Commencez la prochaine saison en clonant le tableau de bord de club ou d’événement de la saison dernière, puis mettez à jour ses dates, ses prix et ses règles d’adhésion, renouvelez votre affiliation et soumettez-le pour révision. Si votre organisme de sanction utilise le service de passage à la nouvelle saison d’Uplifter, il clone votre tableau de bord pour vous.
S’applique à Entreprise
- Clonez plutôt que de tout refaire. Chaque tableau de bord de club correspond à un processus d’inscription pour une saison. Clonez celui de la saison dernière pour garder ses catégories, ses formulaires et ses réglages, puis mettez la copie à jour. Le clonage garde aussi votre club dans l’organisation financière qu’il a déjà, sans ouvrir un nouveau compte à chaque saison.
- La copie est un tableau de bord distinct. Le tableau de bord de la saison dernière et ses inscriptions restent tels quels. Le nouveau s’ouvre aux dates que vous lui donnez.
- Vérifiez d’abord auprès de votre association ou de votre organisme de sanction. Uplifter offre aux associations un service de passage à la nouvelle saison qui clone pour elles le tableau de bord de chaque club membre. Si votre association ou votre organisme de sanction l’a demandé, ne clonez pas votre propre tableau de bord : attendez que le nouveau paraisse dans votre liste, puis ouvrez-le.
- Une nouvelle saison repasse par la révision. Soumettez le nouveau tableau de bord pour révision et prévoyez de deux à cinq jours ouvrables avant l’ouverture des inscriptions.
- Les saisons d’adhésion sont fixées de haut en bas. Votre organisme de sanction fixe la saison d’adhésion et effectue ses tâches de passage à la nouvelle saison avant que les clubs fassent les leurs. Convenez d’un échéancier avec votre organisme de sanction et votre contact Uplifter.
Pour commencer une nouvelle saison, clonez le tableau de bord de club ou d’événement de la saison dernière, mettez la copie à jour avec les nouvelles dates et les nouveaux prix, puis soumettez-la pour révision.
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Vérifier que votre organisme de sanction est prêt
Si vos membres achètent l’adhésion de votre organisme de sanction avec leur inscription au club, sa nouvelle saison doit être ouverte en premier. Demandez à votre organisme de sanction quand sa nouvelle saison ouvre et prévoyez vos dates d’inscription en conséquence. Demandez-lui aussi s’il a demandé à Uplifter de cloner votre tableau de bord pour vous.
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Ouvrir le tableau de bord de la saison dernière
Dans le tableau de bord d’administration, sélectionnez Clubs → Clubs/Teams et ouvrez le tableau de bord de club de la saison dernière. Pour un événement, sélectionnez plutôt Événements → Événements et ouvrez l’événement.
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Cloner le processus d’inscription
En haut du tableau de bord, sélectionnez Clone registration process. Dans la fenêtre de clonage, entrez le nom de la nouvelle saison, les dates de la saison et les dates d’ouverture et de fermeture des inscriptions.
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Choisir ce qui est reporté
Pour chaque élément de la fenêtre, choisissez Ignore pour l’exclure, Reuse pour continuer d’utiliser celui de la saison dernière, ou Duplicate pour en faire une copie indépendante. Ignore est choisi par défaut : vérifiez chaque ligne. Pour les ententes et les décharges, y compris celles de votre association, le choix dépend de la politique de votre assureur ou de votre association : vérifiez auprès d’eux d’abord. Sélectionnez Save.
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Ouvrir le nouveau tableau de bord
La copie ne s’ouvre pas d’elle-même. Retournez à Clubs → Clubs/Teams, ouvrez le tableau de bord de la nouvelle saison et sélectionnez Configuration.
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Mettre la copie à jour
Vérifiez les dates, les catégories d’inscription, les prix et les limites d’âge. Ajoutez de nouveau votre organisme de sanction et vos autres administrateurs propres au processus sous Configuration → Permissions : leur accès n’est pas copié sur le nouveau tableau de bord. Votre organisme de sanction met à jour vos règles d’inscription liées aux adhésions pour la saison d’adhésion en cours.
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Renouveler votre affiliation et soumettre
Dans l’onglet Dashboard du nouveau tableau de bord, sélectionnez + Affiliation et choisissez le processus d’affiliation de votre association, si celle-ci vous demande de faire une demande chaque saison. Testez ensuite votre inscription et sélectionnez Submit for review dans Configuration.
Avant d’ouvrir les inscriptions
- Votre organisme de sanction met à jour les règles d’inscription. Les règles d’inscription peuvent être clonées, mais elles doivent viser la saison d’adhésion en cours, et c’est votre organisme de sanction qui les met à jour. Assurez-vous de l’ajouter au nouveau tableau de bord comme administrateur propre au processus. Tant que les règles ne sont pas à jour, on peut demander aux membres d’acheter une adhésion qu’ils ont déjà, ou un membre actuel n’est pas reconnu.
- Les administrateurs propres au processus ne sont pas copiés. Le propriétaire, les contrôleurs financiers et les administrateurs de votre organisme gardent leur accès à la copie. Toute personne ajoutée au tableau de bord de la saison dernière comme administrateur propre au processus, y compris votre association ou votre organisme de sanction, doit être ajoutée de nouveau sur le nouveau tableau de bord.
- Une décharge réutilisée est la même décharge. Si vous avez choisi Reuse, une modification de la décharge dans l’un ou l’autre tableau de bord la change dans les deux, et les personnes qui ont signé l’ancien texte doivent signer de nouveau la prochaine fois qu’elle leur est présentée.
- Uplifter relie votre tableau de bord à l’achat d’adhésion de l’association. Si les membres choisissent votre club en achetant leur adhésion à l’association, Uplifter jumelle le nouveau tableau de bord à cet achat avant la mise en ligne.
- Utilisez Seasons pour voir toute la saison au même endroit. Si votre club utilise plus d’un tableau de bord de club dans une saison d’adhésion, sélectionnez Clubs → Seasons, créez la nouvelle saison et ajoutez-y les nouveaux tableaux de bord. Seasons regroupe leurs données dans un seul tableau de bord pour une vue d’ensemble de la saison. Consultez Regrouper des tableaux de bord de club en une saison de club.
- Testez d’abord. Commencez avec un panier vide, inscrivez-vous à chaque programme et arrêtez-vous avant Submit and Complete. Annulez toute inscription d’essai terminée par erreur.
Pour tous les détails de la fenêtre de clonage, consultez Cloner un tableau de bord d’événement. Pour la mise en ligne, consultez Soumettre votre tableau de bord de club pour révision et le mettre en ligne. Pour ce que vous ne pouvez pas modifier vous-même, communiquez avec le soutien Uplifter.