Voici quelques conseils et astuces pour vous aider à bien suivre vos membres et leurs frais dans Uplifter.
ATTENTION AUX FACTURES DÉSÉQUILIBRÉES!
Assurez-vous toujours que le total de vos factures correspond au montant de vos paiements. Ainsi, vos revenus correspondront toujours à vos paiements (ou à vos dépôts bancaires) et vous percevrez le bon montant pour chacune de vos inscriptions. Produisez régulièrement le rapport « Invoices - Unbalanced » (factures déséquilibrées) pour rester à jour. Les factures déséquilibrées rendent impossible le rapprochement des données dans tout logiciel de comptabilité. Lorsque vous les consultez, le total des factures et le total des transactions s’affichent en rouge s’ils ne sont pas équilibrés.
ÉTABLISSEZ DES DATES DE FIN DE PÉRIODE
Vous voudrez établir des périodes comptables adaptées à votre club. Vous devrez prendre cette décision selon vos différents besoins comptables (fin d’exercice financier, déclarations fiscales ou activités du club). Bien des clubs organisent leurs périodes selon leurs saisons d’activité et, à un moment précis de la saison, cessent toute modification des factures d’inscription, puisque tous leurs revenus et paiements peuvent alors être enregistrés dans leur logiciel de comptabilité. Uplifter horodate le moment où chaque article d’une facture d’inscription est créé. Il peut être plus simple de déterminer le moment d’exporter vos données en fonction de cette date. Vous devrez établir des règles internes selon lesquelles les factures d’un mois précédent ou antérieures à une date limite ne peuvent plus être modifiées sur le plan des revenus. Vous pouvez aussi utiliser la fonction de verrouillage des articles de facture pour automatiser en partie ce processus.
AVANT DE MODIFIER UNE FACTURE, VÉRIFIEZ SI ELLE A ÉTÉ ENREGISTRÉE DANS VOTRE LOGICIEL DE COMPTABILITÉ
En tant qu’administrateurs du club, vous pourriez établir des règles pour éviter que des factures d’inscription soient modifiées en dehors de vos dates de fin de période. Si une équipe saisit assidûment les données dans votre logiciel de comptabilité, une fois qu’elle a enregistré une facture, n’apportez aucune modification qui touche les revenus des articles de cette facture. Vous pourriez instaurer une règle de fin de mois ou une règle périodique voulant que toute facture de plus de x jours (30, 45 ou peut-être 60) soit mise à jour autrement. Si vous modifiez une inscription en dehors de cette période fermée, au lieu de retirer un programme d’une facture ou d’en changer le prix, retirez le participant du programme sans ajuster les montants, puis créez une facture distincte pour refléter le crédit, ou même un article distinct avec une ligne de remboursement personnalisée pour refléter le changement. Si vous créez des lignes ou des factures distinctes pour les crédits et que vous utilisez Uplifter pour générer automatiquement les reçus fiscaux, faites-en le suivi afin de pouvoir vérifier que les montants ont été enregistrés correctement au moment de produire les reçus fiscaux d’une année d’imposition.