Aperçu
La principale fonction d’Uplifter qui touche la comptabilité est d’aider un club à gérer ses revenus et ses comptes clients. Chaque club a des besoins différents et voudra comptabiliser les détails enregistrés dans Uplifter de façon très différente. Certains clubs décident qu’ils n’ont pas besoin d’un logiciel comptable distinct pour gérer leur club, tandis que d’autres souhaitent enregistrer passablement de détails dans leur logiciel comptable, en reproduisant une bonne partie de l’information d’Uplifter. Si vous décidez de transférer certaines de vos données d’Uplifter dans votre logiciel comptable, avant d’y saisir quoi que ce soit, passez en revue les types de rapports offerts dans Uplifter et réfléchissez à la façon dont votre club fonctionne avant de prendre ces décisions.
Éléments à considérer :
- Permettez-vous des changements d’inscription une fois qu’un programme ou une saison est commencé? Si oui, quel est le volume de ces changements et quelles en sont les conséquences financières? (p. ex., permettez-vous aux participants de se retirer d’un programme et leur accordez-vous un remboursement?)
- Quel niveau de détail voulez-vous enregistrer dans votre logiciel comptable? Voulez-vous tous les détails au niveau des factures et des membres (ce qui veut dire gérer les détails en parallèle dans Uplifter et dans votre logiciel comptable) ou avez-vous seulement besoin de données sommaires? Si ce sont des données sommaires, à quel niveau?
- Offrez-vous des paiements par versements? Si oui, voulez-vous gérer le détail de ces versements à la fois dans Uplifter et dans votre logiciel comptable?
- Voulez-vous utiliser la comptabilité d’exercice ou la comptabilité de caisse?
Comment les autres clubs utilisent-ils Uplifter avec leur logiciel comptable?
Comme de nombreux clubs qui utilisent Uplifter fonctionnent par saison et surtout grâce à des bénévoles, beaucoup choisissent de laisser le détail de chaque facture et de chaque paiement dans Uplifter et de n’enregistrer dans leur logiciel comptable que des données sommaires sur les revenus et les dépôts bancaires. Certains clubs ne voient pas d’inconvénient à faire une double saisie en entrant dans leur logiciel comptable tout le détail des factures enregistré dans Uplifter. Cette méthode demande beaucoup plus de travail, mais certains clubs préfèrent la profondeur des outils financiers de leur logiciel comptable.
Qu’est-ce qu’Uplifter enregistre?
Comme Uplifter n’est pas un grand livre général, tous les rapports d’Uplifter présentent des soldes. Tout comme le plan comptable de votre logiciel comptable après des rajustements à des factures, les rapports de revenus que vous voyez reflètent toutes les modifications apportées à vos revenus une fois celles-ci terminées. Gardez cela en tête lorsque vous transférez des données de revenus d’Uplifter vers votre logiciel comptable.
Revenus :
Uplifter enregistre et suit les revenus, et ces éléments sont stockés dans chaque ligne de facture d’inscription. La saison, la catégorie, le niveau de catégorie et le programme saisis au moment de l’ajout à la facture sont enregistrés et conservés, et c’est ainsi que les revenus sont suivis. Les rapports de revenus offerts dans le menu « Reports » (rapports) d’Uplifter regroupent les données par saison, niveau de catégorie et UGS (SKU, celle du programme ou du produit/abonnement) enregistrés sur chaque ligne de facture. Uplifter vous permet de produire des rapports à partir de ces éléments sommaires ou du détail de chaque ligne de facture. Uplifter horodate le moment où chaque ligne d’une facture d’inscription est créée. Il peut être préférable de vous baser sur cette date pour décider quand exporter vos données vers votre logiciel comptable.
Paiements et comptes clients :
Uplifter enregistre tous les paiements associés à chaque facture. Ces paiements peuvent être déjà réglés (statut de paiement « paid » [payé]), en retard (statut « pending » [en attente] avec une date de transaction passée) ou des versements à venir (statut « pending » ou « undeposited » [non déposé] avec une date de transaction future). Comme Uplifter gère automatiquement une bonne partie de vos paiements en ligne par carte de crédit, ces montants changent constamment, surtout si vous acceptez les paiements par versements. Les paiements marqués « paid » correspondent aux montants qui apparaîtront dans vos comptes bancaires une fois réglés (soit par le dépôt d’un lot de chèques, soit lorsqu’un lot est réglé par votre compte marchand). Les paiements qui ne sont pas marqués « paid » constituent vos comptes clients.
REMARQUE IMPORTANTE : Lorsque vous gérez vos factures et y apportez des modifications, il est essentiel que, pour chaque facture, le total des revenus corresponde au total des paiements; autrement dit, chaque facture doit être équilibrée. C’est un principe comptable de base : si vous ne le respectez pas, vous ne pourrez jamais saisir correctement vos revenus et vos paiements dans votre logiciel comptable. Produisez régulièrement le rapport « Invoices - Unbalanced » (factures non équilibrées) pour régler ces écarts sans tarder.
Quelles sont mes options?
- Utiliser la comptabilité de caisse sans enregistrer dans votre logiciel comptable la répartition de vos revenus par catégorie. Tous vos rapports sur les revenus et leur classement peuvent être produits à partir des différents rapports d’Uplifter. C’est l’option qui demande le moins de travail.
- Utiliser la comptabilité d’exercice et transférer dans votre logiciel comptable un classement sommaire des revenus. Le détail de chaque transaction se trouve directement dans Uplifter. Cette option demande davantage de travail pour garder les revenus et les comptes clients équilibrés au fil de la saison.
- Utiliser la comptabilité d’exercice et transférer tous les détails des revenus et des paiements dans votre logiciel comptable. Il est préférable d’utiliser des outils d’importation tiers pour importer ces détails de façon continue, et vous devrez faire preuve de rigueur pour que toute modification apportée à une facture déjà enregistrée soit reflétée dans votre logiciel comptable.
Et si je veux faire les choses autrement?
Absolument! Ces articles ne sont que des suggestions sur la façon dont différents clubs ont choisi de régler le même problème. Votre logiciel comptable ou vos autres outils fonctionnent peut-être différemment, ou votre club est peut-être assez petit pour se passer complètement de logiciel comptable. L’important est de décider en équipe de la meilleure façon d’accomplir ces tâches. N’oubliez pas de documenter vos procédures pour les communiquer au reste de votre équipe, et n’hésitez pas à consulter vos professionnels de la comptabilité : ils pourront vous suggérer la meilleure façon de gérer la comptabilité de votre club.
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