Cette méthode vous permet de reproduire dans votre logiciel comptable les détails que vous saisissez dans Uplifter. Elle exige soit beaucoup de travail manuel, soit des outils tiers qui gardent ces éléments synchronisés. Elle vous donne une meilleure visibilité sur vos finances dans votre logiciel comptable. Vous pouvez simplifier cette méthode en enregistrant tous les revenus sous un seul client (par exemple un client « Uplifter Web », en ne conservant que les numéros de facture) ou sous trois ou quatre sous-comptes de base (inscriptions, produits, abonnements et, au besoin, rabais au niveau de la facture).
Avant de commencer avec cette méthode, assurez-vous :
- De savoir clairement si vous voulez enregistrer les détails des clients (ou des membres) dans votre logiciel comptable. Si oui, vous aurez peut-être besoin d’un processus distinct pour créer les clients dans votre logiciel comptable. Sinon, créez un « client Uplifter » distinct dans lequel toutes les factures seront importées.
- D’avoir décidé si vous voulez créer des produits distincts dans votre logiciel comptable pour suivre vos revenus, et jusqu’à quel point ces produits sont reproduits entre Uplifter et votre logiciel comptable.
- De pouvoir utiliser des comptes clients qui peuvent avoir des montants à recevoir si vous acceptez les paiements par versements.
- Que vos comptes de taxes sont bien configurés dans votre logiciel comptable.
- Si vous utilisez un logiciel tiers pour importer ou synchroniser vos écritures, de vérifier comment ce logiciel gère les mises à jour des factures existantes
Cette méthode exige aussi de la rigueur et une bonne communication au sein de l’équipe qui a accès à vos données quant aux périodes comptables à respecter. Une fois une période écoulée, veillez à ce que certains éléments ne soient plus modifiés dans Uplifter s’ils risquent de toucher vos rapports de revenus. Pour d’autres conseils, consultez notre article Pratiques exemplaires de comptabilité Uplifter. Avec cette méthode, vous enregistrez tous vos paiements dans Uplifter (p. ex., lorsque vous recevez un paiement hors ligne, vous le marquez « Paid » [payé] dans Uplifter), mais vous utilisez votre logiciel comptable pour rapprocher vos comptes bancaires.
ÉTAPE 1 : Enregistrer vos factures de vente et vos comptes clients
Produisez régulièrement un rapport soit sommaire par facture (Invoices – Summary ou Invoices - Detailed), soit détaillé par ligne de facture (Revenue Report – Details by Invoice Line Item). Pour obtenir le rapport de revenus détaillé le plus exact, filtrez les plages de dates avec « Invoice Line Item Created After » (ligne de facture créée après) et « Invoice Line Item Created Before » (ligne de facture créée avant). Notez que les rapports Invoices renvoient tous les détails de la facture, même si une partie seulement a été modifiée ou ajoutée : faites attention de ne pas réenregistrer dans votre logiciel comptable des données d’une ancienne facture qui y ont déjà été saisies. Si vous utilisez un outil tiers pour importer ces factures à partir du rapport de revenus détaillé, vous pouvez vous servir du numéro de facture pour regrouper et importer les montants. Le montant total de ces factures doit être inscrit comme compte client à recevoir plus tard, et les taxes doivent être inscrites dans le compte de taxes correspondant.
ÉTAPE 2 : Enregistrer les paiements traités pour ces factures
Produisez régulièrement un rapport Payments (paiements). Utilisez des plages de dates pour Payment Processing Time (heure de traitement du paiement). Consultez Rapprocher vos paiements d’un dépôt bancaire pour savoir comment produire ces rapports de paiements. Enregistrez ces paiements dans les factures correspondantes ou utilisez un outil tiers pour les importer selon le numéro de facture. Vous pouvez aussi utiliser le rapport Invoices - Detailed pour voir les paiements dans le contexte des détails de la facture.
Conseils pour cette méthode
- Assurez-vous toujours que toutes vos factures sont équilibrées
- Enregistrez vos paiements dans Uplifter sans tarder
- Une fois une facture enregistrée dans votre logiciel comptable, assurez-vous que toute modification des lignes de cette facture est aussi rajustée en conséquence dans votre logiciel comptable
- Vous pouvez utiliser des rapports comme Financial - Aged Receivables (comptes clients chronologiques) pour vérifier si le compte clients de votre logiciel comptable concorde avec les montants en souffrance affichés dans Uplifter
- Vous pouvez utiliser les rapports périodiques de sommaire des revenus, regroupés de la même façon que vous saisissez vos revenus dans votre logiciel comptable, depuis le tout début de votre exercice financier, afin de vérifier si les soldes concordent et de faire les écritures de rajustement nécessaires