvellement de vos clubs
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Ouvrir votre organisme de sanction des clubs
Sélectionnez Adhésions → Sanctioning Organizations et cherchez « club ».
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Télécharger le rapport des demandes
Ouvrez les rapports de l’organisme et faites défiler jusqu’aux rapports de permis. Téléchargez le rapport de chaque type de permis : à but lucratif et sans but lucratif.
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Filtrer sur la saison en cours
Le rapport contient toutes les demandes de club depuis le début, parce que le même processus est réutilisé chaque année. Filtrez sur les colonnes listing valid from et listing valid to. Elles contiennent les dates d’adhésion de chaque club, qui sont aussi les dates où le club paraît dans votre répertoire. Par exemple, filtrez la date de début de validité au 1er juillet de cette année pour voir les clubs de la saison.
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Envoyer à chaque club son lien
La dernière colonne, Renewal Links, contient un lien unique pour chaque club. Envoyez à chaque club le sien, à l’intention de ses administrateurs. Le lien ouvre une demande préremplie à partir des réponses de la saison précédente.
Expliquer aux clubs et aux organisateurs comment faire une demande
- Envoyez votre lien de sanction aux personnes que vous connaissez, avec les étapes de Canada Snowboard : soumettre la demande d’affiliation de mon club. Si vous ne trouvez pas votre lien de sanction, communiquez avec le soutien Uplifter.
- Ajoutez un bouton à la page d’accueil de vos adhésions qui mène les clubs et les organisateurs d’événements à votre demande. Consultez Personnaliser la page d’accueil de vos adhésions. Si vous avez besoin d’aide pour créer le bouton, communiquez avec le soutien Uplifter.
Pour en savoir plus sur les dates d’affichage et la file d’attente des demandes, consultez Gérer les demandes d’affiliation de club en tant qu’association.