La comptabilité de caisse avec Uplifter suppose que vous n’enregistrez les revenus qu’au moment où votre club reçoit réellement l’argent pour les différents éléments que vous vendez. Vous n’avez aucun compte client et votre principale préoccupation est le moment où vos paiements sont déposés dans votre compte bancaire. Cette méthode n’offre aucune visibilité sur les comptes des membres dans votre logiciel comptable : vous gérez tous ces détails dans Uplifter.
Pour utiliser cette méthode, assurez-vous d’avoir défini dans votre logiciel comptable :
- Un compte de revenus qui servira à enregistrer tous les revenus reçus des transactions Uplifter
- Un compte qui représente votre ou vos comptes bancaires, dans lequel vous inscrivez les dépôts bancaires
- Au besoin, d’autres comptes de revenus pour définir les catégories de revenus de votre club
Le rapprochement des paiements et l’enregistrement des revenus dans votre logiciel comptable se font au moment où vous rapprochez les dépôts bancaires de votre compte bancaire. Pour plus de détails, consultez Rapprocher vos dépôts bancaires.
ÉTAPE 1 : Enregistrer vos dépôts bancaires
Pour chaque dépôt bancaire que vous rapprochez, vous pouvez enregistrer les revenus dans un seul compte de revenus de votre logiciel comptable, par exemple « Revenus en ligne », « Revenus Uplifter » ou « Revenus d’inscription ». Autrement dit, vous enregistrez une seule écriture de journal qui débite votre compte bancaire du montant du dépôt et crédite le compte de revenus choisi.
ÉTAPE 2 : Reclasser vos revenus à la fin des périodes de rapport (facultatif)
À la fin d’une saison, ou à la fin d’une période pour laquelle vous savez que vous n’apporterez plus de rajustements aux factures d’inscription, vous pouvez produire des rapports Revenue Summary (sommaire des revenus) regroupés par niveau de catégorie ou par UGS (SKU) et ajouter des écritures de rajustement pour reclasser vos revenus. Vous devez toutefois vous assurer qu’aucune autre mise à jour n’est apportée aux revenus d’inscription correspondants. Il vous faudra créer d’autres comptes dans votre logiciel comptable pour refléter la façon dont vous souhaitez regrouper vos revenus. Une fois que vous êtes certain d’avoir clôturé une période comptable, vous pouvez utiliser le rapport Revenue Summary (pour toute la période) : vous débitez alors le compte de revenus unique mentionné ci-dessus et créditez les comptes de revenus par catégorie que vous avez créés.
Tant que toutes vos factures d’inscription sont équilibrées dans Uplifter et que vous n’apportez aucune modification aux factures d’inscription de cette période de rapport antérieure, ces données devraient être saisies avec exactitude.
Conseils pour cette méthode
- Assurez-vous toujours que toutes vos factures sont équilibrées
- Enregistrez vos paiements dans Uplifter sans tarder
- Conservez les chiffriers des rapports de paiements exportés pour savoir quelles transactions ont été rapprochées dans vos dépôts bancaires