Athletics : configurer le processus d'inscription de votre club – Uplifter Inc.

Configurez le processus d’inscription de votre club d’athlétisme sur AthleticsReg pour la saison : page d’inscription, programmes, règles d’adhésion, formulaires et décharges, puis testez-le et soumettez-le à Uplifter pour révision.

À savoir

Commencez au moins trois semaines avant l’ouverture des inscriptions. La révision d’Uplifter prend de deux à cinq jours ouvrables après votre soumission.
Avec l’option A, les membres s’inscrivent aux trois niveaux en une seule démarche : votre programme de club, leur adhésion à la branche et leur adhésion à Athlétisme Canada. Il vous faut un compte de processeur de paiement actif pour recevoir les frais de vos programmes.
Chaque programme de club a besoin d’une règle d’adhésion. La règle indique les adhésions de la branche qu’un participant doit détenir. Votre club est responsable d’exiger les bonnes.
Laissez de côté les frais d’adhésion et les ententes de la branche. Les frais d’adhésion d’Athlétisme Canada et de la branche, les codes de conduite et les politiques font déjà partie de l’achat de l’adhésion.
Les captures d’écran peuvent montrer une version antérieure des écrans. Les étapes décrivent les écrans actuels.

Configurez le processus d’inscription de votre club dans votre tableau de bord de club AthleticsReg pour que vos athlètes, entraîneurs, officiels et autres membres puissent s’inscrire à vos programmes.

Ouvrez votre tableau de bord de club
Dans le tableau de bord d’administration, sélectionnez Clubs → Clubs/Teams et ouvrez le tableau de bord de la saison, puis sélectionnez Configuration. Votre club revient? Ouvrez le tableau de bord de la saison précédente et sélectionnez Clone registration process en haut pour partir de celui-ci. Nouveau club? Votre tableau de bord est créé une fois que votre branche approuve votre affiliation; voyez Athletics : lancer votre club sur AthleticsReg.
Remplissez la configuration obligatoire
Chaque page sous Required Setup doit afficher un crochet. Dans Date & Location, fixez l’ouverture et la fermeture des inscriptions ainsi que le début et la fin de votre saison. Dans Financials, vérifiez votre compte de processeur de paiement, vos frais de traitement et vos taxes. Ajoutez les coordonnées de votre club dans Contact Information. Dans Registration Page, rédigez la description que les membres voient avant de s’inscrire, ajoutez votre logo et rédigez le courriel de confirmation. Choisissez vos Listing Categories. Ajoutez le site Web et les liens de médias sociaux de votre club sous Configuration → Overview.
Créez vos catégories d’inscription
Dans Registration Categories, ajoutez une catégorie pour chaque programme. Chacune a besoin d’au moins un nom et un prix. Vous pouvez ajouter une description et des limites d’âge. N’incluez pas les frais d’adhésion d’Athlétisme Canada ou de la branche dans vos prix : ils sont ajoutés au panier automatiquement.
Ajoutez les règles d’adhésion
Dans Registration Rules, choisissez une règle pour toutes les catégories ou une règle par catégorie. Sélectionnez Add Rule, choisissez Membership, puis sélectionnez votre branche sous Membership Organization. Sous Membership Type, sélectionnez chaque adhésion acceptée, puis Save. Pour modifier une règle plus tard, utilisez Actions.
Ajoutez des formulaires et des décharges (facultatif)
Ajoutez un formulaire d’inscription seulement pour l’information propre à vos programmes. Ajoutez une décharge seulement pour les ententes propres à votre club. Voyez ce qu’il faut laisser de côté plus bas.
Testez votre inscription
Commencez avec un panier vide et inscrivez-vous à chaque programme, mais arrêtez-vous avant Submit & Complete. Si vous terminez un test par erreur, annulez cette inscription. Voyez Tester votre inscription avant la mise en ligne.
Soumettez pour révision
Sélectionnez Submit for review en haut à droite de Configuration, vérifiez chaque page de l’entente de configuration et soumettez. La soumission signe l’entente, qui résume votre configuration et les frais sur vos inscriptions. Dans l’ancienne interface, l’entente demande une signature à part : le soutien Uplifter vous écrit par courriel quand elle est prête à signer.

Uplifter s’assure ensuite que votre compte marchand de paiement est bien configuré, jumelle votre tableau de bord de club au processus d’adhésion de votre branche et vous écrit par courriel quand votre configuration est approuvée.

Règles d’adhésion pour l’athlétisme

Les règles sont obligatoires pour chaque programme et activité du club.
Une règle indique l’adhésion de la branche que chaque participant doit détenir ou acheter. L’adhésion à Athlétisme Canada vient avec elle.
Indiquez chaque adhésion que vous acceptez. Le système ne classe pas les adhésions : un membre qui détient une adhésion que vous n’avez pas indiquée devra en acheter une.
Vous ne savez pas quelles adhésions exiger? Demandez à votre branche. Si votre branche n’apparaît pas sous Membership Organization, communiquez avec le soutien Uplifter.

Ce qu’il faut laisser de côté

Les renseignements personnels : la date de naissance, le courriel, le téléphone et la personne à joindre en cas d’urgence sont déjà recueillis dans le profil de chaque membre, et vous les voyez dans votre tableau de bord. Vos formulaires ne devraient demander que ce qui est propre à vos programmes.
Les ententes de la branche et d’Athlétisme Canada : l’autorisation de partage des renseignements, les codes d’éthique d’Athlétisme Canada et de la branche, la politique antidopage et l’autorisation d’utilisation de l’image font déjà partie de l’achat de l’adhésion. Ajoutez seulement les ententes propres à votre club, comme une décharge de responsabilité ou une politique de remboursement.

Façons d’organiser vos programmes

Un processus d’inscription peut couvrir une saison, une activité ou un type de programme, avec une catégorie pour chaque groupe. Par exemple :

Une saison : une saison d’hiver avec une catégorie récréative pour chaque groupe d’âge.
Un type de programme : un programme compétitif annuel avec une catégorie pour chaque groupe d’âge.
Une année complète : des catégories récréatives de printemps et d’été pour chaque groupe d’âge, dans un seul processus.

Avant de soumettre

Vos dates d’inscription sont-elles exactes?
Votre courriel de confirmation dit-il ce que les membres doivent savoir?
Votre description aidera-t-elle les membres à comprendre comment s’inscrire?
Le prix de chaque catégorie est-il exact?
Chaque catégorie exige-t-elle les bonnes adhésions?

Votre branche peut vous aider avec les règles d’adhésion. Pour de l’aide technique, communiquez avec le soutien Uplifter.