Sur AthleticsReg, créez une liste de membres dans Results Management, puis inscrivez toute la liste à un événement en une seule fois avec Bulk Registrations.
- Les listes et les inscriptions en lot ne sont offertes pour l’instant que sur AthleticsReg.
- Les listes se trouvent dans l’onglet Rosters (listes) de Results Management (gestion des résultats). Les inscriptions en lot ont leur propre élément du menu de gauche, Bulk Registrations (inscriptions en lot).
- Une liste a deux niveaux de permission. Un administrateur la crée et la modifie. Un registraire (Registrar) peut en inscrire les membres en lot, mais ne peut pas la modifier.
- Une fois une inscription en lot Completed (terminée), le registraire ne peut plus la modifier. Seul l’organisateur de l’événement peut la modifier ou en voir les détails de facturation.
Une liste est un groupe de membres enregistré. Créez-la une fois, puis inscrivez tous ses membres à un événement en une seule fois, une seule personne-ressource de facturation payant pour l’ensemble.
Créer une liste
Vous devez avoir un accès administrateur à l’organisation de la liste.
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Ouvrir les listes
Ouvrez Results Management dans le menu de gauche, puis l’onglet Rosters.
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Créer la liste
Sélectionnez Create New Roster (créer une liste). Donnez à la liste un nom, un type, une catégorie et des dates de début et de fin, puis sélectionnez Save (enregistrer).
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Ajouter des participants
Sélectionnez Add Participants (ajouter des participants), cherchez chaque membre, cochez-le et sélectionnez Save. Pour remplir la liste automatiquement, consultez la section suivante.
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Donner accès aux registraires
Sélectionnez Add Users (ajouter des utilisateurs), choisissez le type de permission (Administrator ou Registrar), cochez chaque personne et sélectionnez Save.
Pour modifier la liste plus tard, sélectionnez Edit (modifier) à côté de Roster Name pour changer ses noms en anglais et en français, ou à côté de Roster Details pour changer son statut, sa catégorie et ses dates. Pour retirer l’accès à quelqu’un, sélectionnez la personne dans la liste des utilisateurs et choisissez Remove from Roster (retirer de la liste).
Remplir une liste automatiquement
Activez Is dynamic list active? (liste dynamique active), puis sélectionnez Update dynamic list criteria (mettre à jour les critères) et choisissez la Membership Organization, les statuts et les types requis. Les membres sont ajoutés automatiquement dès qu’ils remplissent tous les critères.
Inscrire une liste en lot
Un registraire ne voit que la section Participants de la liste, ainsi que le menu Bulk Registrations. Si un registraire ne voit pas une liste, c’est qu’il n’y a pas encore été ajouté.
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Commencer une inscription en lot
Ouvrez Bulk Registrations dans le menu de gauche et sélectionnez Create New Bulk Registration (créer une inscription en lot).
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Choisir la liste et l’événement
Cherchez la liste, sélectionnez-la, puis sélectionnez Next (suivant). Cherchez l’événement, sélectionnez-le et sélectionnez Next.
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Choisir qui paie
Sélectionnez la personne-ressource de facturation qui sera facturée, remplissez ou choisissez son adresse de facturation, puis sélectionnez Confirm and proceed (confirmer et continuer).
Gérer une inscription en lot
Sélectionnez une inscription en lot dans Bulk Registrations pour en ouvrir les détails. Vous pouvez alors :
- View Payment Group (voir le groupe de paiement) : ouvrir le groupe de paiement auquel elle est facturée. Consultez Manage payment groups as an association admin (en anglais).
- Add Registration (ajouter une inscription) : ajouter un membre manuellement.
- Details ou Remove (détails, retirer) : ouvrir l’inscription d’un participant, ou le retirer de l’inscription en lot.
L’inscription en lot est terminée lorsque chaque participant a rempli ses exigences : décharges, inscriptions, transactions et toute exigence supplémentaire. Le total est alors facturé au groupe de paiement.