Les organisateurs d’événements demandent une sanction ou un permis à leur association à partir de son lien de demande ou de leur tableau de bord d’événement, paient et suivent le statut. Les associations révisent chaque demande, demandent des changements, l’approuvent et fixent la période où l’événement paraît dans leur répertoire.
S’applique à Entreprise
- Il y a deux façons de faire une demande. Pour une première demande, ou si vous n’utilisez pas Uplifter pour les inscriptions à votre événement, faites-la à partir de la page de demande de sanction de votre association. Si votre événement prend ses inscriptions sur Uplifter, configurez d’abord votre tableau de bord d’événement et faites la demande à partir de celui-ci : le tableau de bord et la demande sont alors jumelés, ce qui accélère l’approbation et la tenue des dossiers pour tout le monde.
- Votre association gère le processus. Elle décide des questions, des frais et des étapes d’approbation, et Uplifter construit la demande pour elle. Vous pouvez faire une demande sur Uplifter seulement si votre association y gère la sanction des événements.
- Une demande a quatre statuts principaux. Incomplete veut dire qu’elle est commencée mais pas terminée ou pas payée. Waiting for Approval veut dire qu’elle est soumise et payée, et prête à être révisée. Approved veut dire que l’association l’a approuvée. Cancelled veut dire que l’association l’a refusée.
- Vous pouvez arrêter et revenir. Une demande inachevée reste enregistrée comme Incomplete. Ouvrez le même lien et reprenez où vous étiez.
- L’approbation vient de votre association, pas d’Uplifter. Le statut et les notes de l’association paraissent dans votre tableau de bord d’événement lorsque la demande y est jumelée.
- Les dates d’inscription au répertoire font foi. Une demande approuvée porte des dates Valid From et Valid To, et l’événement paraît dans le répertoire et le calendrier de l’association seulement entre ces dates.
Demandez la sanction d’un événement à partir de la page de demande de sanction de votre association ou de votre tableau de bord d’événement, puis suivez-la jusqu’à l’approbation; en tant qu’association, révisez et approuvez les demandes de sanction d’événement de votre file.
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Commencer la demande
À partir de la page de demande de sanction de votre association : connectez-vous, ouvrez la page que votre association vous a envoyée et créez la fiche de votre événement (étape 2). À partir de votre tableau de bord d’événement : configurez d’abord le tableau de bord, puis, dans son onglet Dashboard, sélectionnez + Affiliation/Sanctioning et choisissez le processus de sanction de votre association. La demande est jumelée à ce tableau de bord, où paraissent son statut et les notes de votre association.
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Remplir votre inscription au répertoire
Cette fiche est le dossier de votre événement : son nom, ses dates de début et de fin, son adresse et le courriel de contact. Un site Web, un numéro de téléphone et un logo sont habituellement facultatifs et paraissent dans le répertoire de l’association. Pour réutiliser un événement antérieur, choisissez Copy from an existing listing or continue an existing application, trouvez la fiche et copiez-la, puis vérifiez que ses coordonnées sont toujours à jour. Sélectionnez Save Listing.
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Choisir une classification
Choisissez la classification, comme la discipline, qui place votre événement au bon endroit dans le répertoire de l’association, et ajoutez vos liens de médias sociaux.
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Choisir votre type de demande
Si votre association en offre plusieurs, comme des niveaux de sanction, choisissez celui qui convient à votre événement. Choisissez le niveau le plus élevé dont votre événement a besoin. Si vous avez déjà fait une demande par le même processus, vous pouvez reprendre vos réponses précédentes.
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Répondre aux questions
Remplissez et enregistrez chaque section. Certains processus vous demandent de téléverser des documents ou de configurer vos catégories d’inscription et vos prix. Entrez les dates et les autres réponses dans le format exact demandé. Une fois toutes les sections enregistrées, un résumé des coûts paraît.
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Payer et soumettre
Sélectionnez Pay Online ou Proceed to card, signez les renonciations demandées, puis payez dans le panier et terminez votre commande. Votre demande est transmise à votre association avec le statut Waiting for Approval.
Si vous révisez les demandes pour une association
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Ouvrir votre file
Dans le tableau de bord d’administration, sélectionnez Événements → Sanctioning Applications. Utilisez la recherche et les filtres pour trouver une demande, par exemple toutes celles en attente d’approbation.
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Réviser la demande
Ouvrez la demande. Ses détails montrent la fiche de l’événement, la demande, la personne qui l’a soumise et si les renonciations requises sont signées. Les réponses du demandeur sont dans un onglet distinct, où vous pouvez corriger une réponse ou enregistrer les réponses en PDF.
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Faire un suivi s’il manque quelque chose
Ajoutez une note à la demande pour indiquer ce qui manque ou pourquoi vous attendez. Pour demander quelque chose à l’organisateur, envoyez un courriel au demandeur à partir de la demande; enregistrez comme modèles les courriels que vous envoyez souvent. Vous pouvez aussi joindre des documents. Pour les demandes Incomplete, décidez si vous faites un suivi.
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Terminer les niveaux de révision
Si votre processus compte plus d’un niveau d’approbation, comme un organisme régional puis l’organisme national, chaque organisme réviseur approuve ou refuse son propre niveau avec une note. Convenez de l’ordre avec les autres organismes pour que l’approbateur final sache quand agir.
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Approuver la demande
Changez le statut à Approved et enregistrez. Le demandeur reçoit votre courriel d’approbation, et l’organisateur voit le statut et vos notes dans son tableau de bord d’événement. Pour refuser une demande, changez son statut à Cancelled et ajoutez une note qui explique pourquoi.
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Vérifier la fiche du répertoire
Assurez-vous que la fiche de l’événement est approuvée et visible, avec des dates Valid From et Valid To qui couvrent l’événement. L’événement paraît dans votre répertoire et votre calendrier entre ces dates.
Frais et paiements
- Les frais suivent les réponses. Des frais peuvent être fixes, par quantité, établis selon l’option choisie ou majorés après une date. Les frais en ligne sont payés quand l’organisateur soumet la demande.
- L’association enregistre les paiements hors ligne. Si un organisateur paie en argent comptant, par chèque ou par virement, l’association inscrit le paiement dans la demande une fois qu’il est confirmé.
- Des frais peuvent être ajoutés après la soumission. Si une autre option s’applique, l’association peut ajouter des frais au panier de l’organisateur. L’organisateur les paie à partir du panier et prévient l’association, car celle-ci n’est pas avisée automatiquement.
Rapports, liens et nouvelle saison
- Téléchargez vos demandes. Sélectionnez Adhésions → Sanctioning Organizations, ouvrez votre organisme de sanction et allez à ses rapports. Chaque type de demande a son propre rapport. Si vous réutilisez le même processus chaque année, filtrez le rapport sur les colonnes de dates de validité de la fiche pour voir une seule saison.
- Partagez votre lien. Envoyez votre lien de sanction à vos organisateurs ou ajoutez un bouton à la page d’accueil de vos adhésions; consultez Personnaliser la page d’accueil de vos adhésions. Si vous ne trouvez pas votre lien, communiquez avec le soutien Uplifter.
- Chaque saison, envoyez vos changements à Uplifter. Uplifter construit et modifie le processus, ses questions, ses frais, ses niveaux d’approbation et ses courriels. Les dates, les courriels et les frais modifiés sont configurés de nouveau chaque saison; envoyez donc à Uplifter les changements de la prochaine saison bien avant l’ouverture des demandes.
Pour comprendre la sanction et l’affiliation dans votre organisme, consultez Affiliation des clubs et sanction des événements. Si une demande ne fonctionne pas, communiquez avec le soutien Uplifter en précisant le lien de sanction utilisé et le courriel avec lequel vous vous connectez.