Maintenance des membres et participants

1. Naviguez vers Paramètres > Paramètres Uplifter > Options du Site
2. Basculez le paramètre Comptes Partagés comme désiré
3. Cliquez sur Enregistrer Tout

En tant qu'organisation, vous voudrez déterminer ce qui fonctionne le mieux pour vous en ce qui concerne les comptes membres partagés. De manière générale, un compte membre signifie une seule personne. Pour les familles ou les comptes partagés, il est préférable que chaque utilisateur ait sa propre connexion. Lorsque deux comptes sont connectés, ils peuvent voir les participants de l'autre. Cependant, par défaut, ils ne peuvent pas voir les factures ou les reçus fiscaux de l'autre.

En activant l'option « Grouper les membres pour partager les détails financiers du compte », cela ne sera plus vrai. Généralement, ce paramètre n'est conseillé que pour les organisations de niveau entreprise.

1. Naviguez vers Personnes & Comptes > Comptes Membres
2. Sélectionnez l'un des membres à fusionner
3. Naviguez vers Compte > Famille dans le compte membre
4. Sélectionnez Fusionner un Autre Compte
5. Recherchez et sélectionnez le compte membre désiré
6. Cliquez sur Fusionner le Compte

Pour fusionner deux comptes, veuillez naviguer vers Personnes & Comptes > Comptes Membres et sélectionnez l'un des membres impliqués. Sur leur page Comptes, sélectionnez l'onglet Famille. Sur l'onglet Famille, sélectionnez Fusionner un Autre Compte depuis la barre d'outils. Recherchez et sélectionnez le deuxième membre impliqué. Cliquez sur Fusionner le Compte pour finaliser.

Joindre (ou fusionner/lier) des comptes membres dans Uplifter permet aux comptes membres joints de voir les participants de l'autre. Par défaut, ils ne peuvent pas voir les factures ou les reçus fiscaux de l'autre. Cela peut être mis à jour comme indiqué dans la section Paramètres du Compte Membre. Inverser cette action n'est pas une situation à un clic. Veuillez être conscient de qui vous fusionnez.

1. Naviguez vers Personnes & Comptes > Comptes Membres
2. Sélectionnez l'un des membres à fusionner
3. Naviguez vers Compte > Famille dans le compte membre
4. Cliquez sur Dissocier le Compte Membre

veuillez naviguer vers Personnes & Comptes > Comptes Membres et sélectionnez l'un des membres impliqués. Sur leur page Comptes, sélectionnez l'onglet Famille. Sur l'onglet Famille, sélectionnez l'icône Dissocier le Membre à côté du membre actuellement lié. Acceptez l'invite pour finaliser.

Notez que ce processus détachera le membre secondaire de tous ses participants, même ceux qui auraient pu être les siens à l'origine. Si l'un de ces participants doit être transféré vers le compte du membre secondaire, vous pouvez le faire en utilisant la fonctionnalité Propriété du Profil comme indiqué ci-dessous.

1. Naviguez vers Personnes & Comptes > Comptes Membres
2. Utilisez le menu déroulant Statut du Compte pour sélectionner Inactif

Pour désactiver un compte membre, veuillez naviguer vers Personnes & Comptes > Comptes Membres et localisez le membre en question. Depuis les listes du gestionnaire de membres, utilisez le menu déroulant Statut du Compte pour sélectionner Inactif, puis acceptez l'invite du système. Notez que vous pouvez également accéder au menu déroulant Statut du Compte depuis la page de compte du membre également. Veuillez consulter Restaurer des Comptes Membres ci-dessous pour plus d'informations sur l'annulation de cette action.

La désactivation « range » simplement le compte et les informations du membre des pages côté administrateur les plus couramment utilisées. Les membres désactivés vont :

• toujours pouvoir accéder à leurs comptes en se connectant au système - cela réinitialise leur statut de compte à Actif
• ne pas apparaître sur votre page de gestionnaire de membres
• avoir leurs participants cachés sur la page de gestionnaire de participants
• toujours être comptabilisés dans les rapports

Quand/Pourquoi utiliserais-je ce statut ? Ce statut est le plus souvent utilisé pour les anciens membres qui ne sont pas revenus depuis un certain temps. Il y a toujours une chance qu'ils reviennent, mais leur présence dans votre travail quotidien n'est pas requise.

1. Naviguez vers Personnes & Comptes > Comptes Membres
2. Utilisez le menu déroulant Statut du Compte pour sélectionner Suspendre

Pour suspendre un compte membre, veuillez naviguer vers Personnes & Comptes > Comptes Membres et localisez le membre en question. Depuis les listes du gestionnaire de membres, utilisez le menu déroulant Statut du Compte pour sélectionner Suspendre, puis acceptez l'invite du système. Notez que vous pouvez également accéder au menu déroulant Statut du Compte depuis la page de compte du membre également. Veuillez consulter Restaurer des Comptes Membres ci-dessous pour plus d'informations sur l'annulation de cette action.

Suspendu signifie que l'utilisateur ne peut pas accéder à son compte. De plus, le compte et les informations du membre sont retirés des pages côté administrateur les plus couramment utilisées. Les membres suspendus vont :

• ne pas pouvoir accéder à leur compte
• ne pas apparaître sur votre page de gestionnaire de membres
• avoir leurs participants cachés sur la page de gestionnaire de participants
• toujours être comptabilisés dans les rapports

Quand/Pourquoi utiliserais-je ce statut ? Ce statut est le plus souvent utilisé pour les membres qui ont causé des problèmes à l'organisation. Qu'il s'agisse de soldes en souffrance ou d'autres causes, le statut suspendu garantira qu'ils ne s'inscrivent à rien de plus avec leur compte.

Veuillez noter que l'internet est un désert indomptable. Bien que suspendre un utilisateur envoie un message que la plupart comprendront, cela ne les empêche en aucun cas de créer un nouveau compte. Malheureusement, en raison de la nature d'internet, ce ne serait pas une fonctionnalité viable à développer.

1. Naviguez vers Personnes & Comptes > Comptes Membres
2. Filtrez la page par Afficher également les Membres Inactifs/Suspendus ? : Oui
3. Appliquez des filtres supplémentaires au besoin (comme le prénom)
4. Utilisez le menu déroulant Statut du Compte pour sélectionner Actif

Pour restaurer un compte membre, veuillez naviguer vers Personnes & Comptes > Comptes Membres et filtrez la page en utilisant l'option « Afficher également les Membres Inactifs/Suspendus ? », ainsi que tous les autres filtres que vous souhaitez appliquer. Ensuite, localisez le membre en question. Depuis les listes du gestionnaire de membres, utilisez le menu déroulant Statut du Compte pour sélectionner Actif, puis acceptez l'invite du système. Notez que vous pouvez également accéder au menu déroulant Statut du Compte depuis la page de compte du membre également.

1. Naviguez vers Personnes & Comptes > Comptes Membres
2. Sélectionnez la liste de membres
3. Cliquez sur Supprimer

Pour supprimer un compte membre, veuillez naviguer vers Personnes & Comptes > Comptes Membres. Ici, sélectionnez le membre en question pour entrer dans sa page de compte. En haut de la page, à côté de son nom, cliquez sur l'icône Supprimer. Si le membre n'a pas de participants, de certificats-cadeaux ou de factures, alors le système le supprimera. S'il y a des informations liées sur lesquelles on peut toujours faire des rapports sans le compte, alors le compte sera supprimé avec un avis indiquant qui a effectué l'action. Le compte aura alors des liens vers les informations associées.

Veuillez noter que la suppression d'un membre est permanente. Elle ne peut pas être annulée, même si c'était une erreur.

• Sélectionnez votre compte principal
• Connectez tous les participants si nécessaire
• Recréez toutes les factures des compte(s) secondaire(s) sur le compte principal
• Supprimez le(s) profil(s) secondaire(s)

Pour supprimer un compte membre en double, vous devrez d'abord déterminer quel compte vous souhaitez conserver et lequel vous souhaitez jeter. Celui à conserver sera appelé le compte principal. Celui à supprimer sera appelé le compte secondaire. Généralement, le compte principal sera celui avec le plus de données attachées - plus de factures, plus d'historique, etc.

Avec le compte secondaire choisi, vous devrez déterminer quels profils participants seront conservés (en supposant qu'il y en ait). Cela peut être fait en transférant la propriété des profils au compte principal si nécessaire, comme indiqué ci-dessous dans Changer la Propriété du Profil Participant. Notez que vous pourriez également avoir besoin de résoudre les profils en double. Les actions pour cela peuvent être trouvées ci-dessous dans Profils en Double sur Différents Comptes.

Avec vos participants résolus et correctement assignés, vous pouvez alors commencer à recréer les factures du ou des compte(s) secondaire(s) sous le compte principal. Ce processus implique la création d'une nouvelle facture pour le compte principal et l'ajout de tous les mêmes articles, au même prix, qu'une facture trouvée sur le compte secondaire. Cela est ensuite répété pour chaque facture sur le(s) compte(s) secondaire(s). Pendant ce processus, vous devrez effectuer des « remboursements » sur les factures sous le(s) compte(s) secondaire(s). Cependant, ceux-ci doivent être effectués en Espèces et des notes copieuses doivent être ajoutées aux deux factures pour indiquer d'où venait l'argent, où il est allé, pourquoi il a été changé, et sur quelle facture il peut maintenant être trouvé.

Une fois que vous avez terminé le transfert des informations de facture de tous les comptes secondaires vers le compte principal, vous êtes prêt à supprimer les comptes secondaires. Cela peut être fait en naviguant vers le compte et en sélectionnant l'icône Supprimer à côté du nom du compte.

1. Naviguez vers Personnes & Comptes > Participants
2. Sélectionnez le participant en question
3. Cliquez sur Modifier à côté de l'en-tête Membres de la Famille
4. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le membre désiré ou associer un nouveau membre au compte
5. Si vous associez un nouveau membre, assurez-vous que « Faire de ce membre le propriétaire du compte » est coché
6. Cochez éventuellement « Retirer l'accès à ce participant du propriétaire du compte original » si applicable
7. Cliquez sur Changer le Compte

Pour changer le propriétaire d'un profil, veuillez naviguer vers Personnes & Comptes > Participants et sélectionnez le participant en question. Sur le profil, sélectionnez l'icône Modifier à côté de l'en-tête Membres de la Famille. Dans la fenêtre contextuelle, utilisez le menu déroulant pour sélectionner le nouveau propriétaire du profil. Si le propriétaire désiré n'est pas dans la liste, utilisez l'option « Associer ce participant à un nouveau compte membre » pour trouver et sélectionner le membre désiré. Si vous associez un nouveau membre, assurez-vous de cocher « Faire de ce membre le propriétaire du compte ». Enfin, cliquez sur Changer le Compte pour mettre à jour le compte.

Notez que vous aurez également l'option de retirer l'accès au profil pour le compte original lors de ces changements. Pour ce faire, sélectionnez le nouveau compte membre qui devrait prendre la propriété du profil et cochez l'option « Retirer l'accès à ce participant du propriétaire du compte original ».

1. Naviguez vers Personnes & Comptes > Comptes Membres
2. Sélectionnez la liste de membres associée au participant
3. Naviguez vers Participants dans le compte membre
4. Cliquez sur Supprimer

Pour supprimer un profil participant, veuillez naviguer vers Personnes & Comptes > Comptes Membres. Ici, sélectionnez le compte membre associé au participant en question. Il peut souvent être utile d'utiliser le filtre Participant sur le côté gauche de la page pour cela. Entrez dans le compte membre et sélectionnez l'élément de menu Participant dans le compte. Cliquez sur l'icône Supprimer à côté de la liste de participants et acceptez l'invite du système pour compléter l'action.

Les participants n'afficheront pas d'icône Supprimer s'ils ont des inscriptions ou des achats à leur nom.

Veuillez noter que la suppression d'un participant est permanente. Elle ne peut pas être annulée, même si c'était une erreur.

1. Naviguez vers Personnes & Comptes > Participants
2. Sélectionnez Analyser les Doublons

Pour accéder à la page d'analyse, naviguez simplement vers Personnes & Comptes > Participants et sélectionnez l'option Analyser les Doublons depuis la barre d'outils. Cela incitera le système à analyser tous les participants de votre système et à vous offrir des suggestions sur les doublons possibles.

Sur la page d'analyse des doublons, vous serez présenté avec tous les doublons possibles et chacun sera listé dans une seule rangée. Chaque liste aura l'option d'Analyser et Fusionner les Participants ou Rejeter Cette Correspondance .

1. Naviguez vers Personnes & Comptes > Participants
2. Cliquez sur Analyser les Doublons sur la barre d'outils
3. Cliquez sur Analyser les Doublons sur la liste de participants désirée
   OU
4. Naviguez vers Personnes & Comptes > Participants
5. Sélectionnez un participant
6. Cliquez sur Analyser les Doublons

Vous pouvez accéder à l'outil de fusion de deux façons. La première est de naviguer vers Personnes & Comptes > Participants et de cliquer sur l'option Analyser les Doublons depuis la barre d'outils. Sur la page des doublons, vous pouvez ensuite sélectionner l'icône Analyser les Doublons . Alternativement, vous pouvez naviguer vers Personnes & Comptes > Participants et sélectionner un profil participant spécifique. Sur la page du profil, vous pouvez cliquer sur l'icône Analyser les Doublons .

1. Naviguez vers Personnes & Comptes > Participants
2. Sélectionnez un participant
3. Cliquez sur Analyser les Doublons à côté de l'en-tête Profil Participant
4. Utilisez le champ Rechercher un Participant pour trouver la correspondance désirée

Pour sélectionner manuellement un participant à comparer et fusionner, vous devrez d'abord naviguer vers Personnes & Comptes > Participants. Ici, sélectionnez le participant de base que vous souhaitez utiliser. Cliquez sur l'icône Analyser les Doublons et entrez le nom du participant secondaire désiré dans le champ Rechercher un Participant, en sélectionnant la bonne suggestion parmi les suggestions du système. De là, vous pouvez procéder normalement.

1. Cliquez sur l'icône Échanger les Participants

Pour basculer le participant de base d'une liste de comparaison à une autre, cliquez simplement sur l'icône centrale Échanger les Participants . Le participant de base sera le profil participant qui restera après la fusion.

Veuillez noter que cette option ne sera présente que pour les comparaisons initiées via la page Analyser les Doublons. Lors de l'initiation d'une comparaison via le profil d'un participant, le participant avec lequel vous commencez sera toujours le participant de base.

Au cours du processus de fusion, vous serez présenté avec des points de données comparant les deux profils l'un à l'autre. Ces points de données représentent les informations de base du participant : prénom, nom, date de naissance, sexe, date depuis participant. Cependant, vous pouvez trouver que d'autres points de données sont présentés. Ce sont des conflits.

Les conflits doivent être résolus en sélectionnant les données que vous souhaitez conserver, comme indiqué ci-dessous dans « Sélection des Données à Sauvegarder ». Notez que si vous ne voyez pas un point de données ici, alors le système n'a pas considéré cela comme un conflit.

1. Double-cliquez sur les données que vous souhaitez conserver

Pour sélectionner un point de données à conserver pendant la fusion, double-cliquez simplement sur les données. Lorsqu'elles sont vertes, les données ont été sélectionnées et seront les données officielles utilisées pour le participant fusionné. Lorsqu'elles sont rouges, les données sont définies pour être écartées pendant le processus de fusion.

Données de Base : Les données de base sont conservées/écartées en fonction des informations que vous sélectionnez en double-cliquant. Toutes les données surlignées en vert seront conservées, toutes les données surlignées en rouge seront perdues/écartées. Les données de base incluent le Prénom, le Nom, la Date de Naissance, le Sexe du participant et la date Participant Depuis.
Champs Personnalisés : Les champs personnalisés ne seront affichés que s'il y a un conflit. Comme les champs de données de base ci-dessus, les éléments que vous sélectionnez et surlignez en vert seront conservés et les données rouges seront écartées. Certains champs peuvent vous permettre de sélectionner les deux ensembles de données. Cela dépend des paramètres de champ que vous avez dans votre champ personnalisé.
Niveaux de Catégorie : Les niveaux de catégorie fusionneront en fonction du statut le plus élevé accompli. C'est-à-dire que si les deux profils ont un statut dans un seul niveau de catégorie, alors le statut le plus élevé gagne et sera le statut résultant. Par exemple, deux participants ont le statut « En Cours » et « Complété » dans le même niveau de catégorie. Ils sont ensuite fusionnés. Le niveau de catégorie dirait alors « Complété » car c'était le statut le plus élevé. Du plus bas au plus élevé, les statuts sont : Pas Encore Tenté > Retiré > Échoué > En Cours > Complété.
Objectifs/Réalisations : Les objectifs et réalisations n'ont que deux statuts : non complété ou complété. Ainsi, si l'un des profils a un statut de complété pour un objectif ou une réalisation, alors le participant résultant final le sera aussi.
Programmes : Les programmes seront gérés en plaçant le participant restant dans tous les programmes impliqués. Les conflits émergent lorsque les deux profils se sont inscrits au même programme. Dans ces cas, vous pouvez sélectionner quelle inscription au programme conserver en double-cliquant sur la liste. L'inscription au programme écartée notera le participant fusionné avec un statut retiré. Aucune action financière n'est prise sur le programme retiré par le système.
Produits, Billets & Abonnements : Les produits, billets et abonnements ne créent pas de conflits systémiques. En tant que tels, vous ne les verrez jamais listés comme éléments de conflit pendant une fusion. Cependant, une fusion peut résulter en un participant ayant acheté plusieurs instances du même article. Dans ces cas, vous voudrez examiner les factures passées pour vous assurer qu'elles sont correctes. Aucune action financière n'est prise par le système sur les achats d'articles en double.

Fusionner deux participants ensemble résultera en la persistance du participant de base tandis que le profil secondaire est retiré du système. Pendant le processus de fusion, vous aurez sélectionné les données que vous souhaitez conserver. Les données qui étaient surlignées en vert auront été sauvegardées et seront maintenant présentes dans le profil du participant. Les données qui étaient surlignées en rouge auront été écartées.

Pour les informations qui n'ont pas été présentées comme un conflit, le système aura fusionné ces informations comme indiqué ci-dessus dans la section Comment les Données Fusionnent.

Si les listes de participants provenaient de deux comptes membres différents, alors le profil restant sera accessible aux deux membres. Veuillez consulter notre section Changer la Propriété du Profil Participant ci-dessus pour mettre à jour l'accès des membres au profil si nécessaire.

Dans le cas où des profils en double existent, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Fusion de Participants pour combiner les deux profils. Une fois que vous l'avez fait, vous voudrez naviguer vers le profil du participant résultant et examiner sa propriété de profil (voir Changer la Propriété du Profil Participant) pour vous assurer qu'ils sont accessibles par tous les comptes qui devraient avoir accès.

Dans le cas où des profils en double existent dans votre système sur différents comptes membres, vous devrez connecter les deux comptes aux deux profils participants. Cela peut être fait en utilisant Changer la Propriété du Profil Participant. Cette connexion peut ensuite être rompue si/quand nécessaire. Après avoir connecté les deux comptes membres aux deux instances de profil, vous pouvez ensuite procéder comme indiqué dans le cas ci-dessous Profils en Double sur le Même Compte.

• Sélectionnez votre profil principal
• Renommez votre ou vos profil(s) secondaire(s)
• Supprimez toutes les instances de facture du ou des profil(s) secondaire(s)
• Supprimez le ou les profil(s) secondaire(s)

Pour supprimer un profil en double, vous devrez d'abord déterminer quel profil vous souhaitez conserver et lequel vous souhaitez jeter. Celui à conserver sera appelé le profil principal. Celui à supprimer sera appelé le profil secondaire. Généralement, le profil principal sera celui avec le plus de données attachées - plus d'inscriptions, plus d'évaluations, etc.

Avec le profil secondaire choisi, vous voudrez renommer le profil. Nous recommandons d'ajouter [DOUBLON] à la fin du nom et de cliquer sur Mettre à Jour pour sauvegarder les changements. Cela fait, ils sont maintenant faciles à identifier sur les factures. L'étape suivante consiste à les retirer de toutes les factures. Pour cela, naviguez vers Comptabilité > Factures et recherchez le doublon en utilisant le filtre Participant.

Pour chaque facture listée, sélectionnez pour Modifier la facture. Vous devrez ensuite examiner les listes dans la section Détails de la Facture pour vous assurer qu'il n'y a pas d'instances du profil en double. Cela inclut les listes de programmes, produits, billets et abonnements. Ce processus peut invoquer un remboursement, car il se peut que les deux profils aient acheté le même article. Assurez-vous de cliquer sur Publier pour sauvegarder ces changements.

Une fois que toutes les factures ont été débarrassées du profil en double, vous pouvez alors naviguer vers Personnes & Comptes > Comptes Membres pour entrer dans le compte membre associé au participant. De là, sélectionnez le menu Participants et sélectionnez l'icône Supprimer pour supprimer la liste en double.