Comptes du grand livre et rapports sur Club 1.0

• Actifs : tout paiement de facture que vous recevez et marquez Paid (payé)
• Comptes clients : un type d’actif, mais que vous prévoyez recevoir plus tard, donc tout paiement de facture marqué « Pending » (en attente) ou « Undeposited » (non déposé)
• Revenus : les montants de vos factures qui décrivent ce que vous avez vendu, ou « lignes de facture » (en gros, tout ce qui se trouve AU-DESSUS de la ligne du sous-total)
• Passifs : tout montant généré par Uplifter que vous devez à un tiers. Pour l’instant, les deux seuls types de passifs enregistrés sont les taxes et les certificats-cadeaux

Le rapport du grand livre d’Uplifter n’indique pas le solde des comptes du grand livre, car ces soldes peuvent changer pour d’autres raisons que vos transactions Uplifter (p. ex., vous avez peut-être retiré de l’argent du compte bancaire où vous avez déposé vos chèques et votre argent comptant, ou fait une remise de taxes à une autorité gouvernementale).

Selon les principes comptables généraux, toutes les transactions financières sont habituellement inscrites au débit (la « gauche ») ou au crédit (la « droite »). En comptabilité, chaque transaction financière doit faire en sorte que le total à gauche soit égal au total à droite.

• Les actifs et les comptes clients augmentent lorsqu’un montant est inscrit dans la colonne du débit. Pour diminuer l’un de ces comptes, on inscrit une valeur positive dans la colonne du crédit.
• Les revenus et les passifs augmentent lorsqu’un montant est inscrit dans la colonne du crédit. Pour diminuer l’un de ces comptes, on inscrit une valeur positive dans la colonne du débit.

Le rapport du grand livre d’Uplifter vous permet de voir les mises à jour de vos comptes d’actifs, de comptes clients, de revenus et de passifs sous forme d’une série de débits et de crédits correspondants.

Uplifter inscrit une écriture dans votre grand livre chaque fois qu’une mise à jour touche les détails financiers d’une facture finalisée ou qu’un certificat-cadeau est généré. Ainsi, lorsqu’une personne termine une inscription sur votre site Uplifter, Uplifter enregistre les transactions suivantes :

• Un crédit aux comptes de revenus correspondants selon ce que vous avez vendu : inscriptions à des programmes, programmes ou abonnements
• Un débit aux comptes de revenus correspondants pour les rabais appliqués à vos lignes de facture
• Un crédit aux comptes de passifs correspondants rattachés aux taxes que vous percevez sur votre facture
• Un débit aux comptes d’actifs lorsque les paiements correspondant aux articles pour lesquels vous avez perçu des revenus ci-dessus sont marqués comme payés
• Un débit aux comptes clients lorsque les paiements correspondant aux articles pour lesquels vous avez perçu des revenus ci-dessus sont marqués en attente (à payer plus tard)
• Un débit aux comptes de passifs rattachés aux certificats-cadeaux utilisés sur la facture

Lorsque des paiements par versements sont traités et passent de « en attente » à « payé », Uplifter enregistre la transaction suivante :

• Un crédit aux comptes clients correspondants pour réduire le montant qui vous était dû
• Un débit au compte d’actif dans lequel le paiement a été fait

Les fonctions de comptes du grand livre d’Uplifter donnent au club tout le contrôle qu’il souhaite sur les comptes où les écritures sont inscrites. Si votre organisme préfère utiliser un seul compte d’actif, de comptes clients, de revenus et de passif, vous pouvez tout à fait garder les choses simples. Dès que vous avez ajouté ces comptes à votre page Ledger Accounts (comptes du grand livre) et activé votre grand livre, toutes les transactions commencent immédiatement à être inscrites dans ces comptes, et Uplifter remplit rétroactivement votre grand livre du mieux possible au moment de l’activation.

Ces personnes devront examiner votre système comptable et relever tous les codes où elles s’attendent à voir des transactions. Chaque organisme a des besoins totalement différents : planifiez donc soigneusement en fonction des vôtres. Vous voudrez peut-être enregistrer les paiements par chèque séparément des paiements par carte de crédit. Vous voudrez peut-être enregistrer les revenus selon des catégories générales (inscriptions aux programmes, produits et abonnements), ou préciser des comptes par catégorie, par niveau de catégorie, voire par programme ou produit. Vous voudrez peut-être aussi inscrire les rabais ou les rajustements dans des comptes de revenus distincts pour mieux les voir dans votre système comptable.

Vous pouvez mettre à jour vos comptes du grand livre en tout temps. Les changements s’appliqueront aux transactions futures, mais ne modifieront pas rétroactivement les lignes déjà inscrites au grand livre.

Uplifter ne vous permet pas de commencer à remplir votre grand livre tant que vous n’avez pas défini au moins un compte par défaut pour chacun des types suivants :

• Comptes d’actifs (Asset)
• Comptes clients (Receivable)
• Comptes de revenus (Revenue)
• Comptes de passifs (Liability)

Ainsi, toutes les transactions effectuées sur votre site Uplifter seront équilibrées par les débits et crédits correspondants.

Prenez le temps de configurer vos comptes et de les vérifier attentivement. Vous n’avez pas à activer votre grand livre tant que vous n’êtes pas certain que les comptes ont été enregistrés comme vous le souhaitez.

Pour chacun de vos types de comptes, assurez-vous d’avoir un compte par défaut « fourre-tout ». Pour ce faire, sélectionnez Add Account, entrez le code et le nom voulus, et assurez-vous que le bouton radio Default Account (compte par défaut) est coché. Une fois que vous avez créé un compte par défaut pour chaque type de compte, n’oubliez pas d’enregistrer!

Pourquoi créer des comptes par défaut? Les comptes par défaut servent à attraper les éléments que vous avez pu oublier. Voyez-les comme des filets de sécurité. Notez que n’importe quel compte peut devenir votre compte par défaut grâce au bouton radio Default Account, mais un compte par défaut dédié rend vos rapports beaucoup plus clairs.

Pour vos types de comptes de revenus et de passifs, vous voudrez très probablement créer des comptes généraux qui couvrent de larges pans d’information. La meilleure façon est d’utiliser les étiquettes « Default » (accessibles en tapant « default » dans la section « Link Account to... » [lier le compte à]). Vous pouvez aussi utiliser des étiquettes générales, comme vos catégories et niveaux de catégorie. Vous couvrirez ainsi une grande partie de vos données sans devoir mettre à jour votre liste de comptes chaque fois qu’un nouveau programme est créé.

Exemples d’étiquettes générales d’actifs : [Credit Card], [Cheque], [Cash], [Interac Online]
Exemples d’étiquettes générales de comptes clients : [Credit Card], [Cheque], [Cash], [Interac Online]
Exemples d’étiquettes générales de revenus : [Default for Programs], [Default for Negative Custom Line], [<catégorie propre au club>]
Exemples d’étiquettes générales de passifs : [Default for Gift Certificates], [Default for Taxes]

Remarque : Les paiements en ligne passent par votre compte marchand. Consultez Processeurs de paiement et comptes marchands pour connaître les processeurs de paiement offerts actuellement et ceux qu’Uplifter prenait en charge auparavant.

Pour les sources de revenus qui ne sont pas ou ne peuvent pas être couvertes par vos comptes généraux, créez des comptes spécifiques. Ils se créent à peu près de la même façon que les comptes généraux, mais avec des étiquettes beaucoup plus précises, souvent des articles individuels.

Utilisez les comptes spécifiques le moins possible, car ils vous obligent souvent à revenir sans cesse aux comptes du grand livre pour les tenir à jour à mesure que de nouveaux articles sont offerts.

Exemples d’étiquettes spécifiques d’actifs : S. O.
Exemples d’étiquettes spécifiques de comptes clients : S. O.
Exemples d’étiquettes spécifiques de revenus : [<niveau de catégorie propre au club>], [<programme propre au club>], [<produit propre au club>]
Exemples d’étiquettes spécifiques de passifs : S. O.

• Les comptes par défaut servent à attraper les éléments que vous avez pu oublier
• Les comptes par défaut n’ont pas d’étiquettes
• Le bouton radio Default Account est coché pour les comptes par défaut
• Vous ne devriez avoir qu’un seul compte par défaut par type de compte

• Les comptes d’actifs enregistrent les paiements que vous avez reçus et marqués Paid
• Les comptes d’actifs peuvent utiliser une configuration par défaut ou générale
• Certains clubs n’utilisent qu’un compte par défaut pour leurs actifs
• Les comptes d’actifs généraux utilisent les modes de paiement comme étiquettes, p. ex. Cash, Cheque, Credit Card, etc.

• Les comptes clients enregistrent les paiements que vous n’avez pas encore reçus, c’est-à-dire tout paiement marqué Pending ou Undeposited
• Lorsqu’un montant à recevoir passe de son statut actuel à Paid, le compte client correspondant est crédité et le compte d’actif correspondant est débité.
• Les comptes clients peuvent utiliser une configuration par défaut ou générale
• Certains clubs n’utilisent qu’un compte par défaut pour leurs comptes clients
• Les comptes clients généraux utilisent les modes de paiement comme étiquettes, p. ex. Cash, Cheque, Credit Card, etc.

• Les comptes de revenus enregistrent la valeur des articles que vous avez vendus, peu importe le statut du paiement associé
• Les comptes de revenus peuvent utiliser une configuration par défaut, générale ou spécifique
• Les comptes de revenus généraux utilisent les catégories, les niveaux de catégorie et les étiquettes « Default ».
  • Default for Programs
  • Default for Subscriptions
  • Default for Products
  • Default for Positive Custom Lines
  • Default for Negative Custom Lines
  • Default for Invoice Line Adjustment Charges
  • Default for Invoice Line Adjustment Discounts
• Les comptes de revenus spécifiques utilisent des étiquettes de niveaux de catégorie, de programmes, de produits/billets/abonnements et de rabais.
• Rappel : le spécifique l’emporte sur le général. Vous pouvez avoir autant de comptes généraux et spécifiques que vous le voulez : Uplifter trouvera d’abord le compte le plus pertinent, selon la précision de ses étiquettes.
• Le spécifique l’emporte sur le général (produits/programmes) : Produit/Programme > Groupes de blocs > Niveau de catégorie > Catégorie > Compte de revenus général > Compte de revenus par défaut
• Le spécifique l’emporte sur le général (rajustements) : Rabais > Compte de revenus général > Compte de revenus par défaut

• Les comptes de passifs enregistrent les montants que votre club doit à des tiers. Pour l’instant, il s’agit des taxes et des certificats-cadeaux
• Les clubs qui ont plusieurs taxes devraient étiqueter chacune dans son propre compte de passif
• Les deux étiquettes « Default for Gift Certificate... » (indiquées ci-dessous) devraient être suivies chacune dans son propre compte de passif
• Les comptes de passifs peuvent utiliser une configuration par défaut, générale ou spécifique
• Les comptes de passifs généraux utilisent les étiquettes de taxes et les étiquettes « Default ».
  • Default for Taxes
  • Default for Gift Certificates (certificats-cadeaux créés dans Accounting > Gift Certificates)
  • Default for Gift Certificate Payments/Refunds (certificats-cadeaux créés par des factures ou utilisés sur des factures)
• Les comptes de passifs spécifiques utilisent les étiquettes de taxes.

• Les certificats-cadeaux créés manuellement à partir de la page Gift Certificates n’ont pas de ligne de débit correspondante dans Uplifter. Vos débits et crédits seront donc équilibrés, à l’exception de votre compte Default For Gift Certificates.
• Les certificats-cadeaux créés manuellement à partir de la page Gift Certificates apparaissent comme un crédit dans votre compte Default For Gift Certificates. Une fois utilisés, ils apparaissent comme des débits dans votre compte Default For Gift Certificate Payments/Refunds.
• Les certificats-cadeaux créés lors de remboursements apparaissent comme des crédits dans votre compte Default For Gift Certificate Payments/Refunds.

Une fois tous vos comptes du grand livre ajoutés, vous pouvez activer votre grand livre. Avant de le faire, passez en revue tous vos comptes du grand livre et la façon dont ils ont été définis. Si la documentation ci-dessus vous laisse dans le doute, communiquez avec le soutien Uplifter pour poser vos questions sur la façon dont les lignes du grand livre peuvent être remplies selon les comptes que vous avez créés.

Dès que vous cochez « Activate Ledger » et cliquez sur « Save », Uplifter commence à parcourir toutes les factures finalisées de votre organisme et génère les lignes du grand livre selon l’état des factures au moment de l’activation. Ce processus peut prendre un certain temps, mais soyez sans crainte : le grand livre se remplit progressivement en arrière-plan pendant que vous continuez à travailler dans Uplifter. Dès l’activation de votre grand livre, toutes les transactions subséquentes y sont aussi inscrites immédiatement.

Notez que le grand livre est rempli rétroactivement avec tous les détails actuellement disponibles dans Uplifter et reflète l’état d’Uplifter au moment présent. Les versements déjà payés ne sont inscrits que dans les lignes d’actifs; ils ne reflètent pas l’inscription initiale au compte client ni le crédit à votre compte client et le débit à votre compte d’actif qui auraient indiqué le paiement alors à venir.

Avant d’activer votre rapport, coordonnez-vous avec le membre de votre équipe qui gère le transfert des données vers votre logiciel comptable. Cette personne voudra déterminer quels montants ont déjà été inscrits dans votre logiciel comptable pour savoir quelles nouvelles lignes du rapport du grand livre utiliser à partir de maintenant.

Lors de l’activation initiale de votre grand livre, il est important de noter que vos débits et crédits ne seront équilibrés que de façon globale pour la période allant de la création de votre site à l’activation de vos comptes du grand livre. Par la suite, toute période choisie pour votre rapport devrait être équilibrée.

À mesure que votre grand livre se remplit, vous pouvez en consulter le contenu en allant dans Reports > Ledger Report. Vous pouvez utiliser ce rapport pour déterminer périodiquement quelles transactions doivent être inscrites dans votre système comptable.