Skate Canada : gérer les compétitions sur Club 1.0

Les catégories sont créées via Settings > Categories. Notre article Categories offre plus d'informations sur le processus de création de catégories, de niveaux de catégorie et d'exigences.

Pour commencer votre processus de création de compétition, vous devrez vous assurer que vous avez les catégories et les niveaux de catégorie requis en place. S'ils sont déjà dans le système, vous pouvez faire une révision rapide pour vous assurer qu'aucune modification n'est requise, puis passer à l'étape suivante. Sinon, vous devrez créer vos catégories et niveaux de catégorie.

Vos catégories représenteront vos disciplines de base : Simple féminin, Simple masculin, Couple, Danse sur glace, Synchro, etc.

Dans chaque catégorie, vous pouvez créer des niveaux de catégorie. Ceux-ci représentent les différents niveaux de la discipline : Junior, Juvénile, Libre, Star 6, etc. Lors de la création de vos niveaux de catégorie, il sera très utile de vous assurer que chacun a sa discipline de base dans son nom. Par exemple, Senior féminin plutôt que simplement Senior. Cela aidera énormément dans l'étape Créer/Confirmer les Champs Personnalisés.

Les catégories sont créées via Settings > Categories. Notre article Categories offre plus d'informations sur le processus de création de catégories, de niveaux de catégorie et d'exigences.

En plus de vos disciplines, vous voudrez également créer une série de catégories PPC. Chacune de ces catégories s'alignerait avec l'une de vos disciplines - PPC Simple, PPC Danse sur glace, PPC Couple, PPC Synchro, etc.

Ces catégories auront ensuite une série de niveaux de catégorie utilisant le format [Discipline] [Type de programme] - Nombre de champs. Par exemple, votre catégorie PPC Simple aurait les niveaux de catégorie Simple Court - 6, Simple Court - 7, Simple Libre - 7, Simple Libre - 8, Simple Libre - 9, etc. jusqu'à Simple Libre - 13. Le « Nombre de champs » indiquera combien de champs d'éléments PPC le système générera lors de l'utilisation de ce niveau de catégorie.

Vous vous demandez peut-être pourquoi vous faites cela. Uplifter dispose de champs spécialisés qui permettent aux utilisateurs d'entrer leurs informations PPC en utilisant une série de menus déroulants au lieu de devoir connaître leurs codes PPC spécifiques. Lorsque les patineurs s'inscrivent à un événement, ils devront également s'inscrire au PPC approprié. En sélectionnant un PPC spécifique, le système affichera alors ces champs PPC spécialisés. Le nombre de champs qu'il affiche est basé sur le niveau de catégorie. Ainsi, vous pouvez créer un PPC Simple Court qui a soit 6 soit 7 champs ou un PPC Danse sur glace Libre qui a entre 7 et 13 champs, etc.

Les comptes marchands sont créés via Settings > Uplifter Settings > Merchant Details.

Un marchand représente le processeur de paiement que vous utiliserez pour la compétition. La plupart des bureaux de section n'utilisent qu'un seul compte marchand à leurs fins. Cependant, certains utilisent des marchands uniques pour chaque compétition en fonction du club qui accueille. Une fois que vous arrivez sur la page Merchant Details, vous pouvez utiliser le menu déroulant le plus haut pour examiner vos marchands actuellement disponibles. S'il est déjà dans le système, ou si vous n'utilisez pas de comptes marchands uniques pour vos compétitions, vous pouvez faire une révision rapide des paramètres pour vous assurer qu'aucune modification n'est requise, puis passer à l'étape suivante. Sinon, vous devrez créer votre compte marchand.

Pour créer un nouveau compte marchand, cliquez simplement sur Add Merchant. Vous devrez ensuite remplir les sections Merchant Detail, Your Billing Address et Payment Methods.

Dans la section Merchant Details, vous devez nommer votre marchand. Si vous utilisez les détails marchands d'un club, il serait préférable de nommer le marchand d'après ledit club. Vous pouvez également ajouter un Transaction Prefix qui apparaîtra dans les rapports Bambora pour vous aider à identifier les transactions de compétition.

Dans la section Your Billing Address, vous voudrez entrer les informations de celui qui possède le compte marchand que vous utilisez. Par exemple, si vous créez un marchand en utilisant les détails marchands d'un club, vous voudrez entrer les détails du club dans cette section.

Dans la section Payment Methods, vous pouvez déterminer quel type de paiements vous êtes prêt à accepter. Généralement, il s'agit uniquement de carte de crédit. Par défaut, le système ne devrait afficher qu'une seule nouvelle méthode (chèque), que vous pouvez sélectionner et utiliser le menu déroulant pour changer en Carte de crédit. De là, vous pouvez entrer les détails Bambora pour connecter le compte à votre marchand. Veuillez consulter notre article Bambora pour plus d'informations sur ce processus.

Les saisons sont créées via Products & Programs > Seasons. Notre article Seasons offre plus d'informations sur le processus de création de saisons.

La première étape qui sera requise pour chaque compétition est de créer une saison. Une saison représentera la version de cette année de la compétition et vous voudrez en créer une nouvelle pour chaque compétition, chaque année/instance. La saison a une date de Season Start et de Season End qui représenteront le début et la fin de la compétition. De plus, chaque saison que vous créez aura une Age Cutoff Date. Celle-ci doit être définie à la date à laquelle les restrictions d'âge doivent être respectées. Il s'agit du 1er juillet pour de nombreuses sections et du 1er septembre pour d'autres.

Les programmes sont créés via Products & Programs > Programs. Notre article Programs offre plus d'informations sur le processus de création de programmes.

La prochaine étape de configuration consiste à vous assurer que vous avez les programmes requis en place. Un programme représentera un événement dans la compétition et vous voudrez créer un nouveau programme pour chaque événement dans la compétition.

Lors de la création de vos programmes, la plupart des champs du formulaire seront explicites. Cependant, il y en a quelques-uns qui nécessitent une attention particulière :

SKU: Vos SKU d'événement nécessitent une structure spécifique pour s'assurer qu'ils sont interprétés correctement par les outils de rapport. Ce format est EventCode:CatEventType:Discipline:Category:AgeCategory. Il est impératif que vous structuriez votre SKU de cette manière afin que votre rapport CSS et vos téléchargements musicaux soient correctement présentés et organisés.
Category/Category Level: Veuillez vous assurer de sélectionner la bonne catégorie et le bon niveau de catégorie pour l'événement que vous créez.
Season: Veuillez vous assurer que votre programme est généré avec la bonne saison sélectionnée. Ce menu déroulant n'est visible que si vous passez en mode Paramètres avancés (bascule en haut du formulaire).
First/Last Event Date: Ces dates peuvent être définies au début et à la fin de la compétition.
Day/Time Description: Comme vous ne connaîtrez probablement pas le jour/l'heure de chaque événement au moment de la création, vous pouvez simplement entrer « TBD » (à déterminer).
Events List: Vous n'avez pas besoin de générer des événements dans votre programme.
Fee: Chaque événement aura besoin d'un prix. Celui-ci doit utiliser la structure Flat Fee et avoir le coût de l'événement noté. Pour les événements Synchro, vous voudrez définir cela à la valeur de l'événement lui-même. Plus tard dans ce processus, vous introduirez les coûts par athlète.
Merchant: Veuillez vous assurer que le bon marchand est sélectionné.
Age Cutoff Date: Vous pouvez laisser ce champ vide, car les paramètres de la saison s'appliqueront à tous les programmes.
Min/Max Participants Per Registration: Ces champs vous permettent de configurer les inscriptions de couples/équipes. En définissant ces valeurs à plus de 1, vous pouvez spécifier la taille du groupe qui doit être atteinte pour s'inscrire. Par exemple, un événement de Couple aurait un paramètre de 2/2 pour s'assurer qu'une inscription a toujours les deux partenaires. Un événement Synchro pourrait avoir une plus grande variance avec un paramètre de 8/24, ou similaire.

Les programmes sont créés via Products & Programs > Programs. Notre article Programs offre plus d'informations sur le processus de création de programmes.

Semblable à la création de vos événements de compétition, vous devrez également créer vos PPC. Vous créerez un PPC pour chaque événement de la compétition. Lors de la création de vos programmes PPC, la plupart des champs du formulaire seront explicites et parallèles à l'événement que vous avez créé. Cependant, il y en a quelques-uns qui nécessitent une attention particulière :

SKU: Vos SKU d'événement peuvent être ce que vous voulez. Cependant, nous recommandons fortement une structure de SKU sérialisée pour vous aider à identifier le PPC.
Season: Veuillez vous assurer que votre programme est généré avec la bonne saison sélectionnée. Ce menu déroulant n'est visible que si vous passez en mode Paramètres avancés (bascule en haut du formulaire).
First/Last Event Date: Ces dates peuvent être définies au début et à la fin de la compétition.
Day/Time Description: Comme vous ne connaîtrez probablement pas le jour/l'heure de chaque événement au moment de la création, vous pouvez simplement entrer « TBD » (à déterminer).
Events List: Vous n'avez pas besoin de générer des événements dans votre programme.
Fee: Le coût de chaque PPC sera de 0 $.
Merchant: Veuillez vous assurer que le bon marchand est sélectionné.
Age Cutoff Date: Vous pouvez laisser ce champ vide, car les paramètres de la saison s'appliqueront à tous les programmes.
Min/Max Participants Per Registration: Ces champs peuvent être laissés à 1/1 car les paramètres de couples/équipes seront définis sur l'événement.

Si vous souhaitez rendre vos PPC obligatoires, vous pouvez introduire des exigences. Cela signifierait que vous mettez à jour chaque programme (événement) dans la saison (compétition) pour exiger le programme PPC parallèle que vous avez créé. Veuillez consulter notre article Requirements pour plus d'informations sur l'introduction d'exigences.

Les abonnements sont créés via Products & Programs > Products & Subscriptions. Notre article Products, Tickets & Subscriptions offre plus d'informations sur le processus de création d'abonnements.

Dans des cas comme les compétitions Synchro ou d'autres cas où des frais par athlète sont requis, vous voudrez créer un abonnement obligatoire. Lors de la création de vos abonnements, la plupart des champs du formulaire seront explicites. Cependant, il y en a quelques-uns qui nécessitent une attention particulière :

SKU: Vos SKU d'abonnement peuvent être ce que vous voulez. Cependant, nous recommandons fortement une structure de SKU sérialisée pour vous aider à identifier l'abonnement.
Applies To: Ce menu déroulant doit être défini sur Participant pour s'assurer qu'il s'applique une fois par patineur. Les coûts pour toute l'équipe doivent être comptabilisés dans le coût du programme (événement).
This product is a subscription : Cette case doit être cochée pour vous assurer de créer un abonnement.
Duration Of Subscription: Cela doit être défini sur None.
Make This Subscription Mandatory: Cette case doit être cochée pour s'assurer que les frais s'appliquent automatiquement.
Tag Filters: Ici, vous voudrez étiqueter vos éléments appropriés. Cela inclura la saison (compétition) et l'étiquette de catégorie Synchro (ou autre catégorie appropriée).
Fee: Cela doit utiliser la structure Flat Fee et avoir le coût par athlète noté.

Les champs personnalisés sont créés via Settings > Global Settings > Custom Fields. Notre article Custom Fields offre plus d'informations sur le processus de création de champs personnalisés.

Il est probable que votre compétition nécessitera que des informations soient fournies par vos utilisateurs qu'Uplifter ne demande pas intrinsèquement. Pour introduire des champs de cette nature, veuillez créer des champs personnalisés. Les champs personnalisés peuvent demander n'importe quel type de données que vous souhaitez - noms, dates, téléchargements de fichiers, téléchargements d'images - même de la musique (voir ci-dessous).

Lors de la création de champs personnalisés, vous voudrez considérer où et quand le champ devrait apparaître. Par exemple, disons que vous créez un champ « Nom de l'équipe ». Ce champ devrait apparaître lorsque quelqu'un s'inscrit à un événement Synchro. Cette déclaration est vraie quelle que soit la compétition à laquelle ils s'inscrivent, nous pouvons donc créer un champ Invoice Item Field et ajouter des étiquettes pour indiquer au système quels éléments déclenchent le champ. Nous pouvons donc omettre toute étiquette de saison (compétition) car nous voulons demander cela chaque fois que des événements Synchro sont enregistrés. Au lieu de cela, nous pouvons simplement étiqueter la catégorie Synchro et cette information sera demandée lors de l'inscription à tout événement Synchro.

Si vous introduisez des champs personnalisés dans votre système et n'êtes pas sûr de la meilleure méthode pour les configurer, n'hésitez pas à contacter support@uplifterinc.com à tout moment.

Créer/Confirmer les Champs Personnalisés Musicaux

Les champs personnalisés sont créés via Settings > Global Settings > Custom Fields. Notre article Custom Fields offre plus d'informations sur le processus de création de champs personnalisés.

Pour vous assurer de capturer le programme prévu de votre inscrit, vous devrez introduire/confirmer que vous avez les champs personnalisés appropriés en place. Vos champs PPC sont des champs personnalisés uniques que vous voudrez demander sur une base par inscription. Pour de meilleurs résultats, nous recommandons de créer une série de champs PPC pour chaque discipline.

Lors de la création d'un champ PPC, vous voudrez utiliser l'option Invoice Item Field. Vous nommerez ensuite le champ en fonction de la discipline et du numéro de l'élément dans la série, comme « Singles Element 1 », « Singles Element 2 », etc. Dans le formulaire du champ, vous devrez utiliser la section Link To pour associer avec précision le champ que vous créez au bon cas d'utilisation. Dans le cas des éléments PPC, vous voudrez étiqueter les niveaux de catégorie PPC appropriés de la discipline avec laquelle vous travaillez.

Par exemple, je crée ma première compétition et elle comporte une série d'événements Singles. J'ai terminé tout jusqu'à ce point. Je suis maintenant prêt à ajouter mes champs d'éléments PPC. Je navigue vers Settings > Global Settings > Custom Fields et clique pour créer un nouveau Invoice Item Field. J'y nomme le premier champ « Singles Element 1 ». Dans la section Link To, j'étiquette les Singles Short - 6 et 7, plus les Singles Free - 7 à 13. Je répète cela pour Singles Element 2 à 6.

Lors de la création de « Singles Element 7 » cependant, je dois faire un petit changement. Je ne vais pas étiqueter Singles Short - 6. De même, lors de la création de « Singles Element 8 », je ne vais pas étiqueter Singles Short - 7 ou Singles Free - 7 car le nombre d'éléments est supérieur au nombre de niveaux de catégorie. Dans l'exemple d'image ci-dessus, j'ai créé Singles Element 10 où j'ai étiqueté Singles Free - 10 à 13 car ce sont les seuls niveaux de catégorie PPC basés sur la discipline qui sont de valeur égale ou supérieure au nombre d'éléments.

À la fin, vous devriez avoir une série Singles Element de 1 à 13, une série d'éléments Ice Dance et Pair qui correspond, et une série d'éléments Synchro également.

Les politiques sont créées via Settings > Policies. Notre article Policies offre plus d'informations sur le processus de création de politiques.

Chaque compétition que vous offrez a probablement sa propre série de politiques qui doivent être acceptées. N'oubliez pas d'ajouter vos nouvelles politiques et d'utiliser la section Link To pour étiqueter la compétition (saison) appropriée et/ou les catégories et niveaux de catégorie pour vous assurer que la politique s'affiche lors des instances de paiement correctes.

Lors de la création d'une nouvelle compétition, vous pouvez également souhaiter créer une page d'inscription personnalisée dans le but de présenter les événements et les PPC de cette seule compétition. Veuillez consulter notre article Public Website Management - Registration Pages pour en savoir plus sur ce processus.

L'objectif principal du Competition Event Export - Registered Participants For Skate Canada - CSS Export est d'offrir aux clubs un moyen rapide et facile d'obtenir un rapport pré-conçu pour leurs techniciens. Pour ce faire, il y a beaucoup de filtres à parcourir. Certains éléments clés à vérifier lors de l'extraction d'un rapport CSS pour votre technicien sont :

Filter By Season: Utilisez ce filtre pour vous concentrer sur une saison spécifique (compétition).
Filter By Category: Utilisez ce filtre pour vous concentrer sur des catégories spécifiques. Cela peut être pratique si vous ne voulez que des informations d'inscription, ou seulement des informations PPC.
Team Name Invoice Item Field: Utilisez ce filtre pour ajouter tout champ personnalisé que vous utilisez pour collecter les noms d'équipe. C'est particulièrement important pour les rapports sur les compétitions Synchro. Notez que le système trouvera et ajoutera automatiquement tout champ contenant le terme « Team Name ». Vous pouvez supprimer ou ajouter des champs comme vous le souhaitez.
Team Skate Canada Number Invoice Item Field: Semblable au filtre Team Name ci-dessus, ce filtre doit être utilisé lors des rapports sur les équipes Synchro. Le système trouvera et ajoutera automatiquement tout champ contenant le terme « Team Skate Canada Number » ou « Team Skate Canada # ». Vous pouvez supprimer ou ajouter des champs comme vous le souhaitez.
Skate Canada Club Invoice Item Field: Utilisez ce filtre pour trouver tout champ personnalisé que vous utilisez pour collecter les clubs d'origine. Notez que le système trouvera et ajoutera automatiquement tout champ contenant le terme « Club ». Vous pouvez supprimer ou ajouter des champs comme vous le souhaitez.
Male Partner Skate Canada Club Invoice Item Field: Utilisez ce filtre pour trouver tout champ personnalisé que vous utilisez pour collecter le club d'origine du partenaire masculin de votre Couple. Notez que le système trouvera et ajoutera automatiquement tout champ contenant le terme « Club ». Vous pouvez supprimer ou ajouter des champs comme vous le souhaitez.
Interpretive Event Name Invoice Item Field: Utilisez ce filtre pour trouver tout champ personnalisé que vous utilisez pour collecter les noms d'événements interprétatifs uniques. Notez que le système trouvera et ajoutera automatiquement tout champ contenant le terme « Interpretive ». Vous pouvez supprimer ou ajouter des champs comme vous le souhaitez.
Registered Event Music Field: Utilisez ce filtre pour trouver tout champ personnalisé que vous utilisez pour collecter la musique courte, rythmique ou de danse imposée 1.
Short/Rhythm/Pattern Dance 1 Event Music Duration Field: Utilisez ce filtre pour trouver tout champ personnalisé que vous utilisez pour collecter la durée de la musique courte, rythmique ou de danse imposée 1.
Free Event Music Duration Field: Utilisez ce filtre pour trouver tout champ personnalisé que vous utilisez pour collecter la musique libre.
Free Event Music Duration Field: Utilisez ce filtre pour trouver tout champ personnalisé que vous utilisez pour collecter la durée de la musique libre.

Après avoir filtré votre rapport CSS de la manière souhaitée, cliquez sur Excel pour télécharger les informations à transmettre à votre technicien.

Les fichiers musicaux peuvent également être obtenus via le rapport CSS. Consultez les détails notés dans la section ci-dessus pour plus d'informations sur le rapport CSS. Après avoir filtré le rapport comme souhaité, cliquez sur ZIP pour télécharger les fichiers audio fournis par vos patineurs. Ces champs seront pré-filtrés et renommés pour les organiser pour une utilisation rapide et efficace.

Pour purger votre musique, veuillez naviguer vers Settings > Global Settings > Custom Fields et sélectionnez Edit pour votre champ musical. En bas du formulaire, cliquez sur l'option « Delete all values assigned to this custom field ». Veuillez vous assurer d'avoir téléchargé/enregistré tout le contenu souhaité de ce champ avant de procéder.

L'archivage de vos saisons (compétitions) peut aider les temps de chargement dans tout votre système. Pour archiver une compétition qui n'est plus utilisée, veuillez naviguer vers Products & Programs > Seasons. Sélectionnez ensuite la compétition en question dans le menu déroulant. Cliquez sur l'icône Edit et faites défiler vers le bas du formulaire. Cliquez sur le bouton Archive pour ranger la saison et ses événements.

Notez que vous pouvez restaurer une saison si nécessaire en revenant à Products & Programs > Seasons et en cliquant sur l'icône Restore, puis en choisissant la ou les saisons souhaitées à restaurer. Vous pouvez également copier directement depuis cette liste sans restaurer.

La suppression d'abonnements et de frais des saisons passées est un processus manuel qui peut être effectué via Products & Programs > Products & Subscriptions. Ici, filtrez pour trouver les frais de votre saison précédente et cliquez sur Delete à côté des frais. Cela supprimera l'élément du système, mais vous pourrez toujours faire un rapport sur les ventes. Veuillez noter que vous ne pouvez pas restaurer les éléments supprimés, alors assurez-vous d'avoir complètement terminé avec les éléments avant de les supprimer.