Factures

La page du gestionnaire de factures est votre hub centralisé pour examiner tout ce qui concerne les factures. Ici, vous pouvez obtenir un excellent aperçu des factures qui ont été traitées, et même accéder à celles qui sont en cours. Lorsque vous naviguez pour la première fois vers Comptabilité > Factures, vous serez accueilli par une liste de vos factures complétées.

Il y a beaucoup d'informations disponibles d'un coup d'œil sur cet écran pour vous faciliter la vie. Nous avons également inclus une légende pratique pour votre référence.

Pour toute facture qui n'a pas été autorisée à expirer, vous pouvez consulter son statut grâce à la bande de couleur à l'extrême gauche du segment de facture. Le vert est complété (notez que cela ne signifie pas nécessairement que tous les paiements ont été reçus), le bleu est en suspens, et le gris est en attente (répertorié uniquement si vous filtrez pour ce statut).

Le numéro de facture, la date/heure d'achèvement, l'intervalle de paiement et le support peuvent tous être trouvés sur le côté gauche du segment. Le milieu affichera le nom du membre auquel la facture a été émise. Sur la gauche du segment, vous trouverez le coût total de la facture, le statut actuel du paiement de la facture et les soldes dus. Vous trouverez également l'option de Modifier ​​ ou Consulter ​​​ la facture.

La création d'une facture peut être accomplie de plusieurs façons. Vous pouvez créer une facture en :

• Survolant Comptabilité > Factures  et sélectionnant l'icône ​ Nouvelle facture
  
• Naviguant vers Comptabilité > Factures et sélectionnant l'option ​ Nouvelle facture dans la barre d'outils
• Naviguant vers Personnes > Comptes membres, trouvant votre membre et sélectionnant le ​ à droite de la liste des membres
• Naviguant vers Personnes > Comptes membres, trouvant votre membre et sélectionnant son nom pour entrer dans son profil > Factures > ​ Nouvelle facture

Les deux premières méthodes décrites ci-dessus vous obligeront à sélectionner un membre depuis l'écran Sélection du membre.

Sur cet écran, vous pouvez trouver des membres existants en commençant à taper leur nom dans le champ Sélectionner un membre sur la gauche et en les sélectionnant parmi les options suggérées. Alternativement, vous pouvez créer un nouveau membre en remplissant les informations sur la droite, sous Créer un nouveau membre.

• Sélectionnez Modifier ​​ la facture souhaitée

Modifier une facture est votre moyen de contrôler les articles, le coût et les paiements d'une facture. Pour commencer à modifier une facture, naviguez vers Comptabilité > Factures et sélectionnez Modifier ​​ la facture souhaitée. Sur la page de modification de facture, vous verrez la section Informations de facturation, la section Détails de la facture et la section Paiements. Sur l'écran de modification, diverses Actions de facture peuvent être accomplies.

• Sélectionnez Consulter ​​​ la facture souhaitée

Pour consulter des informations plus détaillées sur une facture, naviguez vers Comptabilité > Factures et sélectionnez Consulter ​​​ la facture souhaitée.

1. Naviguez vers Paramètres > Paramètres Uplifter > Identifiants marchands
2. Mettez à jour la section Votre adresse de facturation
3. Sélectionnez Enregistrer tout

Pour mettre à jour les informations de facturation du club qui s'affichent sur les factures des membres, veuillez naviguer vers Paramètres > Paramètres Uplifter > Identifiants marchands. Ici, vous pouvez utiliser le formulaire Votre adresse de facturation pour mettre à jour les informations de facturation comme souhaité. Une fois terminé, sélectionnez Enregistrer tout.

1. Sélectionnez Modifier ​​ la section Informations de facturation sur une facture
2. Mettez à jour les informations comme souhaité
3. Sélectionnez Accepter

Pour mettre à jour les informations de facturation du membre qui s'affichent sur les factures des membres, veuillez sélectionner Modifier ​​la section Informations de facturation. Ici, vous pouvez utiliser le formulaire pour remplir les informations de facturation préférées. Notez que ces informations doivent correspondre à toute carte de crédit utilisée pour payer la facture.

Vous pouvez également sélectionner parmi les adresses alternatives existantes (ou en créer de nouvelles) en utilisant le menu déroulant en haut de la section.

1. Sélectionnez Modifier ​​ la section Informations de contact
2. Mettez à jour les informations comme souhaité
3. Sélectionnez Accepter

Pour mettre à jour les informations de contact du membre qui s'affichent sur les factures des membres, veuillez sélectionner Modifier ​la section Informations de contact. Ici, vous pouvez utiliser le formulaire pour remplir les informations de contact préférées.

Vous pouvez également sélectionner parmi les adresses alternatives existantes (ou en créer de nouvelles) en utilisant le menu déroulant en haut de la section.

Le bouton Annuler la facture vous permet de supprimer rapidement tous les articles et paiements d'une facture. Cliquer sur ce bouton est synonyme de cliquer sur l'icône Supprimer à côté de chaque article et paiement sur la facture. Les paiements effectués devront être remboursés afin de compléter ce processus. Cliquer sur Publier est toujours requis pour enregistrer cette action.

La section des inscriptions aux programmes affiche tous les programmes qui ont été ajoutés à la facture. Dans chaque segment de poste de programme, vous pouvez retirer un participant, Modifier ​​ le poste, Supprimer ​​ le poste et accepter toutes les erreurs que le poste pourrait causer.

1. Vous pouvez ajouter un nouveau participant au compte du membre en sélectionnant ​ Ajouter un participant. Pour en savoir plus sur les participants, consultez notre article Participants.
2. Vous pouvez ajouter un nouveau programme à la facture en sélectionnant ​ Ajouter un programme. Pour en savoir plus sur les programmes, consultez notre article Programs.
3. Vous pouvez ajouter un nouvel abonnement, produit ou billet en sélectionnant ​ Ajouter un abonnement ou un produit. Cela inclut les postes personnalisés pour des ajouts ponctuels. Pour en savoir plus sur les produits, billets et abonnements, consultez notre article Products, Tickets & Subscriptions.
4. Vous pouvez ajouter une nouvelle politique à la facture en sélectionnant Ajouter une politique. Pour en savoir plus sur les politiques, consultez notre article Policies.
5. Ceci est un poste de programme développé. Un poste développé affiche plus de détails et offre la possibilité d'ajuster le coût de l'article ainsi que d'ajuster le participant associé et tous les champs personnalisés. La surbrillance bleue indique un programme nouvellement ajouté à la facture.
   1. Le menu déroulant du participant. Utilisez-le pour changer le participant associé. Utilisez ​ Ajouter un participant si le participant souhaité n'existe pas.
   2. Le nom du programme, la catégorie et le niveau de catégorie. Le niveau de catégorie est auto-attribué, mais vous pouvez utiliser le menu déroulant pour apporter des modifications comme souhaité.
   3. Le prix du programme. En vue développée, le prix complet du programme sera indiqué. Lors de la consultation d'une liste réduite, le prix total sera noté. Le cas échéant, le prix complet sera noté et barré avec le prix total en dessous.
   4. Un bouton bascule pour reçu fiscal. Activez-le pour marquer ce produit comme admissible au reçu fiscal pour les déductions fiscales en fin d'année. Ceci n'est pas synonyme d'activation des taxes. Pour en savoir plus sur les reçus fiscaux, consultez notre article Tax Receipts.
   5. L'onglet ajouter un ajustement. Cela vous permet d'introduire un ajustement pour modifier le prix du programme. Si vous n'avez pas encore ajouté d'ajustement, vous pouvez également trouver l'option Ajouter un ajustement dans la boîte centrale surlignée en jaune. Pour en savoir plus sur les ajustements, consultez notre article Invoice Actions - Adjust The Cost.
   6. Les icônes d'action incluant Accepter , Annuler , et Supprimer . Accepter conservera tous les changements que vous avez effectués sur le poste et réduira la ligne. Annuler annulera tous les changements que vous avez effectués et réduira la ligne. Supprimer supprimera le poste.
6. Ceci est un poste de programme réduit. Un poste réduit affiche moins de détails et offre des aperçus rapides du programme et des détails. La surbrillance bleue indique un programme nouvellement ajouté à la facture.
   1. Un avertissement ou une erreur qui a été noté par le système. Cela peut inclure des conflits avec la capacité du programme ou d'autres exigences/restrictions que votre organisation a introduites comme les limites d'âge, les achats ou réalisations précédents, etc.
   2. Le bouton d'acceptation d'erreur. Cliquer dessus indiquera au système d'ignorer/contourner l'erreur actuelle et vous permettra de continuer. Cette fonctionnalité est disponible du côté administratif uniquement.
   3. Le bouton d'ajout à la liste d'attente. Cela s'affiche uniquement lorsque le programme en question est complet et propose une liste d'attente. Sélectionner ceci placera le participant sur la liste d'attente du programme dans l'ordre standard.
   4. Les icônes d'action incluant Modifier et Supprimer . Modifier développera l'article pour examiner et modifier les détails concernant le programme. Supprimer supprimera le poste.
7. Ceci est un poste de programme réduit. Un poste réduit affiche moins de détails et offre des aperçus rapides du programme et des détails. La coloration blanche standard indique que le poste existait déjà sur la facture. Cela est visible lors de la modification de factures qui ont déjà été publiées une fois auparavant.
   1. Le bouton de retrait. Cliquer dessus vous permet de retirer le participant sans affecter aucun autre paramètre de l'inscription. Le retrait supprime le participant de la liste du programme et libère une position pour les personnes en liste d'attente/nouveaux inscrits, tant que la période d'inscription est encore active pour le programme en question.
   2. Le bouton de retrait avec ajustements. Cliquer dessus vous présentera une liste d'options d'ajustement. Le résultat de ces options peut varier en fonction des paramètres de votre programme (principalement vos paramètres de prorata). Sélectionnez une option et procédez pour retirer votre participant du programme et appliquer les ajustements de coût. Pour en savoir plus sur les retraits automatiques, consultez notre article Auto-Withdrawals.
   3. L'icône d'historique du produit. Survolez-la (cliquez sur mobile) pour voir l'historique de l'article, y compris la date/heure d'ajout et de modification.

La section des achats de produits affiche tous les produits, billets et abonnements qui ont été ajoutés à la facture. Dans chaque segment de poste de produit, vous pouvez Modifier ​ le poste ou Supprimer ​ le poste.

1. Ceci est un poste de produit développé. Un poste développé affiche plus de détails et offre la possibilité d'ajuster le coût de l'article ainsi que d'ajuster le participant associé (le cas échéant) et tous les champs personnalisés. La surbrillance bleue indique un programme nouvellement ajouté à la facture.
   1. Le menu déroulant du participant. Utilisez-le pour changer le participant associé. Utilisez ​ Ajouter un participant si le participant souhaité n'existe pas.
   2. Le nom du produit.
   3. Le prix du produit. En vue développée, le prix complet du produit sera indiqué. Lors de la consultation d'une liste réduite, le prix total sera noté. Le cas échéant, le prix complet sera noté et barré avec le prix total en dessous.
   4. Un champ personnalisé associé à ce produit. Les champs personnalisés peuvent avoir différents types de données. Pour en savoir plus sur les champs personnalisés, consultez notre article Custom Fields.
   5. L'onglet ajouter un ajustement. Cela vous permet d'introduire un ajustement pour modifier le prix du produit. Si vous n'avez pas encore ajouté d'ajustement, vous pouvez également trouver l'option Ajouter un ajustement dans la boîte centrale surlignée en jaune. Pour en savoir plus sur les ajustements, consultez notre article Invoice Actions - Adjust The Cost.
   6. Les icônes d'action incluant Accepter , Annuler , et Supprimer . Accepter conservera tous les changements que vous avez effectués sur le poste et réduira la ligne. Annuler annulera tous les changements que vous avez effectués et réduira la ligne. Supprimer supprimera le poste.
2. Ceci est un poste de produit réduit. Un poste réduit affiche moins de détails et offre des aperçus rapides du produit et des détails.
   1. Les icônes d'action incluant Modifier et Supprimer . Modifier développera l'article pour examiner et modifier les détails concernant le programme. Supprimer supprimera le poste.

1. Ceci est un poste d'abonnement familial/de compte développé. Un poste développé affiche plus de détails et offre la possibilité d'ajuster le coût de l'article ainsi que tous les champs personnalisés. La surbrillance bleue indique un programme nouvellement ajouté à la facture.
   1. La partie associée notée. Il peut s'agir soit d'un participant soit d'une famille/d'un compte.
   2. Le nom de l'abonnement.
   3. Le prix de l'abonnement. En vue développée, le prix complet de l'abonnement sera indiqué. Lors de la consultation d'une liste réduite, le prix total sera noté. Le cas échéant, le prix complet sera noté et barré avec le prix total en dessous.
   4. Un bouton bascule pour reçu fiscal. Activez-le pour marquer ce produit comme admissible au reçu fiscal pour les déductions fiscales en fin d'année. Ceci n'est pas synonyme d'activation des taxes. Pour en savoir plus sur les reçus fiscaux, consultez notre article Tax Receipts.
   5. La date de validité - visible sur les abonnements qui ont des dates d'expiration. Cela peut être ajusté pour réduire/prolonger la validité de l'adhésion sur une base individuelle.
   6. L'onglet ajouter un ajustement. Cela vous permet d'introduire un ajustement pour modifier le prix de l'abonnement. Si vous n'avez pas encore ajouté d'ajustement, vous pouvez également trouver l'option Ajouter un ajustement dans la boîte centrale surlignée en jaune. Pour en savoir plus sur les ajustements, consultez notre article Invoice Actions - Adjust The Cost.
   7. Les icônes d'action incluant Accepter , Annuler , et Supprimer . Accepter conservera tous les changements que vous avez effectués sur le poste et réduira la ligne. Annuler annulera tous les changements que vous avez effectués et réduira la ligne. Supprimer supprimera le poste.
2. Ceci est un poste d'abonnement de participant développé. Un poste développé affiche plus de détails et offre la possibilité d'ajuster le coût de l'article ainsi que d'ajuster le participant associé et tous les champs personnalisés. La surbrillance bleue indique un programme nouvellement ajouté à la facture.
   1. Le menu déroulant du participant. Utilisez-le pour changer le participant associé. Utilisez ​ Ajouter un participant si le participant souhaité n'existe pas.
3. Ceci est un poste d'abonnement familial/de compte réduit. Un poste réduit affiche moins de détails et offre des aperçus rapides de l'abonnement et des détails.
   1. Les icônes d'action incluant Modifier et Supprimer . Modifier développera l'article pour examiner et modifier les détails concernant le programme. Supprimer supprimera le poste.
4. Ceci est un poste d'abonnement de participant réduit. Un poste réduit affiche moins de détails et offre des aperçus rapides de l'abonnement et des détails.

Calculer est disponible jusqu'à votre enregistrement initial de la facture en cliquant sur Publier. En sélectionnant Calculer, le système examinera la facture dans sa forme actuelle et déterminera si des remises ou des frais supplémentaires doivent être appliqués. Dans la plupart des cas, il est recommandé de sélectionner Calculer avant de procéder aux ajustements manuels. Veuillez noter que cliquer sur calculer supprimera tout ajustement manuel et changement de prix que vous avez effectué.

Enregistrer comme en attente n'est disponible qu'avant de sélectionner Sélectionner le mode de paiement et publier. Enregistrer comme en attente permet à un administrateur d'enregistrer une facture créée pour une utilisation ultérieure dans le système. Notez que cette facture expirera en fonction des paramètres de votre site, cependant, un administrateur peut créer une facture au nom d'un utilisateur, la définir sur En attente, puis permettre à l'utilisateur de compléter le processus de paiement depuis son propre compte.

Mettre une facture en suspens est disponible lorsque la facture provient du côté public de votre site, ou après avoir choisi Enregistrer comme en attente. Mettre une facture en suspens vous permet de conserver la facture (avec toutes les informations d'inscription et une réservation de position) indéfiniment. Pour mettre une facture en suspens, naviguez vers Comptabilité > Factures et filtrez la page par En attente. Localisez votre facture souhaitée et sélectionnez Modifier ​​. Sélectionnez Mettre la facture en suspens en haut à droite de la page.

Notez que, lorsqu'une facture est en suspens, certains éléments de la facture peuvent ne pas être modifiables. Pour retirer le statut en suspens, retournez simplement à la facture et sélectionnez Retirer le statut en suspens.

En sélectionnant Sélectionner le mode de paiement et publier, vous confirmez que vous êtes satisfait de l'état actuel de la facture et souhaitez maintenant passer à l'étape suivante de traitement des paiements. Cette étape vous permet également d'apporter des modifications manuelles aux articles concernés, vous donnant un contrôle complet sur les articles et leurs coûts.

Au bas de la section Détails de la facture, vous trouverez votre total. Il s'agit de la somme de tous les articles, en tenant compte de toutes les remises ou frais qui ont également été appliqués. Après avoir procédé à la partie paiements du processus, vous devez faire correspondre le total avec la somme de tous les paiements dans la section Paiements. Vous ne pourrez pas Publier votre facture tant que cela ne sera pas vrai.

La section Paiements répertorie tous les paiements ajoutés à la facture qui peuvent être ajustés pour s'adapter à divers contextes. Vous pouvez modifier, supprimer et rembourser ces lignes de paiement, selon leur statut actuel.

1. Vous pouvez mettre à jour tous les paiements en attente non réglés vers un seul support de paiement en sélectionnant votre support préféré dans le menu déroulant Payer par.
   • REMARQUE : Un paiement en attente créé pendant votre session d'édition est considéré comme non réglé et peut être modifié de multiples façons. Une fois que vous avez appuyé sur Publier, un paiement en attente devient réglé et ne réagira plus au menu déroulant du support. Notez que vous pouvez choisir de Supprimer ​​ un paiement en attente réglé pour que le système crée un nouveau paiement en attente non réglé à votre disposition.
2. Vous pouvez mettre à jour tous les paiements en attente non réglés en versements en cochant Calculer les versements à partir de et en définissant la date préférée.
   • REMARQUE : Un paiement en attente créé pendant votre session d'édition est considéré comme non réglé et peut être modifié de multiples façons. Une fois que vous avez appuyé sur Publier, un paiement en attente devient réglé et ne réagira plus au menu déroulant du support. Notez que vous pouvez choisir de Supprimer ​​ un paiement en attente réglé pour que le système crée un nouveau paiement en attente non réglé à votre disposition.
3. Vous pouvez rembourser un paiement effectué en sélectionnant Rembourser ​​​.
   • REMARQUE : Vous ne pouvez pas rembourser une valeur supérieure à la ligne de paiement que vous utilisez.
4. Vous pouvez modifier un paiement pour ajuster le statut, l'heure de paiement, le support de paiement, le montant et/ou ajouter une note au paiement.
   • REMARQUE : Certains supports de paiement limiteront les options de statut.
   • REMARQUE : Certains supports de paiement nécessiteront des informations supplémentaires telles que ID de transaction ou Code de certificat-cadeau.
   • REMARQUE : En ajustant le montant d'un paiement en attente, le système générera automatiquement un nouveau paiement en attente pour compenser la valeur restante (le cas échéant).

Au bas de la facture, vous trouverez des notes spécifiques à la facture. Ces notes peuvent être définies comme privées (seuls les administrateurs du site peuvent voir la note) ou publiques (les administrateurs du site et le membre peuvent voir la note). Juste en dessous de la section des notes, vous trouverez également le bouton Publier.

1. Vous pouvez ajouter une nouvelle note en sélectionnant le bouton + Ajouter une note.
2. Vous pouvez modifier une note en sélectionnant Modifier ​​. Modifier une note vous permet de :
   • Mettre à jour le texte de la note.
   • Changer le statut de confidentialité de la note.
   • Accepter ou annuler toutes les modifications apportées à la note.
3. Vous pouvez supprimer une note en sélectionnant Supprimer ​.
4. Vous pouvez enregistrer et publier la facture pour que le membre puisse l'examiner en sélectionnant Publier. Vous pouvez également enregistrer et envoyer une copie de la facture par e-mail en sélectionnant Publier et envoyer la facture par e-mail.
   • REMARQUE : Publier une facture en utilisant le bouton Publier du côté administrateur n'enverra pas automatiquement un reçu au membre. Après la publication, vous devrez sélectionner « renvoyer la facture au membre » afin qu'un reçu soit envoyé par e-mail si vous souhaitez leur envoyer un reçu.
   • REMARQUE : Pour publier une facture, le total de la section Détails de la facture et le total de la section Paiements doivent correspondre.