Comment les responsables de discipline d’Equestrian Sports New Zealand (ESNZ) examinent une demande de niveau d’officiel sur horsereg - évaluer le test sur les règles, mettre à jour le niveau de l’officiel et aviser le membre - et comment le tableau de bord de la discipline est configuré.
- Chaque discipline a son propre tableau de bord de demandes. Les exemples portent sur le concours complet (Eventing), mais toutes les disciplines fonctionnent de la même façon.
- Les candidats ont besoin d’une adhésion d’officiel ESNZ valide. Les membres qui n’en ont pas doivent l’acheter ou la renouveler pendant la demande, et la paient dans le panier. La demande elle-même est gratuite.
- Chaque demande crée une fiche de cours pour le test sur les règles. Vous la marquez réussie ou échouée sous Certifications → Course Evaluations & Attendance Tracking.
- Vous réglez le niveau à la main. Mettez à jour l’attribut Discipline - Official Level(s) de l’officiel. La modification met à jour sur-le-champ les exigences de l’adhésion et le répertoire des officiels.
- Les officiels peuvent demander plus d’un niveau à la fois. Les niveaux qui ont les mêmes questions partagent un formulaire.
- Les captures d’écran peuvent montrer une version antérieure des écrans. Les étapes décrivent les écrans actuels.
En tant que responsable de discipline d’Equestrian Sports New Zealand (ESNZ), gérez les demandes de niveau des officiels : examinez les réponses, évaluez le test sur les règles, mettez à jour le niveau de l’officiel et avisez le membre.
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Ouvrir la demande
Sélectionnez le lien dans le courriel d’avis pour ouvrir les détails d’inscription de la demande. Examinez les réponses dans la section des formulaires et des sondages.
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Trouver le test sur les règles
Dans le tableau de bord d’administration, sélectionnez Certifications → Course Evaluations & Attendance Tracking et cherchez le nom du membre. La demande a créé une fiche de cours pour le test sur les règles, par exemple ESNZ Eventing Rules Test.
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Évaluer le test
Sélectionnez Add Evaluation, choisissez réussite ou échec, entrez la date de réussite s’il y a lieu et enregistrez.
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Mettre à jour le niveau de l’officiel
De retour dans les détails d’inscription, allez à Attributes & Records. Sélectionnez Edit sur Discipline - Official Level(s), choisissez chaque niveau que l’officiel doit détenir et enregistrez.
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Aviser le membre
Dans Notify & Follow up, sur la même page, choisissez un modèle et sélectionnez Compose Email. Choisissez l’adresse d’envoi, ajustez l’objet et le texte au besoin, et sélectionnez Send Email.
Avant l’examen
- Soyez évaluateur. Seules les personnes inscrites comme évaluateurs à la page Configuration → Education Management du tableau de bord peuvent évaluer le test sur les règles.
- Attendez que les exigences soient remplies. Mettez le niveau à jour seulement quand le membre remplit toutes les exigences de ce niveau.
- Besoin de plus qu’une réussite ou un échec? Uplifter peut ajouter des questions d’évaluation et des commentaires visibles par le membre. Communiquez avec le soutien Uplifter.
Modèles de courriel réutilisables
Enregistrez dans Notify & Follow up des modèles pour les messages que vous envoyez souvent :
- Exigences manquantes : indique au membre ce qu’il doit encore envoyer.
- Niveau obtenu : indique au membre que son niveau est approuvé ou qu’il a réussi son test.
Configurer le tableau de bord de votre discipline
Uplifter a créé un tableau de bord pour chaque discipline. À partir de son onglet Configuration, vous pouvez :
- Modifier la page d’accueil et le courriel de confirmation que voient les candidats. Consultez Personnaliser la page d’accueil de votre événement.
- Mettre à jour les coordonnées affichées aux candidats.
- Revoir les catégories de demande. Il y a une catégorie par niveau, et vous pouvez modifier la description de chaque niveau. Consultez Gérer les catégories d’inscription sur le tableau de bord d’événement.
- Vérifier les formulaires de demande. Les questions de chaque niveau se trouvent dans le formulaire de sa catégorie d’inscription. Consultez Créer ou mettre à jour des formulaires d’inscription.
- Connecter Mailchimp pour bâtir une liste de contacts de vos officiels. Consultez Connecter Mailchimp à un tableau de bord de club ou d’événement.
- Configurer un courriel de notification pour qu’une adresse choisie reçoive un courriel chaque fois qu’un membre soumet une demande. Consultez Configurer les courriels de notification sur le tableau de bord d’événement.
Courriel de notification suggéré
Exemple de courriel, en anglais :
- Objet : NEW Eventing Officials Level Application from {{registrant_first_name}} {{registrant_last_name}}
- Texte : You’ve received a new Eventing Officials Level Application from {{registrant_first_name}} {{registrant_last_name}}. You can review it here: {{registration_details_url}}
Comment les officiels font leur demande
Communiquez à vos officiels le lien de la demande de votre discipline, par exemple la demande des officiels en concours complet.
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Commencer la demande
Le membre sélectionne Submit application form dans la page d’accueil et se connecte au besoin.
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Choisir le profil
Le membre choisit pour qui est la demande.
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Choisir les niveaux
Le membre sélectionne un ou plusieurs niveaux.
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Renouveler au besoin
Sans adhésion d’officiel ESNZ valide, le membre doit la renouveler. Sinon, cette étape est sautée.
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Répondre aux questions
Le membre répond aux questions de la demande et signe les documents requis.
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Soumettre
Dans le panier, le membre soumet la demande et paie l’adhésion renouvelée, s’il y a lieu. Vous recevez un avis.
Où les officiels trouvent leur demande
- Modifier une demande : les membres se connectent, ouvrent Mes pages → Event Registrations (inscriptions aux événements) et modifient leur demande à partir de là.
- Voir le résultat d’un test : les membres ouvrent Mes pages → Course Records (dossiers de cours).
Pour en savoir plus sur les évaluations, consultez Consigner les présences et les évaluations des cours. Pour une question technique, communiquez avec le soutien Uplifter.