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Aperçu
L’inscription prioritaire peut être un moyen important d’encourager les participants à revenir dans votre organisme les années suivantes. Vous pouvez configurer l’inscription prioritaire dans votre système Uplifter de plusieurs façons. Les options à votre disposition peuvent dépendre depuis combien de temps vous utilisez Uplifter.
Quelles sont les options?
Selon les données qui existent déjà dans votre système, vous aurez différentes options pour mettre en place l’inscription prioritaire. Assurez-vous de choisir une méthode qui correspond à votre situation actuelle.
Première saison avec Uplifter
Lors de votre première saison avec Uplifter, les options d’inscription prioritaire sont plutôt limitées, surtout parce que le système ne contient pas encore de données historiques sur lesquelles s’appuyer. Les options de configuration suivantes sont donc offertes pour l’inscription prioritaire :
Saisons suivantes avec Uplifter
Les saisons suivantes avec votre système Uplifter offrent des options d’inscription prioritaire plus nombreuses et, souvent, plus fiables. Voici vos options :
- Code d’inscription
- Page masquée
- Liens vers les produits
- Liste d’attente manuelle
- Jetons ou achats antérieurs
- Copie de saison
Code d’inscription
La fonction de code d’inscription se configure rapidement et facilement. Toutefois, rien n’empêche réellement les membres de partager ce code. Il se peut donc que des utilisateurs s’inscrivent à des cours avec un code d’inscription même s’ils ne font pas partie du groupe visé. Cette méthode demeure tout de même très simple pour limiter l’inscription à certains membres.
Configuration
- Dans la page de modification du programme, entrez un mot de passe dans le champ du code d’inscription (registration code) et enregistrez vos changements pour mettre à jour le programme.
- Communiquez le code d’inscription aux membres concernés pour qu’ils puissent terminer leur inscription.
Résultat
Avec cette configuration, tout cours dont le code d’inscription est défini dans la page de configuration du programme exigera ce même code au moment du paiement pour terminer l’inscription. Les programmes qui exigent un code d’inscription sont signalés par une icône de clé dans la page d’inscription.
Page masquée
La méthode de la page masquée se configure rapidement et facilement. Toutefois, elle n’impose aucune véritable restriction. Rien n’empêche donc réellement des utilisateurs d’accéder à la page d’inscription, même s’ils ne font pas partie du groupe prioritaire. Cette méthode peut tout de même être très utile, surtout pour les organismes qui en sont à leur première saison.
Notez qu’il est fortement recommandé de créer une nouvelle page chaque saison. Réutiliser la même page signifie réutiliser la même URL. Des utilisateurs pourraient alors avoir l’URL prioritaire sans qu’elle leur ait été expressément communiquée.
Configuration
- Créez une nouvelle page sur votre site public, à l’endroit voulu
- Décochez l’option Visible To Members (visible par les membres) du paramètre Show In (afficher dans), dans Page Details (détails de la page)
- Faites de votre nouvelle page une page d’inscription et assurez-vous qu’elle est filtrée correctement
- Mettez à jour toutes vos autres pages d’inscription pour vous assurer qu’elles sont filtrées correctement
Pour commencer, vous devez créer une nouvelle page sur votre site public. Pour ce faire, cliquez sur l’option New Page (nouvelle page) dans la barre de menus principale ou dans l’un des sous-menus d’une page existante. Ajoutez ensuite un slug (la fin de l’URL de cette page), puis cliquez sur OK. Votre slug peut être ce que vous voulez. Dans la nouvelle page, cliquez sur Edit Page details (modifier les détails de la page) et assurez-vous que l’option Visible To Members est décochée (désélectionnée) dans la section Show In. Vous pouvez aussi revoir les autres options de Show In selon vos préférences. Réglez ensuite Page Template (modèle de page) à un modèle Registration Full Page (page d’inscription pleine page). Enfin, cliquez sur Save Page (enregistrer la page).
Dans votre nouvelle page d’inscription, cliquez sur l’icône Edit (modifier) à côté du bouton Calendar View (vue calendrier). Dans la fenêtre contextuelle, utilisez les filtres pour que seule votre nouvelle saison prioritaire (ou série de programmes) s’affiche. Cliquez ensuite sur Update (mettre à jour), puis sur Save Page.
Enfin, allez à chacune de vos autres pages d’inscription et assurez-vous qu’elles sont aussi filtrées comme décrit ci-dessus. Dans ces cas-ci, toutefois, vous voudrez les filtrer pour qu’elles affichent toutes les autres saisons ou séries de programmes, sans la liste prioritaire. N’oubliez pas de cliquer sur Save Page après chaque changement.
Consultez notre article Gestion du site web public sur Club 1.0 pour en savoir plus sur la création de pages.
Résultat
Avec cette configuration, votre page d’inscription prioritaire n’est pas visible sur votre site public. Comme elle n’est pas visible, l’utilisateur moyen aura beaucoup de difficulté à la trouver. Les personnes qui ont reçu l’URL de la page peuvent toutefois y accéder. Vous enverrez donc un courriel ou une autre communication contenant cette URL à vos inscrits prioritaires pour qu’ils puissent accéder à la page et s’inscrire en premier.
Comme nous l’avons mentionné, rien ne restreint vraiment l’inscription. Il se peut donc que certains utilisateurs partagent le lien avec des personnes qui ne font pas partie du groupe prioritaire, ce qui leur permet d’accéder à l’inscription plus tôt que prévu.
Liens vers les produits
La méthode des liens vers les produits est très rapide et facile. Toutefois, comme l’option de la page masquée, elle n’impose aucune véritable restriction. Elle consiste entièrement à retirer l’accès général au ou aux programmes, qui restent tout de même accessibles avec la bonne URL.
Configuration
- Filtrez chacune de vos pages d’inscription pour en retirer le ou les programmes actuels
- Obtenez la Program Registration URL (URL d’inscription au programme) de chaque programme concerné
- Envoyez la ou les URL par courriel aux personnes voulues
Pour commencer, filtrez vos pages d’inscription pour en retirer la plus récente série de programmes. Pour ce faire, allez à chacune de vos pages d’inscription, cliquez sur l’icône Edit au-dessus de Calendar View et mettez à jour les filtres appliqués à la page. Cliquez sur Save Page pour conserver les changements.
Une fois vos pages filtrées correctement, allez à Products & Programs > Programs (produits et programmes > programmes) et sélectionnez Edit pour chaque programme concerné. Pour chacun, copiez la Program Registration URL qui se trouve en haut à gauche de la section Program Information (renseignements sur le programme). Vous pouvez ensuite communiquer cette URL par courriel; les utilisateurs pourront suivre l’adresse jusqu’à une page d’accueil propre au programme choisi.
Résultats
Avec cette configuration, vos nouveaux programmes ne sont pas accessibles par la navigation habituelle. L’utilisateur doit plutôt connaître une URL précise pour accéder à la page d’inscription propre au programme. Pour les clubs dont les utilisateurs s’inscrivent à divers programmes, cette méthode n’est peut-être pas la meilleure, puisqu’elle les oblige à aller à la page de chaque programme individuellement. La méthode de la page masquée est alors probablement plus appropriée.
Jetons ou achats antérieurs
La méthode des jetons ou des achats antérieurs repose sur des achats effectués précédemment dans votre système. Elle n’est donc pas possible pour les organismes qui en sont à leur première saison. Toutefois, pour ceux qui peuvent en tirer parti, c’est une méthode efficace et rapide pour mettre en place une priorité.
Configuration
- Allez à Settings > Categories (paramètres > catégories)
- Ajoutez une exigence Participant Product (produit du participant) à chaque niveau de catégorie
- Retirez l’exigence au moment voulu
Pour commencer, vous devez déterminer un article commun qui a été vendu. Il s’agit souvent des frais d’assurance de votre organisme, mais si vous ne vendez pas ce type de frais ou s’ils ne s’appliquent pas de la façon voulue, vous pouvez aussi créer un « jeton ». Un jeton est un abonnement obligatoire de 0 $ qui peut être configuré pour s’appliquer dans des circonstances plus larges que de véritables frais. Les jetons doivent être créés et ajoutés à l’avance (ou ajoutés rétroactivement au moyen de la fonction Facturation par lot sur Club 1.0) et peuvent ensuite servir à repérer les anciens participants qui devraient maintenant avoir la priorité.
Une fois l’article choisi, vous pouvez ajouter les exigences à vos niveaux de catégorie dans Settings > Categories. Les exigences de vos niveaux de catégorie s’appliquent ensuite en cascade à tous vos programmes. Pour ajouter une exigence, suivez ces étapes :
- Cliquez sur Tools (outils)
à côté du niveau de catégorie
- Sélectionnez Add Requirement Group (ajouter un groupe d’exigences)
- Cliquez sur Tools
- Sélectionnez Add Requirement (ajouter une exigence)
- Réglez Type à Participant Product
- Réglez la valeur au produit que vous avez choisi
- Cliquez sur Add Requirement
- Cliquez sur Tools
- Sélectionnez Edit Requirement Group (modifier le groupe d’exigences)
- Réglez la rigueur (strictness) à Prevent Add To Cart (empêcher l’ajout au panier)
- Réglez le nombre (count) à All (toutes)
- Cliquez sur Update Group (mettre à jour le groupe)
Consultez notre article Catégories sur Club 1.0 pour en savoir plus sur l’ajout d’exigences et de restrictions dans votre système.
Notez que si vos niveaux de catégorie comportent déjà des exigences, vous devrez réfléchir à la façon dont elles se combineront et interagiront. En cas de doute, n’hésitez pas à communiquer avec le soutien Uplifter. Une fois votre premier niveau de catégorie configuré avec ses exigences, vous pouvez cliquer sur Tools à côté du niveau de catégorie et sélectionner Copy Requirement Group (copier le groupe d’exigences). Passez ensuite au niveau de catégorie suivant, cliquez sur l’icône Tools
à côté du nom du niveau de catégorie et sélectionnez Paste Requirement Group (coller le groupe d’exigences).
Une fois ce processus terminé, vous pourrez ouvrir vos inscriptions quand vous le voudrez. Lorsque vous serez prêt à lever ces restrictions, vous devrez les retirer manuellement des niveaux de catégorie en retournant à Settings > Categories et en cliquant sur l’icône Tools à côté de chaque groupe. En sélectionnant ensuite Remove Requirement Group (retirer le groupe d’exigences), vous permettrez tous les types d’inscription.
Résultats
Cette configuration crée une barrière très solide et stricte entre les personnes qui peuvent s’inscrire et celles qui ne le peuvent pas. Les utilisateurs qui ont déjà acheté l’article exigé termineront leur inscription sans problème. Toutefois, ceux qui n’ont pas acheté l’article choisi recevront un avertissement du système leur indiquant qu’ils ne peuvent pas ajouter cet article à leur panier.
Liste d’attente manuelle
La liste d’attente manuelle est l’option qui demande le plus de travail. Elle a toutefois l’avantage de vous donner une maîtrise complète de qui s’inscrit et à quel programme. Cette méthode n’est généralement pas viable pour les grands clubs, mais pour les nouveaux organismes dont les groupes sont restreints, elle peut être une excellente option.
Notez que cette option exige que les profils des participants existent dans votre système. Les nouveaux clubs peuvent ajouter eux-mêmes ces profils dans le système ou inviter leurs utilisateurs à créer un compte dans le nouveau système. Consultez notre article Aperçu des comptes membres sur Club 1.0 pour en savoir plus sur la création ou l’importation de membres et de participants dans votre système.
Configuration
- Pour chaque programme de votre système dont vous voulez contrôler les inscriptions :
- Réglez le programme au statut Beta
- Ouvrez la page d’affichage du programme
- Ajoutez à la liste d’attente du programme chaque participant à qui vous voulez accorder la priorité
- Réglez le programme au statut Public au moment voulu
Pour cette configuration, assurez-vous que les profils de vos participants existent dans le système. Une fois que c’est confirmé, allez à Products & Programs > Programs pour voir la liste de vos programmes. Pour chaque programme qui compte des inscrits prioritaires, cliquez sur View (afficher). Dans la page d’affichage du programme, utilisez l’option Add Participant (ajouter un participant) pour ajouter les participants voulus à la liste d’attente.
Une fois la liste d’attente de vos programmes complétée, vous pouvez régler ceux-ci au statut Public. Une fois publics, les programmes seront offerts au public à leur date de début des inscriptions (Registration Start Date). Toutefois, le système donnera la priorité aux personnes inscrites sur la liste d’attente avant que les utilisateurs ordinaires puissent y accéder.
Pour cela, vos notifications de liste d’attente doivent être activées. Vous pouvez les activer dans Settings > Global Settings > Notifications & Messages > Waitlists (paramètres > paramètres généraux > notifications et messages > listes d’attente).
Consultez notre article Programmes sur Club 1.0 pour en savoir plus sur l’utilisation des programmes et des listes de groupe.
Résultat
Copie de saison
La copie de saison est l’une des solutions les plus rapides. Elle exige toutefois qu’une saison antérieure existe dans le système. Elle n’est donc pas offerte aux organismes qui en sont à leur première saison. De plus, ce processus place vos participants dans le même programme que la saison précédente, ce qui ne convient pas nécessairement à tous les organismes.
Configuration
- Allez à Products & Programs > Seasons (produits et programmes > saisons)
- Sélectionnez la saison que vous voulez dupliquer
- Cliquez sur Copy (copier)
- Mettez à jour vos paramètres au besoin
- Cochez (activez) Enable Priority Registration (activer l’inscription prioritaire)
- Définissez la date d’expiration de la priorité voulue
- Procédez à la copie de votre saison
Pour commencer, allez à Products & Programs > Seasons. Sélectionnez la saison à copier dans la liste déroulante. Une fois la saison sélectionnée, cliquez sur l’icône Copy. Dans la fenêtre contextuelle de copie de saison, sélectionnez la méthode de copie et les paramètres voulus. Pendant ce processus, assurez-vous de cocher (sélectionner) le paramètre Enable Priority Registration. Procédez ensuite à la copie de votre saison comme vous le souhaitez.
Consultez notre article Saisons sur Club 1.0 pour en savoir plus sur la copie de saison.
Résultat
Une fois votre saison copiée, vous constaterez que vos programmes ont déjà un grand nombre (ou la totalité) de leurs places occupées. Il ne s’agit toutefois pas d’un statut officiel Registered (inscrit), mais d’un statut prioritaire obtenu seulement au moyen de ce processus. Ce statut prioritaire fonctionne à peu près comme le statut de liste d’attente : il occupe une place et doit être accepté ou refusé. S’il est refusé, la place s’ouvre aux inscriptions ordinaires. Chaque participant qui a obtenu ce statut a jusqu’à la date que vous avez précisée pendant la copie de saison.
Ajuster manuellement les listes d’attente prioritaires
Si vous avez choisi l’option Copie de saison ou Liste d’attente manuelle, vous pouvez ajuster manuellement les listes d’attente prioritaires.
Modifier l’heure d’expiration de la priorité
- Allez à Products & Programs > Programs
- Cliquez sur View (afficher)
- Cliquez sur Edit dans le champ Priority Registration Time (heure de l’inscription prioritaire)
- Mettez à jour la date au besoin
- Cliquez sur Accept (accepter)
Pour mettre à jour l’heure d’expiration de la priorité d’un seul programme, allez à Products & Programs > Programs et sélectionnez View pour le programme visé. Utilisez ensuite l’icône Edit à côté du champ Priority Registration Time et sélectionnez la nouvelle heure voulue. Cliquez sur Accept pour enregistrer le changement. Ce changement s’applique à tous les inscrits prioritaires de ce programme.
Ajouter un participant à la liste d’attente prioritaire
- Allez à Products & Programs > Programs
- Cliquez sur View
- Cliquez sur Add Participant (ajouter un participant)
- Trouvez et sélectionnez votre participant
- Sélectionnez le statut Waitlisted (sur la liste d’attente)
- Cliquez sur Accept
- Sélectionnez l’onglet Waitlist (liste d’attente)
- Activez ou désactivez le statut prioritaire de la personne sur la liste d’attente
Pour ajouter un nouveau participant à la liste d’inscription prioritaire d’un programme, allez à Products & Programs > Programs et sélectionnez View pour le programme visé. Utilisez ensuite l’option Add Participant pour trouver et ajouter le participant voulu. Sélectionnez Waitlist comme statut, puis cliquez sur Accept. Allez à l’onglet Waitlist et activez le statut Priority Registration (inscription prioritaire) du participant.
Activer ou désactiver le statut d’inscription prioritaire
- Allez à Products & Programs > Programs
- Cliquez sur View
- Sélectionnez l’onglet Waitlist
- Activez ou désactivez le statut prioritaire de la personne sur la liste d’attente
Pour activer ou désactiver le statut de liste d’attente prioritaire d’un participant, allez à Products & Programs > Programs et sélectionnez View pour le programme visé. Allez ensuite à l’onglet Waitlist et activez ou désactivez le statut Priority Registration du participant, au besoin.