Qui fait quoi dans l'affiliation annuelle des clubs d'Athlétisme Canada, de la demande jusqu'à la mise en ligne du tableau de bord de club : le club, sa branche provinciale et Uplifter.
- Un tableau de bord de club n'est mis en ligne qu'après l'approbation de la branche.
- Les branches envoient leurs mises à jour de configuration à partnersupport@uplifterinc.com au moins 28 jours avant la mise en ligne, et signalent les problèmes de test au moins 7 jours avant.
- Lors de leur demande, les clubs choisissent une option de tableau de bord : Option A, Option B ou indécis. Ce choix détermine qui, chez Uplifter, communiquera avec eux.
- Les nouveaux clubs sont intégrés avec Adyen pour les paiements. Les clubs qui reviennent peuvent conserver Paysafe, qui reste offert dans tout Enterprise.
L'affiliation annuelle des clubs d'Athlétisme Canada, c'est un relais à trois coureurs : le club, sa branche (l'organisme provincial ou territorial de sport, ou OPTS) et Uplifter. Chacun porte le témoin pendant un tronçon, et les inscriptions ouvrent quand le dernier franchit la ligne. Voici qui court quoi, pour que rien ne tombe.
La course en un coup d'œil
- Le club fait sa demande sur AthleticsReg.
- La branche révise la demande et vérifie ses dates et ses règles d'inscription.
- La branche approuve, et Uplifter en est avisé.
- Uplifter communique avec le club, selon son choix de tableau de bord.
- Le tableau de bord est activé une fois la configuration confirmée, avec la branche en copie.
- Le club est en ligne et les inscriptions ouvrent aux membres.
Administrateurs de club : votre tronçon
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Soumettez votre demande d'affiliation
Sur AthleticsReg, sélectionnez votre province, choisissez l'affiliation et suivez les instructions pour la soumettre. En cours de route, choisissez votre tableau de bord de club : Option A, Option B ou indécis. Une fois la demande approuvée par votre branche, Uplifter fait le suivi selon ce choix.
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Révisez votre tableau de bord de club
Allez dans Tools → Dashboard, sélectionnez Programs dans le menu de gauche et ouvrez le tableau de bord de votre club pour la saison à venir. Vérifiez que :
- les dates de validité commencent à l'ouverture des inscriptions du club et se terminent à la fin de votre affiliation;
- les règles d'inscription des membres respectent la politique de votre branche (Configuration → Reg Rules);
- la page d'accueil et les courriels de confirmation disent ce que vous voulez, avec les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Vous utilisez plusieurs tableaux de bord pour des saisons de club? Communiquez avec le soutien Uplifter pour activer les fonctionnalités avancées.
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Configurez les paiements et la formation (nouveaux clubs)
Vous percevez des frais de club pour la première fois? L'équipe d'intégration d'Uplifter vous configure avec Adyen, le processeur de paiement des nouveaux clubs, et planifie une séance de formation. Les clubs qui reviennent peuvent continuer d'utiliser Paysafe, qui reste offert dans tout Enterprise.
Vous choisissez un plan de paiement mensuel pour votre club? Essayez le calculateur des plans Bleu et Vert pour voir lequel coûte le moins cher selon votre nombre d'inscriptions.
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Attendez le feu vert
Quand votre branche approuve votre demande, Uplifter vous écrit par courriel pour activer votre tableau de bord de club.
Branches : votre tronçon
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Envoyez vos mises à jour de configuration
Envoyez par courriel les mises à jour du sondage d'affiliation, le texte des courriels de confirmation et le texte de la page d'accueil à partnersupport@uplifterinc.com au moins 28 jours avant la mise en ligne.
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Testez le processus d'affiliation
Effectuez les tests d'acceptation par les utilisateurs (TAU) et toute formation nécessaire. Signalez les problèmes à partnersupport@uplifterinc.com au moins 7 jours avant la mise en ligne.
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Révisez les demandes
Allez dans Tools → Dashboard → Applications et ouvrez chaque tableau de bord de club. Vérifiez que :
- le début de l'affichage correspond au moment où le club doit apparaître dans le répertoire, et la fin de l'affichage à la fin de son affiliation;
- chaque tableau de bord a ses règles d'inscription des membres (Configuration → Reg Rules);
- les clubs qui utilisent plusieurs tableaux de bord pour des saisons de club reçoivent votre soutien une fois la configuration initiale faite par Uplifter.
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Approuvez la demande
Une fois la demande approuvée, Uplifter révise le tableau de bord du club et communique avec le club. Le représentant de votre organisme est mis en copie lors de l'activation.
Uplifter : le dernier relais
- Applique les demandes de configuration de la branche : plages de dates du répertoire, courriels de confirmation et autres mises à jour.
- Offre une nouvelle formation aux administrateurs de branche ou de club qui veulent un rappel avant la mise en ligne.
- Communique avec chaque club une fois la demande approuvée par sa branche.
Qui fait le suivi dépend du choix de tableau de bord du club :
- Option A, nouveau club : l'équipe d'intégration
- Option A, club existant : le soutien à la clientèle (renouvellements)
- Option B : le soutien à la clientèle
- Indécis : l'équipe des ventes
Les administrateurs de club qui ont des questions peuvent communiquer avec le soutien Uplifter. Les branches peuvent joindre l'équipe partenaires à partnersupport@uplifterinc.com.