Vous voudrez produire régulièrement des rapports de paiements dans Uplifter pour vous assurer que les paiements enregistrés dans Uplifter correspondent aux paiements déposés dans votre compte bancaire.
Dans le menu Administration Access (accès administrateur), vous pouvez produire des rapports en allant à :
- « Accounting » > « Payments » (comptabilité > paiements) OU
- « Reports » (rapports), puis en sélectionnant « Payments » (paiements) : ce rapport offre plus de souplesse.
Lorsque vous produisez des rapports de paiements, notez que :
- « Payment Time » (heure du paiement, parfois appelée « Transaction Time ») est le moment où le paiement doit être effectué.
- « Payment Processing Time » (heure de traitement du paiement) est le moment où le traitement du paiement a réellement été terminé, c’est-à-dire le moment où le paiement est passé à l’état « paid » (payé).
- Lorsque le paiement est effectué en temps réel (par exemple, lorsqu’une personne termine son inscription en ligne avec une carte de crédit), la Payment Time et la Payment Processing Time sont identiques.
- Si vous avez configuré des programmes ou des produits pour recevoir des paiements « hors ligne » et qu’un membre a choisi « Pay in Person » (payer en personne) à la fin de son inscription, la Payment Processing Time correspond au moment où un administrateur marque le paiement comme « paid » (payé) après l’avoir encaissé. Selon vos processus administratifs, vous pourriez mettre le paiement à l’état « Undeposited » (non déposé) pour indiquer que vous avez reçu un chèque, et ne marquer les paiements comme payés qu’une fois les montants déposés, afin de mieux suivre les paiements.
- Lorsqu’un versement est prévu à une date future, la Payment Processing Time correspond au moment où les détails du paiement sont envoyés à la passerelle de paiement. Les versements prévus sont envoyés chaque jour.
En général, il est préférable de produire un rapport de paiements selon la « Payment Processing Time ». Triez le rapport exporté par mode de paiement pour isoler les types de paiements que vous voulez rapprocher. Si vous rapprochez un dépôt direct de votre compte marchand dans votre compte bancaire, comparez les transactions par carte de crédit du rapport de paiements aux rapports fournis par votre compte marchand. Si vous rapprochez un dépôt bancaire, rapprochez vos paiements par chèque et en argent comptant selon la date de paiement.