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La fonction de facturation par lot permet aux administrateurs de modifier des factures existantes ou d'en générer des nouvelles. L'utilisation de cette fonction peut avoir des conséquences majeures, il est donc recommandé de bien la comprendre avant.
L’accès à la page Factures se fait en navigant au Comptabilité > Factures > Édition de facture par lot. Vous serez autorisé à y accéder si vous avez les permissions suivantes : Admin, Modifier des factures, Visualiser les factures.
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Accès et filtres
- Naviguer à la page Comptabilité > Factures
- Filtrer vos factures pour créer une liste spécifique
- Cliquer Édition de facture par lot
Pour débuter avec l’édition de facture par lot, vous devez commencer par vous rendre à la page Comptabilité > Factures et filtrer la liste de factures. Les filtres que vous utiliserez auront des conséquences importantes sur les résultats de votre édition par lot. Une fois la liste de facture filtrée, cliquer sur le bouton Édition de facture par lot, qui se trouve dans la barre au-dessus de la liste des factures pour démarrer le processus.
Exemple de filtre
La facturation par lot est basé sur les achats précédents afin de trouver tous ceux qui ont acheté le « Produit A » pour ensuite ajouter le « Produit B » ou l’ « Ajustement 1 », etc. Pour cette raison, il est fortement conseillé d’utiliser les filtres Programme et/ou Produits qui se trouvent sur la page Factures. Il est important de considérer que le système visera les articles sur la facture et non la facture elle-même, peu importe les filtres utilisés.
Par exemple, si vous utilisez le filtre par Produit, vous obtiendrez la liste de toutes les factures qui incluent l’achat de ce produit. Vous pouvez ensuite commencer l’édition de facture par Lot et vous pourrez voir le nombre d’achat de ce produit dans la colonne Article(s) filtré(s) pour chaque facture filtrée. Cette information vous permet de bien comprendre la dynamique du filtre. Qu’est-ce qui arrive si vous utilisez des filtres qui ne cible pas un achat passé spécifique?
Filtrer par Saison
Utiliser le filtre « par Saison » trouvera toutes les factures dans lesquels des membres ont achetés des programmes associés à la(les) saison(s) filtrée(s). Ensuite, chaque programme concerné sera compté dans la colonne Article(s) filtré(s). Il faut noter que les factures filtrées pourraient également inclure des Produits/Billets/Abonnement qui ont été associé à une saison à l’aide de l’option: Ce produit offre des rabais saisonniers et / ou des crédits de rachat de bénévolat saisonniers.
Utilisons l’exemple suivant d’un membre qui a inscrit un participant aux activités de la saison Printemps ’25 et qui a 4 articles sur sa facture :
- Printemps Programme enfant – Participant A (lié à la saison Printemps ’25)
- Été Programme enfant – Participant A (lié à la saison Été ’25)
- Frais pour la saison de Printemps – Participant A (lié à la saison Printemps ’25)
- Frais de Club – Participant A (non lié à une saison)
Dans cet exemple, si le filtre utilisé est saison =Printemps ’25, la colonne Article(s) filtré(s) indiquera 2 pour cette facture : Printemps Programme enfant et Frais pour la saison de Printemps.
Quel serait l’effet sur l’option "Ajouter un ajustement par"? : Dans l’exemple précédent, Puisque le filtre utilisé retournait 2 articles pour cette facture, 2 ajustements seraient ajoutés, 1 par article filtré.
Catégorie/Niveau de catégorie
Utiliser les filtres par Catégorie et/ou Niveau de catégorie, aura un effet similaire au filtre par saison. Toutes les factures incluant des programmes liés à ces catégories ou niveaux de catégorie seront ainsi trouvées. L’utilisation de ce filtre a l’avantage d’isoler seulement des programmes puisque les produits ne peuvent leur être associé à des catégories/niveaux de catégorie.
Il faut cependant rester vigilant car un participant pourrait être visé plusieurs fois sur une facture si vous utilisé une option qui ajoute un « ajustement par programme » par exemple.
Quel serait l’effet sur l’option Ajouter un ajustement par? : Un participant inscrit à 2 programmes d’une même catégorie serait visé deux fois par l’option ajouter un ajustement + par article de facture filtré. Dans le cas ou l’option ajouter une ligne personnalisée + Par participant serait utilisé, l’ajout aurait lieux une seule fois.
Dates/Statut de paiement/etc.
L’utilisation de filtres qui ne sont pas directement liés aux programmes et produits a comme effet de considéré tous les articles de la facture comme inclus dans le résultat du filtre. Si vous spécifiez un filtre avec des dates : complété du/au, toutes les factures répondant aux critères seront filtrées et si vous utilisez l’option ajouter un ajustement par article de facture filtré, tous les articles des factures seront ciblés, incluant Programme, Produit, Abonnement et billet.
Édition de facture par lot - Page 1
La première page de l'édition de facture par lot est divisé en deux parties.
Factures filtrées
Du côté gauche, vous trouverez la section factures filtrées qui contient toutes les factures qui répondaient aux critères des filtres utilisés ainsi que le nombre d'items ciblés par facture.
Liste des factures filtrées: Cette liste affiche toutes les factures qui répondaient aux critères des filtres utilisés. Le chiffre à l'extrême droite indique le nombre d'articles visés dans le contexte des options et filtres utilisés.
Exclure les participants Retirer: Cette option vous permets d'ignorer les inscriptions à des programmes dont le participant a déjà été retiré, comme lors d'un abandon. L'option est activée par défault.
Ciblé les items filtrés seulement: Cette option définie si vous désirez ciblé seulement les items qui ont été utilisés pour filtrer les factures. Si vous avez utilisez le programme A pour filtrer les factures, cette options ne ciblera que le programme A pour les autres actions sur les produits/programmes. L'option est activée par défault.
Articles de facture
La section Articles de facture est dans la partie principale de la page. Elle vous permet de sélectionner ce que vous ajouterez à la facture ainsi que certaines options liées à cet(ces) ajout(s). Vous pourriez choisir de faire plus d'un ajout. Les différentes options sont décrites plus bas.
Options du Lot
La section Option du Lot est également situé dans la partie principale de la page. Elle vous permet de nommer le Lot et de gérérer les notes de factures.
Nom du Lot: Le nom donné au lot qui est édité. Vous pourrez l'utiliser pour filtrer vos rapports une fois les changements complétés.
Note de facture: Une note que vous désirez ajouter à toutes les factures qui sont mis à jour par le lot. Par défault la note sera visible à tous; les membres pourront la voir sur leurs factures.
Rendre la note de facture privé: L'option qui permet de cacher aux membres le contenu de la note. Seuls les Administrateurs peuvent voir les notes créées avec cette option.
Options pour les Articles de facture
Lorsque vous définissez le ou les articles que vous ajouterez sur les factures filtrés, vous avez différentes options en fonction de votre choix d'article.
Produit/Programme/Abonnement
L'option Produit/Programme/Abonnement vous permet d'ajouter un article de ces types aux factures et vous offrira les options suivantes:
Choisir Produit/Programme/Abonnement: Trouver l'article en commençant par entrer les premières lettres de son nom et en le sélectionnant dans la liste de suggestion.
Prix: Le prix à charger pour le produit. Il est important de comprendre que le prix que vous inscrivez ici sera le prix de l'item. Si vous entrez un prix inférieur au prix utilisé sur la définition de l'article, le prix entré ici sera affiché comme le prix de l'item et non le prix usuel avec un ajustement. Exemple: si vous ajoutez un frais défini à 15$ et que vous entrez le prix à 10$, il apparaîtra à 10$ et non à 15$ barré avec le rabais dessous.
Ajouter un article par: Choisir s'il y a un ajout par item ciblé ou un ajout par participant.
Ajustement
L'option Ajustements vous permet d'ajouter un ajustement aux articles ciblés et vous offrira les options suivantes:
Titre de l'ajustement: Inscrire le nom/titre de votre Ajustement. Il apparaîtra sur la facture et sera utile pour signifier la raison de l'ajustement. Ce titre sera visible pour les administrateurs et les membres.
Prix: Le prix sera la valeur de l'ajustement. Il peut s'agir de la valeur d'un rabais, du prix totale, etc en fonction de l'option choisie pour le champs: Mode de définition du prix.
Mode de définition du prix: Permet au système d'interprété la valeur inscrite dans le champs prix.
Appliquer cet ajustement uniquement au produit correspondant: Permet de cibler quels articles filtrés de la factures seront affectés par l'ajustements.
Ligne personnalisée
L'option Ligne personnalisée vous permet d'ajouter une Ligne personnalisée aux factures filtrées et vous offrira les options suivantes:
Titre de la ligne personalisée: Inscrire le nom/titre de la ligne personalisée. Ce titre sera visible pour les administrateurs et les membres.
Ajouter une ligne personalisée par: Choisir s'il y a un ajout par article ciblé, par participant ou par compte de membre.
Prix: Le prix sera la valeur de la ligne qui sera ajouté à la facture. Si la ligne doit offrir un rabais, utiliser une valeur négative.
Programme retiré
L'option Programme retiré vous permet retiré les participants d'un programme et, optionnellement, d'ajouter un ajustement au programme ciblé. Les options suivantes sont offertes:
Choisir le programme dont les participants seront retirés: Ce champs permet de chercher et choisir le(s) programme(s) à retirer pour les participants.
Titre de l'ajustement: Inscrire le nom/titre de votre Ajustement. Il apparaîtra sur la facture et sera utile pour signifier la raison de l'ajustement. Ce titre sera visible pour les administrateurs et les membres.
Prix: Le prix sera la valeur de l'ajustement. Il peut s'agir de la valeur d'un rabais, du prix totale, etc. en fonction de l'option choisie pour le champs: Mode de définition du prix.
Mode de définition du prix: Permet au système d'interprété la valeur inscrite dans le champs prix.
Supprimer un Programme/Produit/Abonnement
L'option Supprimer un Programme/Produit/Abonnement vous permet de complètement effacer un article d'une facture. Ce choix vous donnera les options suivantes:
Choisir un Programme/Produit/Abonnement: Ce champs permet de chercher et choisir le(s) articles à supprimer de la facture.
Édition de facture par lot - Page 2
Après avoir défini ce qui doit être ajouté à la facture et cliqué sur SUIVANT, la deuxième page de l'édition de facture par lot sera affichée. Cette page offrira les sections Options de paiement et Factures filtrées.
Factures filtrées
Du côté gauche, vous trouverez la section factures filtrées qui est mise à jour pour montrer le/les article(s) qui sont ajoutés ainsi que les options choisies tels que les notes de fatcures.
Factures mises à jour: Cette section fourni un aperçu des ajouts aux factures.
Articles de factures: Une liste de tous les items qui sont ajoutés aux factures ciblées.
Options de paiement
La section Options de paiement vous permettra de définir comment le paiement/remboursement sera effectué. Nous vous invitons fortement à lire, plus bas, les notes additionnels sur les options de paiements.
Méthode de paiement/remboursement: Spécifié quelle(s) méthode(s) seront employée(s) pour les paiements/remboursements. Les choix sont en fonction des méthodes définies sur votre site.
Prioriser les derniers paiements: Dans le contexte d'un remboursement avec l'option Paiement en attente, cette option permet de déterminer si la somme à rembourser sera appliqué sur les paiements chronologiquement ou à l'inverse. Lorsque coché, les paiements les plus éloignées dans le futur seront ciblés d'abord.
ID de transaction/Code de certificat-cadeau: Spécifié l'identifiant de transaction et ou le code du certificat cadeaux si utilisé dans un contexte de remboursement.
Code d'approbation: Spécifié le code d'approbation pour les paiements de remboursements
Note de transaction: Utilisé ce champs pour ajouter une note au paiement/Remboursement comme tel.
Notes sur les Options de paiement
- Les options de paiement pourraient être limitées en fonction des factures qui sont ciblées. Par exemple, si vous faites des remboursements sur une série de factures qui ont toutes été payées par chèque, l'option carte de crédit ne vous sera pas offerte.
- Quand vous faites des remboursements, vous verrez l'option Paiement en attente. Cette option vous permets d'appliquer la réduction de coût aux paiements en attente avant de remettre l'argent avec une autre méthode. Dans la plus part des cas de remboursements, ce sera la meilleur option à utiliser comme première méthode de remboursements.
- Lorsque vous choisissez une méthode de paiement/remboursements qui ne permettra pas de compléter les transactions de toutes les factures, l'interface vous proposera de choisir une autre méthode. Ce cycle se répétera jusqu'à ce que tous les cas soient couvert et vous pourrez continuer le processus qu'à ce momment. Si vous remboursé des factures dont une partie ont été payée par carte de crédit et l'autre partie par chèque, vous pouvez utilisé Carte de crédit comme première méthode et chèque comme deuxième méthode. Le système tentra d'abord d'effectué le remboursement par carte de crédit, ce qui sera un succès pour les factures payé de cette façon, les autres factures seront automatiquement traité comme un remboursement par chèque. Assurez-vous d'utiliser un ordre de méthode de paiement/remboursement approprié à vos besoins.
Confirmation
Une fois que vous avez complété les étapes précédentes et cliquez SUIVANT sur la page 2, vous serez devant la page de confirmation. Cette page vous permets une dernière révision des changements qui seront effectués. À cette étape vous pourriez aussi choisir d'exclure certaines facture en décochant l'option Inclure cette facture. Une fois les changements vérifiés avec soins, vous pouvez cliquer sur Sauvegarder qui ce trouve tout au bas de la page.
Inclure cette facture: Permet de choisir si une facture sera incluse dans le lot.
Conclusion
Dès que le bouton Sauvegarder est cliqué sur la page de confirmation le processus d'édition par lot est complété. Vous serez maintenant à la page de conclusion qui confirmera la fin du processus et vous donnera accès automatiquement à un rapport des changements en format tableur. Soyez patient, le rapport pourrait prendre quelques instant à générer et télécharger.
Paiements: Les paiements créés avec l'édition par lot seront marqués en attente. Les paiements par carte de crédits seront traités pendant la nuit, vous pourriez donc faire des modifications supplémentaires à ces paiements pendant qu'ils ont le statut en attente.
Remboursements: Les remboursements créés avec l'édition par lot seront marqués Traité. Si vous devez faire les chèques, transfert électroniques ou préparer l'argent comptant, vous pouvez générer un rapport des paiements associés au lot ou le rapport qui est généré à la fin du processus. Pour les remboursements sur carte de crédit, ils seront effectués un par un dès la fin du processus par lot. Le rapport créé à la fin du processus n'incluera pas la date et l'heure du traitement puisque le traitement des remboursements n'aura pas été complété au moment où le rapport est généré.
Remboursements en Lot pour la COVID-19
Plusieurs clubs et organisations doivent effectuer des remboursements à grande échelle en raison de la COVID-19. Pour les clubs qui doivent annuler une qui était sur le point de débuter, un remboursement de 100% des achats liés à cette saison sera nécessaire. Les étapes ci-dessous décrivent la méthodologie la plus simple et rapide pour effectuer ce genre de remboursements. Nous vous suggérons de bien vous faméliariser avec ces étapes et de toujours valider que les actions que vous prennez ont l'effet désiré.
Procédure:
Étape 1
- Naviguer à la page Comptabilité > factures
- Filtrer en utilisant la nouvelle saison. Le champ de filtre par saison se trouve dans la bar de gauche sur cette page, et cliquer sur le bouton FILTRER pour l'appliquer.
- Cliquer sur le bouton Édition de factures par lot dans la bar d'outils
- désactiver l'option "Ne cibler que les articles de factures filtrés" sous la liste de factures à gauche
- Choisir l'option "Ajouter un ajustement" dans la section Actions sur le lot
- Saisir le titre de l'ajustement
- Inscrire 100 dans le champs Prix
- Choisir l'option "Pourcentage de rabais" dans le champs Mode de définition du prix
- Cliquer le bouton Accepter
- Inscrire le Nom du Lot
- Optionnellement, ajouter une note (privé ou publique) aux factures
- Cliquer SUIVANT
Étape 2
- Choisir "Paiements en attente" comme première Méthode de remboursement
- Choisir "Carte de Crédit" comme deuxième Méthode de remboursement (si vous accepter les paiements par cartes en ligne)
- Choisir un mode de remboursement hors ligne si nécessaire
- Cliquer SUIVANT
Remarque : Les paiements en ligne passent par votre compte marchand. Consultez Versements marchands via Uplifter pour connaître les processeurs de paiement offerts et ceux qu’Uplifter prenait en charge auparavant.
Étape 3
- RÉVISER EN DÉTAIL la page de confirmation, particulièrement les changements à effectuer surligner
- Cliquer SAUVEGARDER
Étape 4
- Attendre le téléchargement du rapport en format tableur.
- Réviser les changements et le rapport
Le Résultat: En suivant ces instructions vous aurez filtré les factures pour une nouvelle saison non commencée et remboursé à 100% tous les articles. Ceci inclus tous les programmes, produits, billets et abonnements qui étaient sur ces factures. Si votre saison était débutée ou pour d'autres considérations, vous voudriez probablement rembourser moins de 100%. Dans ces cas. vous pouvez utiliser une autre valeur de rabais ou configurer différement l'option "Ne cibler que les articles de factures filtrés" et les cibles sur l'ajustement lui même.