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Les actions sur une facture

 

Aperçu

Lorsque votre club / organisation commence à accepter les inscriptions, vous ferez face à des situations qui exigeront certaines actions sur des factures. Ces actions peuvent inclure le retrait d'un participant, le remboursement d'un paiement ou l'ajustement du coût d'un article.

L’accès aux outils et fonctionnalités couverts dans cet article s’effectue via Comptabilité> Factures> Modifier Edit-L.gif. Pour accéder à la page de modification des factures, vous aurez besoin des permissions suivantes: Admin, Modifier des factures.

Disponible pour les forfaits suivants:
Lite
Bronze
Silver
Gold
Enterprise

 

 

Autres Ressources

L’article suivant décrit des actions possibles sur les factures qui sont utiles dans plusieurs situations. Pour plus d’informations sur chaque boutons/éléments disponible sur la page d’édition de facture, référez-vous à l’article Anatomie d’une facture. Pour plus d’informations sur les factures en générales référez-vous à l’article Factures.

Retirer un participant d'un programme

  • Sélectionner Retirer

Plus d'information

Pour retirer un participant d'un programme, veuillez accéder à la facture en mode édition. Trouvez l’inscription à annuler pour le participant et sélectionnez le bouton bleu 'Retirer'. Cette action libérera la place dans le programme, retirera le nom du participant de la liste des participants mais n'affecte pas la somme facturée. Si vous souhaitez rembourser partiellement ou entièrement le programme duquel vous avez retirez le participant vous devrez ajouter un ajustement et effectuer un remboursement.

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Changer un participant de programme

  1. Retirer le participant du programme à quitter
  2. Ajuster le prix du programme qui est quitté (si besoin)
  3. Ajouter le programme de remplacement
  4. Ajuster le prix du programme de remplacement (si besoin)
  5. Mettre à jour les paiements (si besoin)
  6. Effectuer le remboursement (si besoin)
  7. PUBLIER la facturer

Plus d'information

Pour effectuer une substitution de l’inscription d’un participant vers un autre programme, veuillez accéder à la facture en mode édition. Trouvez l’inscription à substituer pour le participant et sélectionnez le bouton bleu Retirer. Si nécessaire, ajuster le prix du programme qui est quitté en utilisant la fonction Ajustements. Cliquer ensuite sur le bouton Add-L.gif Ajouter Programme pour ajouter le programme de remplacement. Si nécessaire, ajuster le prix du programme qui vient d’être ajouté en utilisant la fonction Ajustements. Suite à ces changements il est possible que le nouveau total ne balance pas avec la section Paiements de la facture. Si c’est le cas, vous ne pourrez PUBLIER la facture avant d’avoir remédié à la situation.

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Vous pouvez vérifier les paiements en défilant jusqu’au bas de la facture. Vous devrez peut-être Mettre à jour les paiements ou Effectuer un remboursement.

Accepter une erreur

  • sélectionnez Accepter cette erreur?

Plus d'information

Si vous désirez accepter une erreur du système concernant les exigences, veuillez accéder à la facture en mode édition. Trouvez le programme pour lequel vous souhaitez accepter l'erreurs et cliquer sur le bouton bleu Accepter cette erreur?. Ceci permet aux administrateurs, d'ignorer efficacement les restrictions ou les exigences qui sont sur les programmes.

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Notez que vous pouvez voire plus de détail sur l'erreur en question en cliquant sur le bouton modifier.

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Ajuster le prix

  • sélectionnez Modifier Edit-L.gif l'article en question
  • sélectionnez l'onglet Add-L.gif Ajustements
  • indiquez un nom / description
  • sélectionnez Ajouter Add-L.gif
  • inscrire le montant de l'ajustement (négatif par défaut)
  • sélectionnez Accepter Accept-L.gif

Plus d'information

Pour ajuster le coût d'un article, veuillez accéder à la facture en mode édition. Trouvez l'article dont le prix doit être ajusté et sélectionner le bouton modifier Edit-L.gif. Sélectionner l'onglet Ajustements de l'article édité et inscrire une description dans le champs prévu à cet effet. Cliquer ensuite sur le Add-L.gif de la colonne de droite et inscrire le montant de l'ajustement(le montant est négatif par défault) et cliquer sur Accepter Accept-L.gif. Vous pouvez aussi cliquer Accepter Accept-L.gif au niveau de l'article, sera cachera certains détails mais n'est pas obligatoire. Il est important de savoir qu'il vous sera impossible de publier les changements si le total des achats et les paiments ne sont pas équilibrés en suivant les instructions de mise à jour des paiements.

 

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Mettre à jour les paiements

Une fois que vous avez ajusté le prix de certains articles (ou effacer des produits /abonnements/billets), la somme due aura probablement changé. Si c’est le cas, vous devez vous assurez que le totale de la section Détails de la facture est égale au total de la section paiement(incluant les paiements complétés et ceux en attente).
Si la somme due a augmenté, le système créera automatiquement un nouveau paiement. Si la somme due a été réduite, un avertissement apparaîtra au bas de la section Paiements.

 

Augmentation de la somme due

  • Cliquer modifier Edit-L.gif pour le nouveau paiement et choissisez les options appropriées
  • Cliquer sur PUBLIER

Si les modifications à la facture ont entraîné une augmentation de la somme due, le système compense automatiquement en créant un nouveau paiement en attente. Le nouveau paiement est mis en évidence par la couleur jaune et utilisera l'heure et la date courrante automatiquement. Vous pouvez cliquer sur modifierEdit-L.gif pour changer la date ou n'importe quels autres réglages. Lorsque le paiement est correctement règlé, cliquer sur PUBLIER.

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Réduction de la somme due

  • cliquer sur supprimer Delete-L.gif et/ou modifier Edit-L.gif pour les paiements en attente
  • Effectuer un remboursement (si nécessaire)
  • Cliquer sur PUBLIER

Si les modifications à la facture ont entraîné une augmentation de la somme due, le système vous avertira par une note en rouge sous la liste des paiements. Si il y a des paiements en attente, vous pouvez commencer par les supprimerDelete-L.gif ou les modifierEdit-L.gif afin d'atteindre l'équilibre sur la facture. Si l'équilibre est atteint, vous pourrez cliquer sur PUBLIER.

Si ces actions ne sont pas suffisantes car la différence est plus grandes que la somme des paiements en attente (ou qu'il n'y a pas de paiement en attente) vous devrez effectuer un remboursement.

 

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Effectuer un remboursement

Pour procéder à un remboursement, il doit y avoir une différence négative entre le total de la section Détails de la facture et les montants payés. Si il y a des paiements en attente, commencer par les supprimer/modifier avant de passer aux étapes suivantes et si la somme due reste négative procédé au remboursement.

  • Cliquer sur Remboursement Refund-L.gif
  • Confirmer les réglages du remboursements
  • Cliquer sur PUBLIER

Plus d'information

Pour effectuer un remboursement, veuillez accéder à la facture en mode édition. Faire défiler la page vers le bas jusqu'à la section Paiements. Assurez vous que les paiements en attente ont été supprimé et que la facture se trouve dans une situation de sur-paiement. Choisir un paiement qui a le statut payé et cliquer le bouton remboursementRefund-L.gif. Noter qu'il est impossible de rembourser un montant supérieur à celui de la somme du paiement original et vous pourriez avoir à rembourser plus d'un paiement pour atteindre l'équilibre.

Une fois le remboursement créé, vérifier avec attention les réglages comme le mode de remboursement et le montant.

 

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Prendre note qu'il n'est pas possible de rembourser plus que les sommes qui ont été marqué reçu.

 

Annuler une facture

Lorsque vous devez annuler une facture, vous devez prendre en compte l'impacte de vos décisions sur les rapports et sur votre comptabilité. Il est préférable d'établir la méthodologie à utiliser avec votre équipe de trésorerie/comptabilité pour vous assurer d'obtenir des résultats cohérents. Trois approches sont décrites ci-dessous.

Supprimer le détail des achats, Supprimer les revenues

  1. Choisir Supprimer Delete-L.gif Pour chaque article
  2. Supprimer Delete-L.gif tous les paiements en attente et Effectuer tous les remboursements requis
  3. Cliquer PUBLIER

Pour annuler une facture sans garder la trace des achats ou des revenues, vous pouvez tout simplement Supprimer Delete-L.gif tous les articles sur la facture. Une fois les articles suprimés, le montant due sur la facture sera de $0. Vous pouvez donc SupprimerDelete-L.gif tous les paiements en attente et Effectuer tous les remboursements requis, puis PUBLIER la facture. Ceci effacera toutes traces de l'achat et des revenus. Validez, avec votre équipe de trésorerie/comptabilité que cette approche est appropriée à la situation.

Garder le détail des achats, Supprimer les revenues

  1. Cliquer Modifier Edit-L.gif sur chaque article
  2. Ajuster le prix de chaque article à $0
  3. Supprimer Delete-L.gif tous les paiements en attente et Effectuer tous les remboursements requis
  4. Cliquer PUBLIER

Pour annuler une facture en gardant le détail des achats mais en supprimant les revenues associés, vous devez modifier Edit-L.gif chaque article sur la facture pour ajouter un ajustement qui ramenera le prix des articles à 0$. Par exemple, si vous annuler un article de 100$, vous devrez ajouter un ajustement de -100$ pour cet article. Une fois le prix de tous les articles réduits à 0$, vous devrez équilibrer la sections des paiements pour quelle soit également à 0$. Commencer par SupprimerDelete-L.gif tous les paiements en attente et Effectuer tous les remboursements requis, puis PUBLIER la facture.

Cette option annulera tous les revenues des produits qui étaient sur la facture mais conservera la trace de la vente. Validez, avec votre équipe de trésorerie/comptabilité que cette approche est appropriée à la situation.

Garder le détail des achats, Garder les revenues

  1. Ajouter un produit désigné pour les remboursements
  2. Ajuster le prix du Produit à une valeur négative équivalente à la somme des autres produits.
  3. Supprimer Delete-L.gif tous les paiements en attente et Effectuer tous les remboursements requis
  4. Cliquer PUBLIER

Pour annuler une facture en gardant le détail des achats et en conservant les revenues associés, vous devez d'abord créer un produit, Bêta à 0$ appeler "Facture Annulée" (ou similaire) en utilisant les outils qui se trouve à la page Produits et programmes > Produits et Abonnements.Vous pourrez ajouter ce produit sur les factures en ajustant son prix à une valeur négative afin de ramener la somme des achats à 0$. Par Exemple, si vote facture contient 2 produits à 50$, ajuster le prix du produit "Facture Annulée" à -100$. Une fois que la somme due est ramenée à 0$, SupprimerDelete-L.gif tous les paiements en attente et Effectuer tous les remboursements requis, puis PUBLIER la facture.

Cette option indiquera ces ventes avec leurs revenues dans les rapports. Le produit "Facture Annulée" cumulera toute la valeur des retours. Validez, avec votre équipe de trésorerie/comptabilité que cette approche est appropriée à la situation.

 

Créer des versements manuellement

  1. Cliquer Modifier Edit-L.gif pour la facture concernée
  2. faire défiler la facture jusqu'à la section Paiements et cliquer modifierEdit-L.gif pour un paiement en attente. 
  3. Mettre à jour le montant du paiement
  4. Mettre à jour la Date et l'heure du paiement
  5. Cliquer sur Accepter Accept-L.gif
  6. Répéter au besoin

More Information

Pour effectuer un remboursement, veuillez accéder à la facture en mode édition. Faire défiler la page vers le bas jusqu'à la section Paiements et choisir un paiement en attente. En cliquant modifierEdit-L.gif pour le paiement, vous pouvez modifier le montant prévu et la date et l'heure. Si vous réduisez la valeur du paiement, un nouveau paiement sera créé pour équilibrer le total des paiements.

ManualInstallments.gif

Assurez vous d'ajuster la date et l'heure des paiements pour les distribuer dans le temps selon ce qui est nécessaire. Prendre note que lorsque vous ajustez la date d'un paiement le système réordonnera automatiquement les paiements.

 

Appliquer un Sur-Paiement

  1. Naviguer jusqu'au compte d'un membre
  2. Cliquer sur APPLIQUER UN PAIEMENT
  3. Cocher Check-L.gif le(s) paiement(s) à mettre à jour
  4. Mettre à jour la valeur du paiement
  5. Finaliser les réglages du paiement et cliquer PAYER LE SOLDE DU COMPTE

Plus d'information

Un Sur-paiement peut être effectuer via le compte du membre. Sur la page du compte de membre cliquer appliquer un paiement et cocher un ou des paiement(s) à mettre à jour.Vous pouvez alors entrer un montant supérieur à la somme due, le sur-paiement.

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Choisir la méthode de paiement, mais seul les méthodes hors ligne (Chèque, Comptant,...) vous permettrons de compléter l'opération avec une balance positive. Vous pouvez également inscrire les autres informations comme le code d’approbation. Lorsque vous cliquerez sur PAYER LE SOLDE DU COMPTE, la transaction se complétera et un certificat cadeau sera généré automatiquement pour la somme en trop.

 

 

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