Consignez les cours réussis qui ne vous parviennent pas par une intégration API : importez-les en lot à partir d’un fichier CSV, ajoutez-en un à partir du profil d’une personne, ou constituez le fichier CSV à partir d’un rapport du Casier de l’Association canadienne des entraîneurs.
Cet article s’adresse aux administrateurs d’organismes nationaux de sport (ONS) et d’organismes provinciaux ou territoriaux de sport (OPTS) qui suivent les certifications des entraîneurs, des officiels ou des athlètes dans le module de suivi des certifications (CTS). Lorsqu’un cours est offert par un tiers qui n’est pas relié à Uplifter par une API, les réussites ne vous parviennent pas d’elles-mêmes. Vous les consignez vous-même : en lot à partir d’un fichier CSV, ou une personne à la fois à partir de son profil. Si vos dossiers de cours se trouvent dans le Casier de l’Association canadienne des entraîneurs (ACE), la dernière section montre comment en tirer un rapport qui correspond au modèle d’importation.
Pour qui : Les administrateurs d’ONS et d’OPTS ayant accès au tableau de bord administrateur et à la gestion des certifications.
Où dans Uplifter : Tableau de bord administrateur → Événements → Importer des dossiers de cours pour une importation en lot ; le profil d’un utilisateur → Inscriptions pour une seule personne.
Durée : Environ dix minutes pour une importation en lot une fois le fichier CSV prêt, et deux minutes par personne pour un dossier manuel.
Avant de commencer
- Le type de cours doit déjà exister dans Uplifter. Chaque cours externe a besoin d’un type de cours équivalent dans la gestion des certifications. Voir Create a certification course type (en anglais).
- L’ID de cours externe doit être lié à ce type de cours. Il s’agit de l’identifiant que le système tiers utilise pour le cours ; une fois configuré, il apparaît dans la colonne Intégrations de la gestion des certifications. Si vous n’êtes pas certain que ce lien existe, demandez à votre gestionnaire de compte avant d’importer.
- Pour une importation en lot, réunissez trois valeurs par personne : un identifiant unique de personne (généralement le numéro du PNCE pour les cours d’entraîneur, ou un autre identifiant convenu avec votre gestionnaire de compte lors de la configuration, comme un numéro de membre), l’ID de cours externe et la date de réussite.
- Le fichier d’importation doit être au format CSV. Les fichiers Excel et Google Sheets ne sont pas acceptés ; enregistrez-les ou exportez-les d’abord en CSV.
Étapes rapides
- Dans le tableau de bord administrateur, ouvrez Événements et sélectionnez Importer des dossiers de cours.
- Choisissez le groupe de types de cours qui contient votre cours.
- Dans Importer les dossiers depuis, choisissez le système tiers d’où proviennent les dossiers.
- Sélectionnez Exemple de modèle et remplissez-le : une ligne par personne avec l’identifiant unique de personne, l’ID de type de cours du système externe et la date de réussite.
- Enregistrez le fichier en CSV, sélectionnez Sélectionner un fichier, choisissez-le, puis sélectionnez Téléverser le CSV.
- Pour consigner une seule réussite, ouvrez plutôt le profil de la personne, faites défiler jusqu’à Inscriptions et inscrivez-la à l’événement du cours avec la date de réussite.
Importer des dossiers de cours en lot
Utilisez cette méthode chaque fois que vous avez une liste de personnes ayant réussi un cours, p. ex. une fois par semaine ou une fois par mois. Le même cours peut être importé aussi souvent que nécessaire.
Ouvrir l’outil d’importation
Dans le tableau de bord administrateur, ouvrez le menu Événements et sélectionnez Importer des dossiers de cours, à gauche de Créer un nouvel événement.
Choisir le groupe de cours et le système source
Dans la fenêtre Importer des dossiers de cours, choisissez le groupe de types de cours sous lequel votre cours est enregistré. Ensuite, dans Importer les dossiers depuis, choisissez le système tiers d’où proviennent les dossiers, comme l’ACE. En cas de doute sur le groupe à choisir, demandez à votre gestionnaire de compte.
Remplir le modèle et le téléverser
Sélectionnez Exemple de modèle pour ouvrir le modèle d’importation. Il compte trois colonnes, toutes trois obligatoires pour chaque ligne.
| Colonne | Quoi inscrire |
|---|---|
| Unique Person ID | L’identifiant qui associe la personne à son profil Uplifter. Généralement le numéro du PNCE pour les cours d’entraîneur, ou l’identifiant convenu avec votre gestionnaire de compte lors de la configuration, comme un numéro de membre. |
| External System Course Type ID | L’ID du cours dans le système tiers. Voir Trouver l’ID du cours ci-dessous. |
| Completion Date | La date à laquelle la personne a réussi le cours, dans le format indiqué dans l’en-tête du modèle (AAAA/MM/JJ). |
Une fois toutes les lignes remplies, enregistrez le fichier en CSV. De retour dans la fenêtre Importer des dossiers de cours, sélectionnez Sélectionner un fichier, choisissez votre CSV, puis sélectionnez Téléverser le CSV.
Trouver l’ID du cours
Dans le tableau de bord administrateur, ouvrez Gestion des certifications et restez dans l’onglet Type. Tapez le nom du cours dans la barre de recherche. L’ID du cours est le numéro affiché dans la colonne Intégrations, après le nom du système tiers.
Pas l’ID de la première colonne. La colonne ID à gauche est le numéro attribué par Uplifter au type de cours. L’importation exige l’ID externe de la colonne Intégrations. Si cette colonne est vide pour votre cours, l’ID externe n’a pas encore été lié ; demandez à votre gestionnaire de compte.
Importer un dossier de cours pour une seule personne
- Dans le tableau de bord administrateur, ouvrez le menu des personnes ou des profils et cherchez la personne par son nom ou son adresse courriel.
- Ouvrez les détails de son profil et faites défiler jusqu’à la section Inscriptions.
- Dans le champ Inscrire à un autre, tapez le nom de l’événement lié à votre type de cours et choisissez-le dans la liste.
- Choisissez la catégorie d’inscription, entrez la date d’obtention ou de réussite, puis sélectionnez Inscrire.
Uplifter crée une inscription hôte et un dossier de cours portant la date de réussite que vous avez entrée. Les deux apparaissent aussitôt dans le profil, le dossier de cours dans la section Dossiers de cours.
Ni commande, ni frais, ni décharges. Une inscription manuelle ne crée pas de commande, ne facture pas la personne et ne génère pas de décharges. Réservez-la aux ajustements de dossier qui n’exigent ni paiement ni collecte de décharges.
Constituer le CSV à partir d’un rapport du Casier de l’ACE
Si les dossiers de cours de vos entraîneurs se trouvent dans le Casier de l’Association canadienne des entraîneurs, son rapport détaillé contient déjà les trois valeurs dont l’importation a besoin. Téléchargez-le, puis copiez les colonnes dans le modèle d’importation.
- Dans le Casier, ouvrez Rapports à partir de l’en-tête du site.
- Choisissez le type de rapport, p. ex. Multisport. Utilisez les filtres du haut (1) pour le limiter à certains modules ou à une période.
- Sélectionnez l’onglet Détail (2).
- Sélectionnez Télécharger (3).
Parmi ses colonnes, le rapport détaillé comprend les trois dont vous avez besoin :
| Colonne du Casier | Colonne du modèle d’importation |
|---|---|
| ModuleId | External System Course Type ID |
| NCCP# | Unique Person ID |
| Last Achieved | Completion Date |
Copiez ces colonnes dans le modèle, enregistrez-le en CSV et téléversez-le comme décrit plus haut. Avant votre première importation, confirmez avec votre gestionnaire de compte que chaque ID de module du rapport est lié au type de cours correspondant dans Uplifter.
Ce qui se passe après l’importation
Pour chaque ligne du CSV, Uplifter crée une inscription et un dossier de cours réussi, étiqueté importé, dans le profil correspondant. Si la date de réussite satisfait aux critères d’une exigence d’adhésion, cette exigence passe automatiquement à complété ; il n’y a rien d’autre à faire pour le membre.
Vos prochaines étapes
- Ouvrez deux ou trois des profils importés et vérifiez que la section Dossiers de cours affiche le cours avec la bonne date de réussite.
- Décidez à quelle fréquence vous répéterez l’importation, chaque semaine ou chaque mois, et qui s’en charge.
- Pour comprendre ce que le module suit et comment les exigences sont construites, lisez Qu'est-ce que le suivi des accréditations et comment l'utiliser ?.