Aperçu des comptes membres sur Club 1.0

Active : le statut par défaut. Le compte est en règle et actif. Il s’affiche sur toutes les pages et dans tous les rapports.

Inactive : pour les membres qui n’utilisent plus votre système, mais qui pourraient revenir. Ce statut peut être appliqué par un administrateur comme par le membre lui-même. Par défaut, ces comptes ne s’affichent pas dans le gestionnaire des membres. Un membre dont le compte est inactif peut toujours s’y connecter, ce qui le remet au statut Active.

Suspended : ce statut retire à l’utilisateur l’accès à son compte. Seul un administrateur peut l’appliquer ou le retirer. Par défaut, ces comptes ne s’affichent pas dans le gestionnaire des membres. Si vous utilisez des comptes partagés, la suspension de l’un d’eux suspend tous les comptes partagés. Pour voir les membres suspendus dans le gestionnaire des membres, filtrez la page avec Also Show Inactive/Suspended Members?

La façon habituelle de créer un compte membre passe par le public. Votre site Uplifter comprend un formulaire d’inscription standard, prêt pour toute personne qui veut se créer un compte chez vous. On y accède par le lien Log In en haut à droite du site, en essayant de s’inscrire à un programme avant de se connecter, ou à l’adresse {votresite}.com/login.

Pour se créer un compte sur votre site, le public remplit le formulaire sous l’en-tête First Time Registering?.

Sur certaines pages, ce formulaire s’affiche aussi dans une fenêtre contextuelle.

Vous voulez personnaliser le formulaire et la création de compte? Vous pouvez modifier le libellé du formulaire dans la section Settings > Global Settings > Notifications & Messages > Account Creation Settings. Vous pouvez aussi demander plus de renseignements que ceux qu’Uplifter demande automatiquement, à l’aide des champs personnalisés.

1. Sélectionnez Add Member
2. Entrez les renseignements du membre
3. Sélectionnez Save

Les administrateurs peuvent créer des comptes membres du côté administrateur du site. Dans le gestionnaire des membres, sélectionnez l’option Add Member dans la barre d’outils.

Nous vous recommandons d’encourager les membres à créer leur propre compte avant de le faire à leur place : vous aurez ainsi des renseignements exacts et à jour. Lorsque vous sélectionnez Add Member, le système vous demande les renseignements du membre. Remplissez les champs et sélectionnez Save. Une fois le profil enregistré, le système envoie un courriel d’invitation à l’adresse que vous avez fournie pour le membre. Notez que vous pouvez aussi créer un compte membre pendant la création d’une facture!

1. Sélectionnez Import Members
2. Téléversez votre fichier d’importation
3. Sélectionnez Import Data

Les administrateurs peuvent importer une liste de membres dans leur site pour créer rapidement des comptes. Nous recommandons l’importation seulement aux clubs et organisations qui n’ont encore aucun membre dans le système. Pour importer, sélectionnez l’option Import Members dans la barre d’outils du gestionnaire des membres.

Vous pourrez alors choisir un fichier sur votre ordinateur. Il est important de fournir au système des données propres et cohérentes. Si vous avez tiré un rapport d’un autre système, vous pourrez probablement importer ce fichier tel quel. Vous pouvez aussi sélectionner l’option Get Import Template, qui télécharge un modèle Excel que vous pourrez modifier et remplir.

Vous pouvez aussi importer des participants en même temps. Chaque compte est identifié par son adresse courriel, et c’est la dernière ligne qui est retenue comme la bonne. Ainsi, l’importation de cet exemple :

créerait un seul compte membre pour John Smith, avec deux participants (Joe et Jessica) et l’adresse 456 Real Street. Notez que l’importation écrase tout compte membre que vous auriez déjà pour John. C’est pourquoi nous la recommandons seulement aux clubs et organisations qui n’ont encore aucun membre dans le système.

Une fois votre fichier choisi, le système l’affiche pour que vous puissiez le vérifier. Vous pouvez alors corriger les problèmes : associer les colonnes, mettre à jour des renseignements et exporter vos changements pour les conserver hors du système, si vous le souhaitez.

Le système vous signale toute colonne obligatoire manquante ou mal configurée. Par exemple, si votre fichier contient une colonne nommée Parent's Family Name, le système ne la reconnaîtra pas automatiquement. Utilisez alors la cellule de la première ligne pour changer le nom de la colonne : dans la liste déroulante sous la colonne Parent's Family Name, sélectionnez Member Last Name. En faisant ceci (ou l’équivalent pour vos propres données), vous faites disparaître l’erreur correspondante.

Lorsque les données vous conviennent et que vous avez corrigé les erreurs signalées, sélectionnez Import Data pour lancer l’importation. Si le système détecte des problèmes pendant l’importation, il importe tout ce qu’il peut, puis affiche les lignes restantes avec une icône d’erreur. Survolez l’icône pour voir le problème détecté.

Enfin, une fois les derniers problèmes corrigés, sélectionnez de nouveau Import pour que le système traite les dernières lignes. À la fin, le système affiche le message en surbrillance « Your file has been successfully imported! ».

Exigences d’adresse

Pour retirer l’obligation d’entrer une adresse lors de l’importation des membres, allez à Global Settings > Notifications & Messages et sélectionnez l’option « Disable Signup Address Fields ». Les champs d’adresse seront alors désactivés lors de la création de compte habituelle et lors de l’importation des membres.

Dans l’onglet Account Status, les administrateurs peuvent consulter les soldes dus du membre. La page met en évidence les soldes aux statuts Overdue (en souffrance), Undeposited (non déposé) et Pending (en attente). En tant qu’administrateur, vous pouvez utiliser l’option Apply A Payment pour choisir les soldes dus et traiter les paiements voulus. L’option Update Payment Method vous permet aussi de changer le mode de paiement prévu de l’un ou de l’ensemble des paiements encore en attente.

Cet onglet permet aussi de fixer des modalités propres au membre. Pour en savoir plus sur les modalités des membres et la mise en arriérés, consultez la section Arriérés ci-dessous.

Dans l’onglet Family, les administrateurs peuvent ajouter et consulter les membres de la famille. Les participants du membre y sont listés d’emblée, mais vous y trouverez aussi les autres membres qui ont été fusionnés dans sa famille. Les membres d’une même famille voient les participants des uns et des autres et peuvent les inscrire à des programmes. C’est souvent utile pour une mère et un père qui ont chacun leur compte, mais qui veulent utiliser les mêmes participants.

Pour fusionner deux membres existants dans une même famille :

1. Sélectionnez Merge Another Account
2. Trouvez et sélectionnez le membre voulu

Pour créer un nouveau membre à fusionner :

1. Sélectionnez Add a New Member OU « Invite another family member »
2. Entrez les renseignements du membre
3. Sélectionnez Save

Lorsque vous choisissez d’ajouter un nouveau membre, le système vous demande ses renseignements. Une fois les renseignements remplis et enregistrés, une invitation est envoyée au courriel du membre. En suivant le lien du courriel, le membre peut créer son compte, qui est automatiquement fusionné dans le compte du premier membre.

Dans la page [Account Details], vous pouvez consulter et modifier les renseignements du membre. Vous pouvez aussi mettre à jour ses préférences d’envoi (notez qu’un administrateur peut seulement désabonner un membre d’une liste). Les adresses associées au compte se trouvent au bas de la page. Pour en ajouter une, sélectionnez Add Address au bas de la page. Chaque adresse listée pourra être choisie par le membre au moment de payer.

La page [Notes] sert à ajouter des notes au compte membre. Le membre ne voit pas les notes que vous ajoutez à son compte, mais une note ne peut pas être retirée d’un compte. Pour en savoir plus sur les notes et les autres outils de communication, consultez notre article Outils de communication sur Club 1.0.

1. Allez au compte du membre > Participants
2. Sélectionnez Add New Participant
3. Entrez les renseignements du profil
4. Sélectionnez Add Participant

Pour créer un nouveau profil de participant dans le compte d’un membre, allez à l’onglet [Participants] de son compte. Sélectionnez Add New Participant dans la barre d’outils et remplissez les renseignements du participant. Sélectionnez Add Participant pour enregistrer le nouveau profil.

1. Allez au compte du membre > Participants
2. Sélectionnez le profil de participant voulu
3. Modifiez les renseignements voulus
4. Sélectionnez Update

Pour modifier un profil de participant depuis le compte d’un membre, allez à l’onglet [Participants] de son compte. Sélectionnez le participant voulu pour ouvrir son profil. Modifiez les renseignements voulus et sélectionnez Update pour enregistrer les changements.

1. Allez au compte du membre > Participants
2. Sélectionnez Delete

Pour supprimer un profil de participant inutile du compte d’un membre, allez à l’onglet Participants de son compte. Sélectionnez l’option Delete à côté du profil du participant. Notez que l’option de suppression n’apparaît que si le participant ne figure sur aucune facture.

1. Allez à Settings > Uplifter Settings > [Site Options]
2. Faites défiler jusqu’à la section Invoicing Settings
3. Modifiez les réglages des arriérés comme vous le souhaitez
4. Sélectionnez Save All

Pour utiliser la fonction des arriérés, vous devez d’abord l’activer dans les réglages généraux. Pour ce faire, allez à Settings > Uplifter Settings > [Site Options]. Les réglages des arriérés se trouvent dans la section Invoicing Settings.

Term (in days) : le nombre de jours avant qu’un paiement passe du statut en attente au statut en souffrance.
Disallow Online Registration if Member is In Arrears : si cette option est activée, les membres en arriérés ne peuvent plus s’inscrire à d’autres programmes tant qu’ils n’ont pas réglé leurs paiements dus.

Remarque : si vous laissez le champ vide en activant les arriérés, les personnes qui paient hors ligne seront immédiatement mises en arriérés. Cela peut nuire à vos ventes et à vos inscriptions; il est donc important de trouver un juste équilibre. Beaucoup de clubs utilisent un délai de 15, 30 ou 60 jours.

1. Allez à la page du compte du membre
2. Sélectionnez l’onglet Account Status
3. Sélectionnez Edit Terms dans la barre d’outils
4. Modifiez les modalités comme vous le souhaitez
5. Sélectionnez Save

Pour personnaliser le délai d’un membre en particulier, passez par son compte. Ouvrez d’abord le compte du membre visé. Sélectionnez ensuite son onglet [Account Status], puis cliquez sur ​ Terms dans la barre d’outils. Entrez le délai voulu pour ce membre et sélectionnez Save pour enregistrer vos changements.

1. Allez à Settings > Uplifter Settings > [Site Options]
2. Faites défiler jusqu’à la section Invoicing Settings
3. Décochez le réglage Disallow Online Registration if Member is In Arrears
4. Sélectionnez Save All

Pour désactiver cette fonction pour tout le site, allez à Settings > Uplifter Settings > [Site Options]. Faites défiler jusqu’à la section Invoicing Settings et trouvez le réglage « Disallow Online Registration if Member is In Arrears ». Décochez-le et sélectionnez Save All au bas de la page.