Clubs d'athlétisme : Comment configurer le(s) processus d'inscription de votre club ?

INFORMATIONS IMPORTANTES
 

1. CRÉER UN PROCESSUS/FORMULAIRE D’INSCRIPTION 
   1.1. Qu’est-ce qu’un processus d’inscription ?
   1.2. Création d’un nouveau processus/formulaire
    
2. CRÉER/ACTIVER UN COMPTE DE PROCESSEUR DE PAIEMENT
    
3. CONFIGURER VOTRE PROCESSUS/FORMULAIRE D’INSCRIPTION
   3.1. Informations générales
   3.2. Dates
   3.3. Personnalisation du courriel de confirmation
    
4. CONFIGURER LA PAGE D'ACCUEIL DU PROCESSUS/FORMULAIRE D'INSCRIPTION
   4.1. Contenu principal
   4.2. Coordonnées du club
   4.3. Style personnalisé 
    
5. CRÉER VOTRE OFFRE DE SERVICES / D’INSCRIPTION 
   5.1. Créer une ou des catégories
   5.2. Appliquer une règle pour définir les adhésions nécessaires 
          5.2.1. Choses importantes à savoir sur les règles d’adhésion
          5.2.2. Comment exiger une adhésion
   5.3. Collecter des informations additionnelles (facultatif)
   5.4. Ajouter des documents à signer (facultatif) 
   5.5. Tester les inscriptions
6. SOUMETTRE POUR REVUE
7. ACCORD DE CONFIGURATION ET FRAIS

INFORMATIONS IMPORTANTES

• AthleticsReg est la plateforme de gestion des adhésions d’Athlétisme Canada, fourni par Interpodia. Vous pouvez suivre les étapes dans ce guide pour mettre en place votre tableau de bord de club afin d’ouvrir les inscriptions de vos athlètes, entraîneurs, officiels, et autres membres!
• Votre tableau de bord peut déjà exister pour la saison en cours, mais s’il est toujours en statut “en cours de configuration”, alors veuillez suivre les étapes de configuration listées ci-dessous.
• Les clubs sont encouragés à travailler sur la configuration de leur processus d’inscription au moins 3 semaines avant la date d’ouverture des inscriptions nécessaires pour le ou les programmes concernés.
• En plus d'éliminer toutes les étapes de facturation et de suivi/gestion des adhésions provinciale, l'utilisation de la plateforme en option A permet aux participants de compléter leurs inscriptions aux 3 niveaux en un seul processus :
  • Inscription aux activités du club;
  • Adhésion provinciale (ec : Athlétisme Québec);
  • Adhésion à Athlétisme Canada.  

1. CRÉER UN PROCESSUS/FORMULAIRE D’INSCRIPTION

1.1. Qu’est-ce qu’un processus d’inscription ?

Un processus d'inscription peut correspondre à un type d'activité, une saison ou une catégorie d'offre de services. Vous pourrez ensuite ajouter dans un processus, des catégories. Par exemple :

1.2. Création d’un nouveau processus/formulaire

Il existe deux manières de mettre en place un nouveau processus (formulaire) d’inscription :

• À partir de zéro (si vous n’avez jamais mis en place le type de formulaire nécessaire) : suivez notre guide Comment créer un nouveau processus d'inscription
• En clonant un processus existant (pour réutiliser et mettre à jour des formulaires des sessions/saisons passées) : Consultez notre guide Comment cloner un processus d'inscription

2. CRÉER/ACTIVER UN COMPTE DE PROCESSEUR DE PAIEMENT

Pour utiliser la plateforme en OPTION A et ainsi recevoir directement les frais associés à vos programmes, la mise en place d’un compte de processeur de paiements est obligatoire. Veuillez contacter info@athleticsreg.ca pour plus d’informations.

3. CONFIGURER VOTRE PROCESSUS/FORMULAIRE D’INSCRIPTION

Attention, avant de configurer votre processus d’inscription, vous devez d’abord l’avoir créé, voir étape 1.

3.1. Informations générales

Sous l’onglet Tableau de bord - Accueil, passez en revue la section ‘finance et comptabilité’ pour vérifiez les informations suivantes : 

• Nom du compte de processeur de paiement _{(en cas de doute, contactez info@athleticsreg.ca)}
• Frais de service applicables
• Structure des frais de service
• Structure des taxes
• Taxes applicables (sur prix d'inscription)

Sous l'onglet Référencement:

• Accédez à la section Détails de votre page d’inscription, et vérifiez :
  • Nom
  • URL
  • Adresse
  • Catégories
• Accédez à la section Liens réseaux sociaux et ajoutez les liens vers les réseaux sociaux de votre organisation (ils s'afficheront sous le bouton d'inscription sur la page d'accueil)

3.2. Dates 

Sous l'onglet Configuration, accédez au sous-onglet Synthèse et passez en revue les éléments suivants :

• Dates d'ouverture/fermeture des inscriptions (toutes catégories confondues) - Vous pouvez les ajuster selon vos besoins.
• Dates de début/fin de l'événement - Vous pouvez les ajuster selon vos besoins.

3.3. Personnalisation du courriel de confirmation

Sous l'onglet Configuration, accédez au sous-onglet Contenu et modifiez la section dédiée au Courriel de confirmation :

^{Note : cette étape peut être réalisée ultérieurement, une fois l’offre de service et les options supplémentaires (le cas échéant) mises en place.} 

4. CONFIGURER LA PAGE D'ACCUEIL DU PROCESSUS/FORMULAIRE D'INSCRIPTION

4.1. Contenu principal 

Sous l'onglet Configuration, accédez au sous-onglet Contenu et modifiez la section Description de la page d'inscription :

Ces informations seront visibles sur la page d’accueil de votre processus/formulaire d’inscription _{(voir exemple ci-dessous)}, et vous permettront de mettre en avant les informations importantes à communiquer à vos membres/participants avant qu’ils ne commencent à s’inscrire à vos activités de club.

4.2. Coordonnées du club

Sous l'onglet Configuration, accédez au sous-onglet Contact et ajoutez les coordonnées de votre club

Ces informations seront disponibles sur la page d’accueil du club pour permettre à vos membres ou participants de vous contacter facilement au besoin _{(voir exemple ci-dessous)}

4.3. Style personnalisé 

Sous l'onglet Configuration, accédez au sous-onglet Style pour ajuster les éléments suivants :

• Couleur du thème (couleur du bouton)
• Configurer les informations à afficher par défaut : Date / Logo / Adresse / Carte.
• Changer le nom des boutons d'inscription
• Mettre à jour les images : Logo / Arrière-plan

5. CRÉER VOTRE OFFRE DE SERVICES / D’INSCRIPTION

Pour créer une option d'inscription, suivez les cinq (5) étapes ci-dessous :

5.1.  Créer une ou des catégories

Sous l'onglet Configuration, accédez au sous-onglet Catégories et créez une catégorie :

Chaque catégorie inclut, à minima, son nom et son coût (prix), et peut également inclure des options supplémentaires (description, restriction d’âge…). Pour en savoir plus, cliquez ici.

5.2. Appliquer une règle pour définir les adhésions nécessaires

5.2.1. Choses importantes à savoir sur les règles d’adhésion

• Les règles sont obligatoires sur tous les programmes et activités de club.

• Une règle dicte quelle adhésion provinciale doit être détenue par le participant.
• Il est de la responsabilité du club de s'assurer que les bonnes adhésions sont exigées pour chaque catégorie. Si vous avez besoin d'aide technique, contactez info@athleticsreg.ca. Si vous voulez vous assurer d’exiger les bonnes adhésions pour chaque catégorie, contactez votre agent de développement régional ou votre organisation provinciale. 

5.2.2. Comment exiger une adhésion 

Sous l'onglet Configuration, accédez au sous-onglet Règles

Vous pouvez exiger une adhésion en appliquant une règle à toutes vos catégories de façon uniforme  (sélectionnez Règles d'inscription pour toutes les catégories) ou, vous pouvez plutôt exiger une adhésion différente pour chaque catégorie (sélectionnez Règles par catégorie).

1. Cliquez sur Ajouter une règle (bouton vert). 
2. Cliquez sur Adhésion. Sous « Organisation » (Organisation provinciale), 
3. Sélectionnez votre organisation provinciale. Remarque : si le nom de votre organisation provinciale n'est pas disponible, veuillez contacter info@athleticsreg.ca
4. Sous « Type d’adhésion », sélectionnez la ou les adhésions nécessaires pour participer à la ou les catégories concernées. Vous pouvez désélectionner, au besoin.
5. Cliquez sur Sauvegarder. 

^{(Cliquez sur le bouton Actions pour modifier une règle existante.)}

5.3. Collecter des informations additionnelles (facultatif)

Afin de collecter des informations supplémentaires sur vos membres, vous pouvez créer des questions additionnelles depuis l'onglet Configuration, sous-onglet Informations à collecter. Un groupe de question peut être associé à toutes les catégories ou à des catégories spécifiques _{(vous pouvez sélectionner l'option d'affichage lors de la création d'un nouveau groupe de question - c-a-d un nouveau ‘formulaire’)}.

En savoir plus: Comment créer et mettre à jour un formulaire d'inscription ?

5.4.  Ajouter des documents à signer (facultatif)

Afin de collecter des signatures de documents numériques, créez des documents à signer (ex : Acceptations de responsabilité, Conditions d’inscription, Politique de remboursements…) depuis l'onglet Configuration, sous-onglet Documents obligatoire à signer. Les documents peuvent être associés à toutes les catégories ou à des catégories spécifiques (vous pouvez sélectionner l'option d'affichage lors de la création d'un nouveau document).

En savoir plus: Comment ajouter-mettre à jour des documents pour signature en ligne (renonciation / politique / code de conduite) dans mon processus d'inscription ?

5.5.  Tester les inscriptions

• Au moment de l'exécution des inscriptions « tests », assurez-vous que votre panier est vide
• Ne cliquez pas sur le bouton Soumettre et compléter.
• Si vous cliquez accidentellement sur le bouton Soumettre et compléter, assurez-vous que toutes les inscriptions « tests » sont supprimées.

6. SOUMETTRE POUR REVUE

Une fois que vous êtes satisfait de votre configuration, cliquez sur le bouton vert ‘soumettre pour revue’ présent dans le bandeau jaune, en haut à droite de votre tableau de bord. L’équipe support AthleticsReg passera en revue votre configuration, fera un suivi de confirmation, et vous enverra un courriel une fois la configuration finale approuvée _{(veuillez compter 3 à 5 jours ouvrables pour le processus de revue)}. 

7. ACCORD DE CONFIGURATION ET FRAIS

Tous les clubs devront signer un accord de configuration (résumé de la configuration et des frais applicables associés). Cet accord assure la conformité des options de configuration, et que le club a confirmé les frais applicables sur ses inscriptions. 

 Ces étapes devraient vous guider dans la configuration et la personnalisation de votre processus d'inscription. Pour toute assistance supplémentaire, n'hésitez pas à contacter info@athleticsreg.ca.