En tant que branche d'Athlétisme Canada, révisez et approuvez les demandes d'affiliation annuelle de vos clubs sur AthleticsReg, envoyez aux clubs leurs liens de renouvellement et téléchargez la liste de vos clubs affiliés.
- Votre branche est l’organisme provincial ou territorial de sport (OPTS). Les clubs font leur demande auprès de votre branche chaque année, et vous approuvez leurs demandes sur AthleticsReg.
- Les liens d’affiliation ne changent pas d’une saison à l’autre. Les clubs suivent le même processus chaque année : le même lien et le même rapport des demandes sont réutilisés.
- Une demande a l’un de trois statuts. Incomplete signifie que le club a commencé, mais n’a pas terminé ou n’a pas payé. Waiting for Approval signifie que la demande est soumise et payée, et que c’est à vous de la réviser. Approved signifie que vous l’avez approuvée.
- Le tableau de bord d’un club n’est mis en ligne qu’après votre approbation. Uplifter révise ensuite le tableau de bord de club et communique avec le club, et votre représentant est mis en copie lors de l’activation.
- Les captures d’écran peuvent montrer une version antérieure des écrans. Les étapes décrivent les écrans actuels.
En tant qu’administrateur de branche, gérez l’affiliation des clubs sur AthleticsReg : révisez et approuvez les demandes annuelles de vos clubs, envoyez les liens de renouvellement et téléchargez la liste de vos clubs affiliés.
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Ouvrez vos demandes
Dans le tableau de bord d’administration, sélectionnez Clubs → Affiliations dans le menu de gauche. Vous voyez toutes les demandes des types d’affiliation que gère votre branche. Utilisez la recherche et les filtres pour en trouver une, par exemple toutes les demandes en attente d’approbation.
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Révisez les renseignements du club
Ouvrez la demande. L’aperçu montre les renseignements principaux du club. Servez-vous-en pour ajouter des notes, écrire au demandeur ou joindre des documents.
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Vérifiez les réponses du club
Ouvrez le détail de la demande. On y trouve les réponses du club aux questions qu’Uplifter a configurées pour votre branche, y compris l’option de tableau de bord de club choisie : Option A, Option B ou indécis.
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Faites le suivi des demandes incomplètes
Une demande Incomplete n’a pas été soumise ou payée. Décidez si vous faites un suivi auprès du club, par exemple en écrivant au demandeur à partir de la demande.
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Vérifiez les dates d’affichage
Le début de l’affichage correspond au moment où le club apparaît dans votre répertoire, et la fin de l’affichage à la fin de son affiliation. Assurez-vous que le tableau de bord du club a les règles d’inscription des membres exigées par votre branche.
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Approuvez la demande
Changez le statut de la demande pour Approved et enregistrez. Le demandeur reçoit votre courriel d’approbation, et Uplifter fait le suivi auprès du club.
Envoyer aux clubs leurs liens de renouvellement
Chaque club a son propre lien de renouvellement. Il ouvre une copie de la dernière demande du club, déjà remplie : le club n’a qu’à mettre à jour ce qui a changé et à la soumettre.
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Ouvrez le rapport des demandes de clubs
Sélectionnez Adhésions → Sanctioning Organizations, ouvrez votre organisme d’affiliation des clubs et allez à ses rapports.
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Mettez le rapport à jour, puis téléchargez-le
Mettez d’abord à jour le rapport des demandes pour qu’il contienne les plus récentes. Si vous gérez plus d’un type de demande, chaque type a son propre rapport.
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Copiez le lien de chaque club
Le lien de renouvellement se trouve dans la dernière colonne du rapport. Utilisez le lien de la demande la plus récente du club.
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Écrivez à vos administrateurs de club
Envoyez à chaque club son lien de renouvellement. Les nouveaux clubs utilisent le lien d’affiliation général de votre branche, dans Athletics : lancer votre club sur AthleticsReg.
Télécharger la liste de vos clubs affiliés
Le même rapport des demandes vous sert de liste des clubs affiliés. Il contient toutes les demandes de clubs depuis l’arrivée de votre branche sur AthleticsReg, puisque le processus est le même chaque année.
- Pour ne voir que la saison en cours, filtrez sur les colonnes de début et de fin de validité de l’affichage. Ces dates indiquent la durée de l’affiliation de chaque club et le moment où il apparaît dans votre répertoire.
- Pour voir les membres de chaque club, les clubs peuvent suivre Athletics : voir la liste des membres affiliés à votre club.
Gardez votre lien d’affiliation facile à trouver
Assurez-vous que les clubs peuvent accéder au processus d’affiliation de votre branche à partir :
- du bouton Annual Club Affiliation Process de la carte de la page d’accueil d’AthleticsReg;
- de la page Resources for clubs d’AthleticsReg;
- de la page sur l’affiliation des clubs du site Web de votre branche.
Pour modifier vos questions d’affiliation, vos courriels d’approbation ou l’un des liens ci-dessus, communiquez avec le soutien Uplifter.