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Aperçu
Au fur et à mesure que votre club/organisation avance dans la création de programmes, l'inscription de participants, la vente de produits, et plus encore, vous voudrez suivre les choses. C'est là que les rapports entrent en jeu. Le système Uplifter dispose d'une myriade de rapports robustes qui peuvent être personnalisés et enregistrés, téléchargés et prévisualisés.
La page Rapports se trouve en naviguant vers Rapports. Pour accéder à la page Rapports, vous aurez besoin des autorisations suivantes : Admin, Gestionnaire de rapports.
Quel rapport dois-je utiliser ?
Données financières
Ventilation des factures
- Factures - Détaillé
- Factures - Résumé
- Rapport du grand livre
- Factures - Paiements non équilibrés
Soldes dus
- Paiements - En retard
- Financier - Âge des créances
- Financier - Âge des créances historique
- Factures - Paiements non équilibrés
- Facture - Résumé
- Paiements
Informations de paiement
- Paiements
- Facture - Résumé
- Paiements - Résumés des factures
Revenus
- Rapport du grand livre
- Rapport de revenus - Détaillé par ligne de facture
- Rapport résumé des revenus - Par SKU de produit
- Rapport résumé des revenus - Par inscriptions aux programmes
- Rapport résumé des revenus - par niveau de catégorie
Données d'inscription/Achat de produits
Inscriptions aux programmes
- Participants - Programmes inscrits
- Factures - Détaillé
- Facture - Résumé
Achats de produits
- Rapports d'achat de produits/abonnements
- Factures - Détaillé
- Facture - Résumé
Bénévolat
- Postes de bénévoles
Données des membres/participants
Informations sur les membres
- Membres
- Rapport des champs personnalisés d'inscription - Détaillé par ligne de facture
Préférences des membres
- Horaires d'adhésion à la liste de messages des membres
- Politiques - Facture d'inscription à l'accord des membres
Bénévolat
- Postes de bénévoles
Informations sur les participants
- Participants
- Rapport des champs personnalisés d'inscription - Détaillé par ligne de facture
- Participants - Programmes inscrits
- Participants - Heure de la première inscription
Filtrage
Le filtrage est un aspect important des rapports, car il déterminera la quantité et le type de données que vous recevrez du rapport. De nombreux filtres sont des plages de dates vous permettant de spécifier une période pendant laquelle le système doit rechercher des données. D'autres seront une liste d'options de cases à cocher.
Lors du choix de vos filtres, vous voudrez considérer le type de données que vous souhaitez examiner. Plus vous pouvez être précis, plus les données que vous recevrez seront spécifiques.
Filtres relatifs
Les rapports qui offrent des filtres de plage de dates permettront des termes relatifs. Les termes relatifs sont basés sur la date à laquelle vous filtrez votre rapport. Cela rend les rapports enregistrés incroyablement utiles. Des termes comme « premier jour de ce mois » ou « dernier jour du mois dernier » vous permettent d'enregistrer et d'utiliser des rapports qui extrairont toujours les bonnes données pour vos besoins.
En savoir plus
Quelques exemples de termes supplémentaires sont :
-
Jours
- maintenant
- aujourd'hui
- demain
- +# jours (où # est remplacé par le nombre de jours souhaité. Ex. « +3 jours »)
- -# jours (où # est remplacé par le nombre de jours souhaité. Ex. « -5 jours »)
- jeudi prochain
- lundi dernier
-
Semaines
- semaine prochaine (sélectionne le lundi de ladite semaine)
- semaine dernière (sélectionne le lundi de ladite semaine)
- +# semaines (où # est remplacé par le nombre de semaines souhaité. Ex. « +7 semaines »)
- -# semaines (où # est remplacé par le nombre de semaines souhaité. Ex. « -2 semaines »)
-
Mois
- mois prochain (sélectionne la date la plus proche de la date actuelle dans le mois prochain. Ex. si aujourd'hui est le 3, il choisira le 3 du mois prochain)
- mois dernier (sélectionne la date la plus proche de la date actuelle dans le mois dernier. Ex. si aujourd'hui est le 3, il choisira le 3 du mois dernier)
- premier jour de ce mois
- dernier jour de ce mois
- premier jour du mois dernier
- dernier jour du mois dernier
- premier jour du mois prochain
- dernier jour du mois prochain
-
Années
- cette année (sélectionne la date actuelle)
- année prochaine (sélectionne la date la plus proche de la date actuelle dans l' année prochaine. Ex. si aujourd'hui est le 3 août, il choisira le 3 août de l'année prochaine)
- année dernière (sélectionne la date la plus proche de la date actuelle dans l'année précédente. Ex. si aujourd'hui est le 3 août, il choisira le 3 août de l'année dernière)
- +# années (où # est remplacé par le nombre d'années souhaité. Ex. « +9 années »)
- -# années (où # est remplacé par le nombre d'années souhaité. Ex. « -4 années »)
Colonnes à afficher
Une fois que vous êtes satisfait de vos filtres, vous pouvez également sélectionner les colonnes que vous souhaitez afficher dans votre rapport. Pour ajouter des colonnes, sélectionnez-les dans la liste de gauche. Pour les supprimer, sélectionnez-les dans la liste de droite après les avoir ajoutées. Si vous souhaitez voir toutes les colonnes du rapport, vous pouvez simplement laisser tous les éléments dans la liste de gauche et le rapport inclura par défaut toutes les colonnes. Alternativement, vous pouvez également sélectionner l'option +Ajouter tout.
Téléchargement/Aperçu
La dernière étape consiste à sélectionner soit le téléchargement, soit l'aperçu de votre rapport (ou Enregistrer celui-ci). En sélectionnant soit Excel (lorsque disponible) soit CSV, vous inviterez le système à télécharger une copie du rapport filtré. Alternativement, si vous avez seulement besoin de consulter rapidement les données, vous pouvez également sélectionner Aperçu. Prévisualiser le rapport extraira les données dans le navigateur et les affichera dans un tableau à votre disposition. Vous pouvez filtrer ces tableaux par colonne en sélectionnant l'en-tête de colonne.
Rapports enregistrés/personnalisés
Sur presque tous les rapports, vous trouverez l'option Enregistrer. Cette option respectera les filtres que vous avez appliqués au rapport et proposera de l'enregistrer en tant que variante. Dans la fenêtre contextuelle qui sera générée, vous pourrez donner un titre à votre rapport et sélectionner avec qui le partager.
Les rapports enregistrés seront répertoriés sur la page Rapports pour un accès répété.
Enregistrer sous...
Lors de l'enregistrement d'un rapport, vous pouvez également choisir de cocher une option « Enregistrer sous... ». Ces options vous permettront de définir votre rapport comme défaut à différents degrés. Notez que lors de la sélection de l'une de ces options, vous ne pourrez pas utiliser les options de partage en même temps.
Enregistrer comme rapport global
En choisissant cette option, les filtres et les colonnes que vous avez définis dans le rapport deviendront la valeur par défaut sur l'ensemble de votre site pour tous les utilisateurs. Lorsque cela sera terminé, vous n'aurez plus besoin de réappliquer ces paramètres de filtre car ils seront automatiquement appliqués chaque fois que vous accéderez à votre rapport. Cela est très similaire à la fonction Enregistrer le rapport, sauf que cela modifie le rapport de base lui-même ainsi que la façon dont les mêmes rapports fonctionneront lorsqu'ils seront consultés ailleurs.
Par exemple : la mise à jour des filtres et des colonnes pour le rapport Programmes - Liste de classe Impressions de présence modifierait les résultats du rapport pour toute personne accédant au rapport depuis la page Rapports. Cependant, cela mettra également à jour les résultats pour toute personne y accédant depuis l'outil Événements d'aujourd'hui du tableau de bord.
Enregistrer comme mon rapport par défaut
En choisissant cette option, les filtres et les colonnes que vous avez définis dans le rapport deviendront la valeur par défaut sur l'ensemble de votre site pour vous uniquement. Lorsque cela sera terminé, vous n'aurez plus besoin de réappliquer ces paramètres de filtre car ils seront automatiquement appliqués chaque fois que vous accéderez à votre rapport. Cela est très similaire à la fonction Enregistrer le rapport, sauf que cela modifie le rapport de base lui-même ainsi que la façon dont les mêmes rapports fonctionneront lorsqu'ils seront consultés ailleurs.
Par exemple : la mise à jour des filtres et des colonnes pour le rapport Programmes - Liste de classe Impressions de présence modifierait les résultats du rapport lorsque vous accédez au rapport depuis la page Rapports. Cependant, cela mettra également à jour les résultats lorsque vous y accéderez depuis l'outil Événements d'aujourd'hui du tableau de bord.
Options de partage
Accès en lecture seule
Ce menu déroulant vous offrira trois options. Votre sélection déterminera qui peut consulter les données de résultat final du rapport. Vos options sont : Moi uniquement, Tous les administrateurs qui ont la permission pour ce type de rapport, et Membres spécifiques.
En sélectionnant Tous les administrateurs qui ont la permission pour ce type de rapport toute personne ayant les autorisations Admin & Gestionnaire de rapports pourra consulter le rapport sur la page Rapports.
En sélectionnant Membres spécifiques, le système vous offrira la possibilité de choisir le(s) membre(s) souhaité(s) que vous souhaitez avoir de la visibilité sur ce rapport. Vous pouvez également sélectionner « Envoyer un e-mail avec l'URL du rapport à tous les membres avec lesquels vous partagez ce rapport » en cochant la case à côté de l'option avant d'enregistrer.
Une fois que vous êtes satisfait, sélectionnez Enregistrer.
Accès en lecture & modification
Ce menu déroulant vous offrira trois options. Votre sélection déterminera qui peut consulter les données de résultat final du rapport ainsi que modifier le rapport pour changer les données extraites. Vos options sont : Moi uniquement, Tous les administrateurs qui ont la permission pour ce type de rapport, et Membres spécifiques.
En sélectionnant Tous les administrateurs qui ont la permission pour ce type de rapport toute personne ayant les autorisations Admin & Gestionnaire de rapports pourra consulter et modifier le rapport sur la page Rapports.
En sélectionnant Membres spécifiques, le système vous offrira la possibilité de choisir le(s) membre(s) souhaité(s) que vous souhaitez avoir accès à ce rapport. Vous pouvez également sélectionner « Envoyer un e-mail avec l'URL du rapport à tous les membres avec lesquels vous partagez ce rapport » en cochant la case à côté de l'option avant d'enregistrer.
Une fois que vous êtes satisfait, sélectionnez Enregistrer.
Alternatives à la page des rapports
Sur certains niveaux d'Uplifter, vous pourriez constater que vous n'avez pas accès à la page de rapports. Ne vous inquiétez pas, vous avez toujours beaucoup d'options de rapports intégrées. Ces options peuvent être trouvées en naviguant vers la page qui gère le sujet, puis en utilisant les filtres intégrés et l'outil de rapport pour obtenir les informations souhaitées.
Par exemple, si vous souhaitez des informations sur les achats ou les dépenses, vous voudrez naviguer vers la page Factures, ou peut-être la page Paiements. De là, vous pouvez filtrer votre page comme souhaité pour trouver les informations que vous souhaitez, en utilisant les filtres sur la page elle-même. Une fois que vous avez filtré, sélectionnez l'icône CSV ou CSV avancé (si disponible) pour créer un rapport. Le rapport respectera tous les filtres que vous avez appliqués à la page !