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Aperçu
Lorsque les membres effectuent des achats sur votre site Uplifter, ils créent un solde dû pour les articles qu'ils achètent. Pour tout solde dû, il y aura également des paiements. Le terme « Paiements » représente tous les statuts et résultats d'un solde dû, comme nous le verrons dans cet article.
La page Paiements se trouve en naviguant vers Comptabilité > Paiements. Pour accéder à la page Paiements, vous aurez besoin des permissions suivantes : Administrateur, Gérer les paiements.
Les permissions supplémentaires peuvent inclure : Modifier les factures, Voir les factures
Gestionnaire de paiements
La page du gestionnaire de paiements est un centre centralisé pour examiner tout ce qui concerne les paiements. Ici, vous pouvez obtenir un excellent aperçu des paiements dans votre système et de leurs statuts actuels. Lorsque vous naviguez pour la première fois vers Comptabilité > Paiements, vous serez accueilli par une liste de vos paiements.
En savoir plus
Cette page comprend des indicateurs de statut de paiement codés par couleur. En haut de la page, vous trouverez une légende pratique pour votre référence.
Pour les paiements qui ont été générés dans votre système, vous verrez le nom du membre, qui renvoie à son compte. De plus, vous verrez la date de transaction du paiement, qui peut être dans le passé ou dans le futur selon le paiement. De plus, le numéro de facture, le statut du paiement et la valeur du paiement seront notés.
Statuts de paiement
Le terme « paiement » dans Uplifter peut s'appliquer à de nombreux statuts différents d'un solde dû. Tout au long de cet article et dans le système Uplifter, le terme paiements fait référence à tous ces statuts. Pour référencer une série spécifique de paiements dans le système, un terme plus spécifique est utilisé, comme « paiements effectués ». Voici les statuts de paiement dans Uplifter :
En attente (non payé) : Le statut en attente représente un paiement qui n'a pas encore été réalisé. Il s'agit d'un solde dû de votre membre et aura une date « à payer le » définie.
Non déposé : Le statut non déposé représente un paiement qui a été effectué, mais qui n'a pas encore été déposé dans la banque de votre organisation. Ceci est plus courant avec un paiement par chèque où le chèque a été reçu, mais non déposé. Certaines organisations sauteront ce statut par souci de commodité, mais cela peut être un moyen efficace d'indiquer le statut actuel d'un paiement pour les grandes organisations.
Refusé : Le statut refusé indique qu'une tentative de paiement a été faite, mais que le paiement a échoué. Cela pourrait être pour diverses raisons, mais le plus souvent, il s'agit d'une tentative de paiement par carte de crédit qui est refusée. Un paiement refusé aura une date « refusé le ».
Payé : Le statut payé indique un paiement qui a été complété. Cela signifie que votre organisation a reçu et déposé (selon les besoins) l'argent. Un paiement effectué aura une date « payé le ».
Mise à jour des paiements
Les paiements peuvent être mis à jour à la fois par l'administrateur et par l'utilisateur final. En tant qu'administrateur, vous aurez la capacité de mettre à jour un paiement individuel mais aussi de travailler avec un lot de paiements en une seule fois. Les membres auront la capacité de mettre à jour les paiements via leur compte en les payant.
Mises à jour individuelles par l'administrateur
- Naviguez vers Comptabilité > Paiements
- Cliquez sur Modifier
sur le paiement désiré
- Cliquez pour Modifier
- Mettez à jour le paiement comme souhaité
- Cliquez sur Publier
Pour mettre à jour un paiement individuel, veuillez naviguer vers Comptabilité > Paiements. Ici, sélectionnez Modifier la liste de paiements en question. Cela vous amènera à la page de modification de facture. Sur cette page, faites défiler vers le bas jusqu'à la section Paiements. Cliquez pour Modifier
la liste de paiements et mettez à jour les détails comme souhaité. Cliquez sur Publier pour enregistrer toutes les modifications. Notez que vous pourriez préférer naviguer vers cet emplacement via Comptabilité > Factures où vous pouvez cliquer pour Modifier
une liste de factures au lieu d'un paiement.
Mises à jour par lots par l'administrateur
- Naviguez vers Comptabilité > Paiements
- Filtrez la page pour votre série de paiements désirée
- Cliquez sur Mise à jour par lots
- Entrez vos modifications souhaitées
- Cliquez sur Mettre à jour les paiements
La mise à jour par lots des paiements peut être effectuée en naviguant d'abord vers Comptabilité > Paiements. À partir de là, filtrez votre liste de paiements à la série de paiements souhaitée que vous souhaitez affecter. Veuillez noter que vous ne pouvez pas mettre à jour par lots les paiements payés ou refusés. Une fois que vous avez votre série de paiements, vous pouvez cliquer sur Mise à jour par lots dans la barre d'outils. Dans la fenêtre de lot, vous pouvez mettre à jour le statut de ces paiements, puis définir un Nom de lot et, si souhaité, une Heure de paiement. Avant de terminer le processus, vous pouvez également désélectionner toutes les listes de paiements que vous ne souhaitez pas affecter pendant ce processus de traitement par lots. Cliquez sur Mettre à jour les paiements au bas de la fenêtre contextuelle pour terminer le processus.
Mises à jour par les membres
- Naviguez vers Mon compte
- Cliquez sur Effectuer un paiement
- Cochez les articles que vous souhaitez payer
- Utilisez le menu déroulant pour sélectionner un mode de paiement
- Cochez « Utiliser ces détails pour tous les paiements futurs » si souhaité
- Cliquez sur Payer le solde du compte
- Entrez les détails de votre carte
- Cliquez sur Soumettre
Les membres peuvent mettre à jour leurs soldes dus en effectuant des paiements. Cela se fait principalement avec des paiements par carte de crédit. Pour cela, ils devront se connecter à leur compte et cliquer sur Mon compte (ou leur nom) en haut à droite de la page. À partir de là, ils peuvent trouver tous les soldes dus dans l'onglet Statut du compte (l' onglet sélectionné par défaut) en développant la liste de paiements désirée. Cliquez sur Effectuer un paiement pour commencer à effectuer un paiement.
Cochez chaque paiement que vous souhaitez payer immédiatement, puis sélectionnez le mode de paiement que vous souhaitez utiliser. Cochez « Utiliser ces détails pour tous les paiements futurs » si souhaité. Cliquez sur Payer le solde du compte et entrez les détails de votre carte. Cliquez sur Soumettre pour terminer.
Reporter les paiements en attente
Reporter les paiements dans Uplifter est rapide et facile. Pour cela, vous devez seulement utiliser la méthode de mise à jour par lots par l'administrateur ci-dessus. Pendant ce processus, vous ciblerez les listes de paiements désirées en filtrant la page Paiements. À partir de là, vous pouvez cliquer sur Mise à jour par lots, définir le statut sur En attente et définir votre date de paiement future. Cela déplacera les soldes dus pour qu'ils soient dus dans le futur au lieu de maintenant.
Si vous déplacez une série de versements, vous voudrez vous assurer de travailler de la date la plus éloignée à la plus proche. De cette façon, vous pouvez mieux éviter les accidents et la confusion.
Annuler les paiements en attente
L'annulation des paiements en attente nécessite une portée plus large d'actions sur la facture. Afin d'éliminer complètement un solde dû, un ajustement doit être appliqué à la facture. Ceci est pour réduire le solde dû de la facture afin que le système n'attende plus le paiement.
L'annulation d'un paiement en attente sur une seule facture peut être effectuée en ajustant le coût, comme indiqué dans notre article Actions de facture. Une fois que le coût du ou des articles sur la facture a été ajusté, le solde dû sur la facture est réduit et tous les paiements en attente peuvent être éliminés (ou au moins réduits).
L'annulation d'un paiement en attente sur plusieurs factures peut être effectuée en ajustant le coût des articles de facture via la fonctionnalité Facturation par lots. Cela impliquerait de réduire le coût du ou des articles sur les factures concernées pour éliminer le solde dû, ce qui vous permettrait ensuite de réduire/éliminer le paiement en attente. Notre article Facturation par lots explique le processus général d'utilisation de l'outil.
Examiner les paiements par carte de crédit refusés
- Connectez-vous à votre compte Bambora
- Naviguez vers Rapports / Analyse > Recherche de transactions
- Mettez à jour la plage de dates en conséquence
- Entrez votre ou vos ID de transaction
- Cliquez sur Rechercher
- Cliquez sur une liste de résultats pour plus de détails
En savoir plus
Les transactions par carte de crédit refusées peuvent se produire pour plusieurs raisons. Puisque Uplifter ne gère pas les détails de la carte ni ne traite la transaction, il y a des informations limitées que vous pouvez obtenir via le système Uplifter concernant les refus. Au lieu de cela, vous voudrez vous connecter à votre compte Bambora. Dans leur système, naviguez vers Rapports / Analyse > Recherche de transactions et mettez à jour les champs de plage de dates pour vous assurer que la date de votre ou vos refus est capturée. Ajoutez l'ID de transaction du refus aux critères de recherche. Si vous recherchez plus d'une transaction, assurez-vous de mettre à jour le menu déroulant le plus à droite sur « OU » au lieu de « ET ». Cliquez sur Rechercher, puis cliquez sur l'une des listes de résultats qui apparaissent au bas de la page pour en savoir plus.
Pour obtenir un ID de transaction pour un paiement refusé, vous pouvez examiner le refus dans Uplifter. Cela peut être fait soit sur la page Comptabilité > Paiements, soit sur la page Comptabilité > Factures > Modifier la facture.
Chaque refus que Bambora traite aura un code de réponse, trouvé parmi la colonne de droite des données. Cette réponse aura un code à côté qui indique quel type de réponse c'était et de qui elle provenait. La page des codes de réponse de Bambora offrira des informations supplémentaires sur ce que signifie chaque code.