Freestyle Canada : ressources pour les clubs

Cette page de ressources est conçue pour aider les clubs Freestyle à gérer avec succès leurs processus d'inscription et d'adhésion. Vous y trouverez des conseils détaillés sur la création de votre club, la gestion des inscriptions et l'utilisation efficace du système SnowReg.

Premiers pas : Soumettre votre demande d'affiliation de club

Chaque année, tous les clubs de ski acrobatique doivent soumettre leur demande d’agrément de club dans le cadre du processus standard. Une fois qu’un club a soumis sa demande et qu’elle a été approuvée par l’organisme provincial de sport (OPS) et l’organisme national de sport (ONS), l’équipe SnowReg communiquera rapidement avec le club.

À ce moment-là, nous fournirons au club des informations détaillées et des conseils sur la manière de configurer son processus d'inscription pour la saison à venir. Cela comprend un résumé de toutes les étapes impliquées, qui est également disponible sur CETTE PAGE.

Le lien fourni ci-dessus guidera les clubs sur la manière de :

• Ajouter et gérer différentes catégories d'inscription.
• Lier ces catégories aux adhésions Freestyle appropriées.
• Ajouter des formulaires personnalisés pour recueillir des informations supplémentaires auprès des inscrits.
• Incorporer des renonciations et d'autres documents importants pour la signature numérique.
• Et bien plus encore : en couvrant toutes les fonctionnalités disponibles pour les clubs afin de personnaliser leur processus d'inscription.

En suivant ces étapes, les clubs peuvent mettre en place efficacement leur processus d'inscription, garantissant ainsi un début de saison fluide et organisé.

Foire aux questions (FAQ)

Comment mettre en ligne mon processus d'inscription au club ?

• Soumettre pour revue : sur le tableau de bord de votre club, recherchez le bouton « Soumettre pour revue » dans le coin supérieur droit. Cliquez sur ce bouton et notre équipe d'assistance sera informée de la nécessité de vérifier votre configuration. Nous vérifierons que vos catégories d'inscription, vos règles, votre processeur de paiement et d'autres éléments essentiels sont correctement configurés. Cette mesure de sécurité garantit que tout est en ordre avant la mise en ligne de votre processus d'inscription.

• Mettre en ligne de manière autonome : une fois que vous vous êtes habitué au système et que vous vous sentez en confiance avec votre configuration, vous pouvez demander l'option de configurer vos événements ou vos processus d'inscription en direct sans avoir besoin de notre examen. Cela vous permettra de passer en direct instantanément sans dépendre de notre équipe.

Comment puis-je autoriser les paiements hors ligne ?

Seuls les clubs préapprouvés pourront utiliser l'option de paiement hors ligne cette saison à titre de mesure temporaire pendant la transition vers SnowReg. Nous comprenons que certains clubs ont peut-être déjà perçu des paiements pour leurs frais d'adhésion au club ou à Freestyle en dehors du système, et nous voulons toujours nous assurer que ces paiements sont correctement suivis.

Pour être admissibles à cette option, les clubs doivent être préapprouvés par Freestyle Canada. Une fois approuvés, ils recevront un lien pour soumettre une demande de paiement hors ligne.

Puis-je mettre en place des versements échelonnés afin que mes inscrits puissent payer en plusieurs versements ?

Oui, vous pouvez configurer des versements dans le système en créant différentes catégories : une pour le paiement intégral et une autre pour les paiements fractionnés. Voici ce que vous devez savoir :

• Aucun frais de configuration 2024/2025 : Il n'y a pas de frais d'installation pour la configuration des versements cette année.

• Types de versements :

  • Option 1 : En fonction de la date d'achat initiale
    Les versements sont planifiés en fonction de la date de la première inscription du participant. Par exemple, si le premier versement est effectué le 20 septembre, le deuxième versement peut être dû 30 jours plus tard (le 20 octobre) et le troisième versement 60 jours plus tard (le 20 novembre).
  • Option 2 : À des dates précises
    Les versements sont effectués à des dates déterminées par le club, quelle que soit la date d'inscription du participant. Par exemple, la première transaction pourrait avoir lieu le 20 septembre et le deuxième paiement le 1er octobre. Veuillez noter que les participants qui s'inscrivent après une date de versement prévue ne seront pas facturés pour ce versement.

• Informations dont nous avons besoin de votre part :

  • Nom de la catégorie d'inscription : indiquez le nom de chaque catégorie nécessitant des versements.
  • Nombre de versements : précisez le nombre de versements que vous souhaitez proposer.
  • Type de versement : choisissez entre des versements en fonction de la date d'achat initiale ou de dates spécifiques.

• Détails supplémentaires :

  • Versements au niveau du club : les versements ne peuvent être configurés que pour les frais au niveau du club. Les frais PTSO/NSO doivent être payés en totalité au moment du paiement initital.
  • Premier versement dû à l'achat : Le premier versement est facturé au moment de l'inscription, des montants égaux étant facturés à chaque occurrence ultérieure.

Si vous souhaitez mettre en place des paiements échelonnés ou si vous avez des questions, veuillez contacter notre équipe d'assistance (info@snowreg.com), et nous vous aiderons dans le processus.

Comment puis-je vérifier le statut de membre de mon club et m'assurer qu'ils ont rempli toutes les exigences en tant qu'agent de contrôle ?

Sur le tableau de bord de votre club, vous trouverez un onglet Affiliation dans lequel vous pourrez consulter et gérer votre liste de membres. Cet onglet vous permet de trier les membres en fonction de leur type d'adhésion ou de leur statut. C'est également là que vous pouvez vérifier si les entraîneurs, les officiels ou les athlètes ont rempli toutes les conditions nécessaires pour que leur adhésion soit délivrée.

Veuillez vous référer à la vidéo ci-dessous, qui explique le processus en détail :

Comment puis-je mettre en place ma propre campagne de dons ?

Vous pouvez inclure une campagne de dons dans le cadre de votre processus d'inscription pour collecter des dons lorsque les gens s'inscrivent. De plus, vous pouvez partager le lien de don où vous le souhaitez pour atteindre un public plus large.

Pour mettre en place une campagne de dons, veuillez nous contacter à info@snowreg.com. Bien que les frais de mise en place soient généralement de 80 $ + taxes applicables, il n'y a aucun frais pour cette année.

Pour commencer, nous aurons besoin des informations suivantes de votre part :

• Nom de la campagne : le titre de votre campagne de dons.
• Description de la campagne : un court texte expliquant pourquoi vous collectez de l'argent et à quoi serviront les dons.
• Logo : une image JPEG ou PNG représentant votre campagne.
• Informations sur le donateur : souhaitez-vous recueillir le nom du donateur ?
• Montants de dons suggérés : une liste de montants suggérés à afficher dans votre section de dons (par exemple, 5 $ ; 10 $ ; 50 $ ; 100 $). Les donateurs auront toujours la possibilité de saisir un montant personnalisé.

Oui, si vous avez plusieurs programmes et que vous souhaitez les organiser dans différents tableaux de bord, que ce soit par saison, par montagne ou par type d'activité de club, vous pouvez créer autant de tableaux de bord que vous le souhaitez. Une fois ces processus en ligne, vous pouvez les combiner en une série, ce qui vous permet de partager un lien d'inscription unique. Ce lien donnera accès à tous vos différents programmes, leur permettant de sélectionner un ou plusieurs programmes comme ils le souhaitent.

Pour obtenir des instructions sur la configuration d'une série, cliquez ici. Si vous n'êtes pas sûr de la configuration ou si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance, et nous serons heureux de vous aider.