Gérez les brevets de cavalier de Cheval Québec sur HorseReg. Le centre d’examen soumet le relevé d’examens et paie les frais d’émission; Cheval Québec vérifie la demande, importe les historiques de formation et crée les fiches brevets.
- Il y a deux parties. Le centre d’examen soumet le relevé d’examens et paie les frais d’émission en ligne. Cheval Québec vérifie ensuite la demande et importe les résultats.
- Il faut le numéro Cheval Québec de chacun. Le centre d’examen a besoin du numéro Cheval Québec de l’instructeur, de l’examinateur et de chaque candidat.
- Importez dans l’ordre. Cheval Québec importe d’abord les historiques de formation, puis crée les fiches brevets.
- Les fiches brevets s’importent un type de brevet à la fois. Utilisez un fichier d’importation par type.
- Les captures d’écran peuvent montrer une version antérieure des écrans. Les étapes décrivent les écrans actuels.
Gérez les brevets de cavalier de Cheval Québec sur HorseReg : le centre d’examen soumet le relevé d’examens et paie, puis Cheval Québec vérifie la demande et importe les résultats.
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Réunir les informations
Ayez sous la main les informations sur l’établissement, l’instructeur, l’examinateur et les candidats; elles sont énumérées plus bas, sous Ce dont le centre d’examen a besoin.
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Ouvrir le formulaire
Ouvrez le formulaire en ligne de relevé d’examens de brevet de cavalier et sélectionnez Soumettre un relevé.
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Vous connecter et choisir votre profil
Connectez-vous à votre compte HorseReg. Dans le champ « Qui souhaitez-vous inscrire? », choisissez votre propre profil, à titre de personne responsable du suivi du dépôt du relevé. Sélectionnez Inscrire pour commencer.
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Remplir les champs obligatoires
Entrez les informations sur l’établissement, l’instructeur et l’examinateur.
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Téléverser le fichier de relevé
Remplissez le fichier de relevé avec les informations des candidats, téléversez-le et confirmez l’exactitude des informations.
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Ajouter les frais d’émission
Ajoutez à votre panier les frais d’émission des brevets, selon le type de brevet.
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Payer
Passez au panier et payez les frais d’émission. L’équipe de Cheval Québec reçoit un avis et communique avec vous au besoin.
Ce dont le centre d’examen a besoin
Pour le formulaire en ligne :
- le nom et l’adresse de l’établissement
- le nom et le numéro Cheval Québec de l’instructeur ou de l’entraîneur
- le nom et le numéro Cheval Québec de l’examinateur
- un numéro de téléphone
Pour le fichier de relevé, pour chaque candidat :
- nom et prénom
- date de naissance
- numéro Cheval Québec
- type de brevet, type d’examen et date de l’examen
Traiter un relevé d’examens (Cheval Québec)
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Ouvrir la demande
Quand un relevé est soumis, la personne responsable chez Cheval Québec reçoit un courriel. Ouvrez la demande à partir de l’onglet Registrations du tableau de bord d’événement du formulaire de relevé. Les informations soumises se trouvent sous Additional Information.
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Vérifier l’instructeur et l’examinateur
Dans le tableau de bord d’administration, sélectionnez Adhésions, puis les adhésions individuelles, et cherchez l’instructeur et l’examinateur pour vérifier qu’ils sont en règle.
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Vérifier les frais
Dans la demande, la section des produits indique le nombre de frais d’émission payés, et les détails de la commande confirment le paiement.
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Approuver et importer
Une fois les informations vérifiées et approuvées, importez les historiques de formation, puis créez les fiches brevets, comme ci-dessous.
Importer les historiques de formation
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Remplir le modèle
Ouvrez le modèle d’importation des dossiers de cours en format Google Sheets ou en format CSV, et remplissez une ligne par candidat. Unique Person ID est le numéro Cheval Québec du candidat, External System Course Type ID est le code d’examen, Completion Date (YYYY/MM/DD) est la date de l’examen, et Evaluation Passed est Y pour une réussite ou N pour un échec. Additional Notes est facultatif. Copiez les valeurs du fichier de relevé soumis par l’établissement.
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L’enregistrer en CSV
L’importation n’accepte qu’un fichier CSV.
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Le téléverser
Ouvrez l’importation des dossiers de cours, choisissez le fichier et téléversez-le. Les étapes se trouvent dans Importer manuellement des dossiers de cours de certification.
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Vérifier le résultat
Vous recevez un courriel de confirmation une fois l’importation terminée. Les historiques de formation paraissent ensuite dans la section de l’historique des formations du profil de chaque candidat.
Les historiques de formation permettent de valider automatiquement les niveaux « Composante(s) de l’évaluation ».
Créer les fiches brevets
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Ouvrir l’importation
À partir du menu Adhésions, ouvrez l’importation des adhésions et des certifications, et cherchez le nom du type de brevet à importer. Le modèle d’importation de ce type s’ouvre.
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Remplir les colonnes du candidat
Inscrivez First Name (prénom), Last Name (nom), Email (courriel) et Date of Birth (date de naissance) à partir du relevé, et le type de brevet sous Membership Type.
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Remplir les colonnes du brevet
Inscrivez « Oui » sous « Examinateur en règle » et sous « Validation administrative ». « Oui » est sensible aux majuscules et minuscules. À partir de la demande en ligne, ajoutez le nom et la région de l’établissement évaluateur, le nom et le numéro Cheval Québec de l’instructeur ou de l’entraîneur qui a préparé le candidat, le nom et le numéro Cheval Québec de l’examinateur, et l’option d’expédition.
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Téléverser le fichier
Téléversez le modèle rempli. Recommencez pour chaque type de brevet.
Les informations des demandes sont aussi offertes en format Excel dans le rapport du formulaire, la liste des dépôts de relevés d’examens, sous l’onglet Reports du tableau de bord d’événement.
Pour de l’aide avec une importation, communiquez avec le soutien Uplifter.