Lorsqu’une inscription à un club est bloquée par une vérification d’adhésion, la réponse se trouve sur le profil du membre dans votre Membership Organization — cet article explique comment lire le statut et les dates de validité, quoi dire au membre, et quels problèmes relèvent de vous, du club ou d’Uplifter.
Cet article s’adresse aux administrateurs des organismes provinciaux, territoriaux et nationaux de sport (OPTS/ONS) qui utilisent le Portail Enterprise d’Uplifter. Il s’applique lorsque vos clubs affiliés gèrent l’inscription à leurs programmes sur Uplifter Club 1.0 et que FederationConnector consulte vos registres d’adhésion au moment où un participant s’inscrit.
Lorsqu’un membre signale à un club qu’il n’arrive pas à s’inscrire, le club vous transmettra le cas. Presque toujours, la réponse se trouve sur le profil de ce membre dans votre Membership Organization (votre organisation d’adhésion), et vous pouvez régler la situation sans faire intervenir Uplifter. Cet article explique comment lire ce profil et quoi répondre.
Étapes rapides
- Demandez une capture d’écran du message au complet tel que le membre l’a vu, et non seulement de la dernière ligne. Le message nomme l’adhésion exigée par le programme ainsi que le participant qui a été vérifié.
- Ouvrez le profil de ce participant dans votre Membership Organization.
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Lisez le statut de l’adhésion.
- Si aucun profil n’existe, il s’agit d’une non-concordance de nom ou de date de naissance — passez directement à la dernière ligne du tableau ci-dessous.
- Lisez les dates Valide à partir du (Valid From) et Valide jusqu’au (Valid To). Elles se trouvent plus bas sur la page du profil que le statut.
- Agissez selon ce que les deux vous indiquent ensemble, à l’aide du tableau ci-dessous.
Lisez le statut et les dates
C’est la seule chose qu’il vaut la peine de savoir avant tout le reste, car c’est l’erreur qui renvoie un membre avec la mauvaise réponse.
Une adhésion peut conserver le statut « Émise » même après la fin de sa période de validité. Selon la configuration de vos adhésions, certaines demeurent Émises indéfiniment, tandis que d’autres passent automatiquement à Expirée dès que la date de fin de validité est atteinte.
Le statut à lui seul ne vous dit donc jamais si une adhésion est valide. Une adhésion émise dont la date de fin de validité est passée est expirée, et la vérification la traitera comme telle. Lisez toujours les dates.
Si vous ne lisez que le statut, vous direz à un membre bloqué que tout semble en ordre — et il reviendra vers vous, ou vers le club, sans avoir avancé.
Agir selon ce que vous trouvez
| Ce que montre le profil | Ce que cela signifie | Quoi dire au membre |
|---|---|---|
| Les dates de validité sont passées — que le statut indique encore « Émise » ou qu’il soit passé à « Expirée » | L’adhésion est échue. C’est la date qui tranche, pas l’étiquette. | Renouveler sur votre page d’adhésion, puis retourner au club pour s’inscrire. Attendre que le renouvellement soit émis avant de réessayer. |
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En traitement ou en attente
(In-processing / pending) |
L’achat a été effectué, mais il n’a pas encore été finalisé de votre côté — souvent parce qu’une exigence reste à remplir. | Ne pas acheter de nouveau — il serait facturé deux fois et aurait besoin d’un remboursement. Dites-lui ce qui reste à remplir, ou que le dossier est entre vos mains et combien de temps cela prend environ. |
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Annulée
(Cancelled) |
Aucune adhésion utilisable n’apparaît au dossier. | Une nouvelle adhésion est nécessaire. Une conversation est de mise si l’annulation ne venait pas de lui. |
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Remboursée ou suspendue
(Refunded / suspended) |
Une adhésion figure au dossier, mais elle n’est pas dans un état accepté par la vérification. | Expliquez l’état et ce qui permet de le régler. C’est à vous d’y répondre — le club ne peut pas le voir et Uplifter ne peut pas le modifier. |
| Les dates de validité sont vides | Pas encore active. Traitez le cas comme « en traitement ». | Comme pour « en traitement » — ne le laissez pas acheter de nouveau. |
| Aucun profil correspondant | Rien dans vos registres ne correspond au prénom, au nom de famille et à la date de naissance saisis au club. Soit les deux dossiers diffèrent, soit ce participant n’a réellement aucune adhésion. | Comparez votre dossier avec ce qui a été saisi au club. Si le vôtre est erroné, corrigez-le. Si c’est le sien, il peut corriger lui-même son profil de club. S’il n’y a réellement aucune adhésion, il doit en acheter une. |
Le cas à traiter avec le plus de soin est celui du membre bloqué qui vient tout juste de vous payer. Le message qu’il voit ressemble beaucoup à celui d’une adhésion expirée ; son réflexe est donc d’acheter de nouveau. Une seule phrase de votre part évite un achat en double et une demande de remboursement.
Causes courantes d’une non-concordance des renseignements
La vérification compare le prénom, le nom de famille et la date de naissance, et les trois doivent correspondre exactement. Aucun numéro d’adhésion n’est saisi. Lorsqu’un membre détient bel et bien une adhésion mais qu’il n’est pas trouvé, c’est presque toujours à cause de l’un des cas suivants :
- Un surnom sur une plateforme et un nom légal sur l’autre.
- Un trait d’union ou un espace manquant ou en trop dans un nom de famille.
- Un nom de famille composé entré dans un ordre différent.
- Une date de naissance inversée — mois et jour échangés.
- Les renseignements du parent entrés au lieu de ceux de l’enfant.
Ce dernier est de loin le plus fréquent. Les renseignements qui doivent correspondre sont ceux du participant, pas ceux du titulaire du compte.
Comment fonctionne la vérification
- Elle consulte vos registres en temps réel. Rien n’est copié ni synchronisé. Au moment où un participant s’inscrit dans un club, la vérification consulte votre Membership Organization dans son état actuel ; une correction que vous faites est donc effective immédiatement — demandez au membre de réessayer.
- Les clubs ne configurent rien concernant vos adhésions. L’administrateur de club voit une liste de cases à cocher sur chaque programme et sélectionne lesquelles de vos adhésions ce programme exige. Il ne peut ni créer, ni renommer, ni modifier une adhésion, ni changer les statuts qui sont considérés comme valides.
- Plus d’une adhésion sur un programme signifie l’une ou l’autre. Lorsqu’un club en a sélectionné deux ou trois, le participant doit détenir une adhésion valide sous une seule d’entre elles — et non sous toutes.
- Les adhésions se comportent normalement. Une adhésion achetée pendant une inscription bloquée est une adhésion ordinaire sur votre Portail : elle apparaît sur votre tableau de bord et dans vos rapports, et elle porte le club affilié.
- Deux comptes, deux paiements. Les frais du programme du club sont perçus sur le site du club ; vos frais d’adhésion sont perçus sur votre Portail. Rien n’est combiné, il n’y a donc rien à rapprocher par la suite — et les membres détiennent un compte sur les deux plateformes.
À qui revient quoi
| Vous | Le club | Uplifter |
|---|---|---|
| Les adhésions qui existent, leur nom, leur prix et leurs dates de validité. | Lesquelles de vos adhésions chaque programme exige — choisies dans la liste convenue avec vous. | La connexion entre les deux plateformes et le libellé des messages que voient les membres. |
| Émettre, suspendre, annuler et rembourser une adhésion, et répondre à un membre au sujet de son statut. | Répondre à ses propres membres au sujet du programme, et vous transmettre les questions d’adhésion. | Les modifications de configuration, demandées par l’entremise de votre gestionnaire de compte. |
Si un membre signale un message indiquant que la vérification n’a pas pu être effectuée, ce cas nous revient. Demandez-lui d’écrire à support@uplifterinc.com avec une capture d’écran, le site du club, le nom du programme et l’heure — et de ne pas acheter d’adhésion en réponse à ce message, car cela ne le réglera pas.
Ce qui change chaque saison
Moins de choses que vous pourriez le croire, et rien de tout cela ne retombe sur vos clubs.
- Votre gestionnaire de compte confirme avec vous, par écrit, quelles adhésions et quels regroupements la nouvelle saison exige, avant que quoi que ce soit ne soit modifié.
- Uplifter met à jour la configuration derrière les cases à cocher.
- Vos clubs n’ont rien à resélectionner. Leurs programmes conservent les mêmes options, et les membres voient les mêmes noms d’adhésion.
Ajouter une adhésion à la liste, regrouper autrement les cases à cocher, renommer une option ou changer la destination vers laquelle un membre bloqué est dirigé sont toutes des modifications de configuration. Signalez-les à votre gestionnaire de compte plutôt que de demander à un club de les contourner.
La mesure la plus efficace que vous pouvez prendre. Demandez à vos clubs à quel moment leurs inscriptions ouvrent, et rappelez à vos membres de renouveler avant cette date. Presque toutes les inscriptions bloquées d’une saison sont des adhésions qui n’avaient pas encore été renouvelées le jour où quelqu’un a tenté de s’inscrire.
Guide complet
Ce guide présente le tableau d’ensemble : ce que fait FederationConnector, la configuration par l’administrateur de club, ce que vivent les membres au moment du paiement et qui règle chacune des situations.
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