Outils de communication sur Club 1.0

Avant de pouvoir envoyer des courriels à vos contacts Uplifter, vous devrez d'abord connecter un compte de courriel à votre système. Cela se fait via Paramètres > Paramètres Globaux > Adresses de Courriel. En sélectionnant Ajouter une Adresse de Courriel, vous pouvez entrer votre adresse et sélectionner les paramètres désirés pour celle-ci. Vous pouvez ajouter autant de courriels que vous le souhaitez et ajuster leurs paramètres individuellement. Plus d'informations à ce sujet peuvent être trouvées dans notre article Paramètres - Adresse de Courriel section.

Nom de l'Expéditeur du Courriel : Le nom qui sera associé à ce courriel par la plupart des clients de messagerie. Cela ajoutera de l'authenticité à vos communications sortantes. ex. « Président ABC », « Comptabilité XYZ ».
Adresse de Courriel de Réponse : L'adresse de courriel à laquelle vous souhaitez recevoir toutes les réponses. C'est ici que vous devriez entrer votre adresse de courriel standard. ex. « president@clubabc.com », « comptabilite@clubxyz.com ».
Adresse de Courriel d'Envoi : L'adresse de courriel à partir de laquelle votre site enverra. Par défaut, ce sera no-reply@{votrclub}.uplifterinc.com, comme sélection déroulante, jusqu'à mise à jour. Si vous possédez votre propre domaine avec des courriels personnalisés basés sur le domaine, vous pouvez trouver les étapes pour mettre à jour l'adresse d'envoi dans notre article Comment Configurer et Vérifier un Domaine d'Envoi Personnalisé.
Description du Formulaire Nous Contacter : Si vous activez la permission « Reçoit Nous Contacter » (voir description ci-dessous), vous devez également définir une Description du Formulaire Nous Contacter. C'est ce que les membres verront, comme option déroulante Sujet lors de la visualisation de la page Nous Contacter. ex. « Demandes d'Inscriptions », « Demandes de Factures »

Exigence d'Inscription : Le niveau de consentement requis de la liste pour s'inscrire à la liste de diffusion.
Nom de la Liste de Messages : Le nom de votre liste de messages qui est vu à la fois par les administrateurs et les membres. Un titre succinct pour la liste et le type de contenu qui sera envoyé via celle-ci.
Description : Détails sur la liste de messages et le type de contenu qui sera reçu par ceux qui s'abonnent.

Votre liste Requise est une liste à laquelle les utilisateurs ne peuvent pas se désabonner. Ainsi, tout contenu que vous envoyez via cette liste sera reçu. Cette liste doit être utilisée avec parcimonie et dédiée strictement à des choses comme les reçus de facture, les informations d'urgence, les fermetures, etc. Cette liste ne doit pas être réutilisée. Veuillez noter que les permissions Peut Envoyer des Messages Non Inscrits sont nécessaires pour utiliser cette liste.

Votre liste Consentement Implicite inscrit par défaut les utilisateurs DANS la liste. Cependant, s'ils le souhaitent, les utilisateurs peuvent se désinscrire de cette liste pour ne plus recevoir de contenu. Cette liste est utilisée (par défaut) pour envoyer aux membres des informations concernant les abonnements/adhésions en cours, les informations d'expiration à venir et les avis d'AGA. Cette liste peut être réutilisée selon vos besoins.

Votre liste Consentement Explicite n'a pas d'état par défaut et exige que les utilisateurs s'inscrivent ou se désinscrivent explicitement de la liste. Cette liste est utilisée (par défaut) pour envoyer aux membres des nouvelles de l'organisation, des informations d'inscription, des dates de spectacles à venir, etc. Cette liste peut être réutilisée selon vos besoins.

La méthode standard pour créer un courriel est via l'outil de courriel lui-même. Pour ce faire, accédez à Communication > Courriels. Ici, vous aurez l'option de composer un nouveau courriel en sélectionnant Nouveau Courriel depuis la barre d'outils. Cela vous amènera à la page de filtre des destinataires pour faire ce qui suit :

1. Appliquer des filtres
2. Sélectionnez Continuer

En arrivant sur la page des destinataires, le système inclura par défaut tous les courriels de vos membres disponibles sur votre site. En utilisant les filtres sur le côté gauche, vous pouvez réduire la liste aux seuls membres avec lesquels vous souhaitez communiquer. Ces filtres sont exclusifs, ce qui signifie qu'un membre/participant doit répondre à tous les filtres que vous appliquez. Ainsi, vous pouvez placer les mots « mais seulement dans » entre les filtres que vous appliquez pour vous donner une meilleure idée de qui vous filtrez. 

ex. « Je veux seulement envoyer un courriel aux membres qui ont des participants dans ma 'saison Hiver 2019' mais seulement dans 'Ma Catégorie de Compétition' mais seulement dans 'Mon Programme du Samedi Matin' ». Cet exemple est redondant, car vous pourriez simplement appliquer le filtre au niveau du programme pour accomplir la même chose, mais devrait offrir un peu plus de clarté quant à la façon dont le système pense.

Une fois que vous êtes satisfait de la liste des destinataires, sélectionnez Continuer pour commencer à rédiger votre courriel. 

La méthode alternative à l'outil de courriel est de créer votre liste de courriels via une autre page d'administration. De nombreux administrateurs trouveront cette option de création de courriel très utile. Créer un Courriel est disponible le long de la barre d'outils de la plupart des pages côté administrateur. Ce bouton respectera tous les filtres actuels que vous avez appliqués à la page sur laquelle vous êtes, vous pouvez donc filtrer de diverses manières différentes qui ne sont pas possibles sur la page standard de l'outil de courriel.

Sujet : Le champ sujet vous permet de créer un titre qui s'affichera dans les boîtes de réception des membres. Cela devrait être succinct, mais vous devriez vous abstenir d'envoyer à répétition le même titre.
De : Le champ De vous permet de sélectionner votre adresse d'expéditeur désirée (l'adresse avec laquelle envoyer vos courriels). Pour ajouter plus d'options d'adresse De, consultez les étapes sous Configurer un Compte de Courriel pour l'Envoi.
Liste de Messages : Uplifter a trois listes de messages principales : Notifications de Transactions & Services, Messages d'Informations aux Membres, et Nouvelles, Programmes à Venir & Informations d'Inscription. Vous devez vous assurer que vous sélectionnez une liste qui convient au message que vous composez. Veuillez noter qu'avec l'avènement de la Loi Anti-Pourriel Canadienne, vos membres ont le droit de se désinscrire de toutes les listes de messages, sauf les Notifications de Transactions & Services. Vous devez vous assurer de connaître la Loi Anti-Pourriel Canadienne pour vous assurer de ne pas abuser de la liste de messages Notifications de Transactions & Services.
Message : Le champ Message vous permet de construire votre courriel désiré ainsi que de modifier et formater le courriel comme désiré. Vous pouvez ajouter des images, des liens, etc. et une familiarité avec Word ou d'autres éditeurs de texte se prêtera à votre expérience. 
Balises : Contrairement à de nombreuses balises au sein d'Uplifter, les balises au sein de l'outil de courriel sont de simples éléments de personnalisation qui vous permettent de rendre vos courriels plus personnels. Par exemple, si vous souhaitez ouvrir votre courriel à vos membres avec leur nom, vous écririez « Bonjour [member_first_name], » dans votre Message. Cela personnalisera ensuite le courriel pour chaque destinataire.
Pièces Jointes : Comme de nombreux services de messagerie, vous pouvez joindre un ou des fichiers à votre message sortant. Pour ce faire, sélectionnez le bouton de pièce jointe trouvé juste au-dessus du bouton Envoyer (Choisir un Fichier pour la plupart, mais diffère d'un navigateur à l'autre), et trouvez et sélectionnez votre fichier désiré. Veuillez noter que les fichiers ne peuvent pas dépasser la taille maximale de 2 Mo.

Pour les courriels que vous avez envoyés, vous pouvez voir leur statut/achèvement, à la fois sous forme de graphique en un coup d'œil, ainsi que sous forme numérique explicite.

Jaune : Courriels en file d'attente pas encore envoyés par le système.
Vert : Courriels envoyés qui ont réussi à atteindre leur destination.
Rouge : Courriels rejetés qui n'ont pas été explicitement acceptés par le serveur de messagerie du destinataire.
Bleu : Courriels rebondis qui n'ont pas été explicitement rejetés mais n'ont pas été acceptés par le serveur de messagerie du destinataire.
Violet : Courriels Désinscrits. Ces destinataires ont mis à jour les paramètres de leur compte pour ne plus recevoir de courriels de la Liste de Messages que vous avez sélectionnée pour envoyer un courriel.

Notez que les membres ont le droit de se désinscrire de toutes les listes de messages, sauf la liste « Notifications de Transactions & Services » et vous devez vous assurer que vos utilisateurs ont consulté notre article Ce que Votre Club Doit Savoir sur la Nouvelle Loi Anti-Pourriel Canadienne, pour les meilleures pratiques.

Lors de la création de leur compte, les membres sont invités à indiquer leurs préférences de liste de messages. Par la suite, si un membre souhaite mettre à jour ses préférences, il peut le faire en se connectant au site et en accédant à Mon Compte > Listes de Messages.

Sur cette page, les membres peuvent mettre à jour leurs préférences, quant aux listes auxquelles ils souhaitent s'inscrire ou se désinscrire. Une fois satisfaits, ils peuvent sélectionner Mettre à jour pour appliquer leurs modifications.

En activant cette fonctionnalité, les nouveaux utilisateurs recevront automatiquement un courriel de vérification au compte qu'ils fournissent lors de l'inscription. Ce courriel inclura un lien de vérification et un code. Ils peuvent ensuite suivre le lien, qui les amène à votre site de club, et entrer le code du courriel pour vérifier leur compte.

Pour les utilisateurs existants, ils devront déclencher le processus de vérification manuellement. Cela se fait en se connectant au système et en suivant les invites qu'ils rencontreront. Le système les informera qu'ils ne peuvent pas continuer jusqu'à ce qu'ils vérifient leur compte. Cela se fait en sélectionnant le lien fourni (qui envoie le courriel), puis en suivant les mêmes étapes qu'un nouvel utilisateur pour fournir au système le code de vérification.

Une fois cette fonctionnalité activée sur votre site, les administrateurs du site peuvent également vérifier manuellement les comptes d'utilisateurs. Pour ce faire, veuillez accéder à Personnes & Comptes > Comptes Membres. Ici, vous pouvez consulter la liste de vos membres et sélectionner de les vérifier en sélectionnant l'icône Vérifier l'Utilisateur .

1. Accédez à Paramètres > Paramètres Globaux > Adresses de Courriel
2. Créez ou Modifiez un Alias de Courriel
3. Activez la permission Nous Contacter
4. Définissez un nom/description dans le champ Description du Formulaire Nous Contacter
5. Cliquez sur Enregistrer Tout

Pour commencer à recevoir des courriels d'utilisateurs via votre page Nous Contacter, vous devez d'abord avoir au moins un courriel avec la permission Nous Contacter activée. Pour cela, veuillez accéder à Paramètres > Paramètres Globaux > Adresses de Courriel. Là, créez ou Modifiez un Alias de Courriel. Pendant ce processus, veuillez vous assurer d'avoir activé la permission Nous Contacter en cliquant sur l'icône, ainsi qu'entré une valeur dans la Description du Formulaire Nous Contacter. Cette valeur s'affichera sur la page Nous Contacter comme option de ligne Sujet à sélectionner lors du remplissage du formulaire. Cliquez sur Enregistrer Tout pour terminer le processus.

Soumission Nous Contacter - Message de Confirmation : Un message qui apparaît en haut de la page Nous Contacter lorsqu'un utilisateur soumet une demande via la page Nous Contacter.
Soumission Nous Contacter - Sujet du Répondeur Automatique : Le sujet du courriel qui est automatiquement envoyé à l'utilisateur pour confirmer que la demande Nous Contacter a été reçue.
Soumission Nous Contacter - Message du Répondeur Automatique : Le contenu/corps du courriel qui est automatiquement envoyé à l'utilisateur pour confirmer que la demande Nous Contacter a été reçue.
Seuil de Filtrage du Pourriel : Le seuil/tolérance pour le pourriel et les courriels de type pourriel. Chaque courriel que vous recevez via votre formulaire Nous Contacter aura un Score de Pourriel. 1 indique qu'il est très peu probable qu'il s'agisse de pourriel, tandis que 10 est presque certainement du pourriel. Définir votre seuil à 1 bloquera presque tout. Définir cela à 10 bloquera uniquement le pourriel le plus évident. Pour de meilleurs résultats, définissez cela à 10 et réduisez la valeur au besoin lorsque vous recevez d'autres courriels.

Afficher une Alerte Lorsque les Soumissions Dépassent le Seuil de Pourriel : Basculez si le système appliquera ou non un indicateur de badge dans le menu principal d'administration lorsque des messages de pourriel ont été capturés. Il est conseillé d'activer cela pendant le réglage de votre valeur de seuil.

Votre page Nous Contacter sera située à <votredomaine>/contact-us/. Cette page peut être modifiée comme n'importe quelle autre page de votre site, en ajoutant des images, Google Maps, etc. Veuillez noter, cependant, que vous ne pourrez pas voir le formulaire Nous Contacter lorsque vous êtes connecté en tant qu'administrateur. Le formulaire ne s'affichera qu'aux utilisateurs standard ou à ceux qui ne sont pas connectés. Ainsi, vous pourriez souhaiter ouvrir un onglet de navigateur en navigation privée ou afficher la page dans un autre navigateur pour voir la page en entier. Alternativement, vous pouvez simplement vous déconnecter, mais cela peut devenir ennuyeux si vous mettez à jour/testez la page fréquemment.

Les courriels qui sont capturés par vos paramètres de seuil de pourriel seront toujours accessibles via votre page Journaux Nous Contacter. Accédez à cette page via Communication > Journaux Nous Contacter.

Une liste sur la page Journaux Nous Contacter peut être examinée pour légitimité. Si vous trouvez qu'il s'agit de pourriel, vous pouvez simplement Supprimer . Si vous constatez que le système a capturé un message non pourriel, vous pouvez demander au système de renvoyer le message à votre boîte de réception appropriée en sélectionnant l'icône Envoyer un Courriel .

Pour ajouter un article à votre flux de nouvelles, sélectionnez ​ Ajouter un Nouvel Article depuis la barre d'outils. Cela ouvrira la page Créer un Article. Une fois que vous avez entré vos informations désirées, sélectionnez Enregistrer pour afficher le nouvel article. 

Titre : Le titre ou l'en-tête de votre article de nouvelles. Ce sera également un lien dans votre flux de nouvelles qui amènera les utilisateurs à votre page de Nouvelles.
Date/Heure de Publication : La date/heure à laquelle cet article doit être publié. Une date future garantira que l'article est enregistré mais non affiché jusqu'à ce que le jour/l'heure soit atteint.
Description : Une brève description pour capturer votre public. Cela devrait suggérer le contenu mais ne contiendra souvent pas l'intégralité de celui-ci. 
Visibilité : Ce menu déroulant dictera qui peut voir votre article. Vous pouvez sélectionner parmi :

• Public : N'importe qui peut le voir à tout moment 
• Admin Uniquement : Seuls ceux connectés au site tout en ayant également la permission Admin allouée
• Membres Uniquement : Seuls ceux qui ont créé des comptes et sont connectés peuvent voir l'article. Notez, cependant, qu'il n'y a aucun moyen de restreindre qui peut créer un compte sur votre site.

Contenu : Les informations complètes de l'article. Notez que vous pouvez modifier votre article de nouvelles de la même manière que vous pouvez modifier vos pages de site, en utilisant la barre d'outils de l'éditeur. 

Les notes de facture se trouvent en bas de toute page de modification de facture (Comptabilité > Factures > Modifier ), juste en dessous de la section Paiements. Les notes de facture peuvent être ajoutées en sélectionnant Ajouter une Note. Le champ de commentaire vous permettra d'ajouter vos informations désirées tandis que le menu déroulant vous permettra de sélectionner entre une note privée (que seuls les administrateurs peuvent voir) et une note publique (que le membre peut également voir). Une fois que vous êtes satisfait de votre note, sélectionnez Accepter et Publier la facture. Sélectionnez Annuler pour rejeter la note, ou Supprimer pour la retirer.

Pour modifier une note de facture existante, accédez à l'écran de modification de facture et sélectionnez Modifier . Si vous souhaitez retirer la note, sélectionnez Supprimer . 

Les notes de facture peuvent être rapidement consultées par les administrateurs depuis la page du gestionnaire de commandes (Comptabilité > Factures) en survolant l'icône Notes .

Les notes de compte membre se trouvent sur la page du compte du membre. Il est important de noter que les notes de compte membre ne sont pas des notes au membre en question, elles sont des notes sur le membre/compte du membre. En sélectionnant l'onglet [Compte], vous aurez accès à l'onglet Notes. 

L'ajout d'une note peut être accompli en entrant le contenu de votre note désiré dans le champ de texte et en sélectionnant Ajouter une Note. Vous ne pouvez pas retirer ou modifier les notes de compte membre. Ces notes sont utilisées pour communiquer des informations entre les administrateurs. À cause de cela, les membres ne peuvent pas voir ces notes.

Les tableaux de messages de participant se trouvent sur le profil du participant (Personnes & Comptes > Participants > sélectionner le participant > Tableau de Messages). Ici, vous trouverez une liste de tous les articles de nouvelles publics que vous avez créés, mais vous pouvez également ajouter vos propres messages spécifiques au participant. Pour ajouter un message, entrez votre contenu désiré dans le champ de texte et sélectionnez Publier. 

Une fois publié, un message s'affichera sur le flux du tableau de messages du participant. Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer un message. Le tableau de messages est visible aux participants (et à leurs membres respectifs) en accédant à leurs profils de participant (Mon Compte > Participants > sélectionner le participant > Tableau de Messages).