Cette stratégie de transfert de vos données Uplifter dans votre logiciel comptable vous permet de saisir la totalité des revenus facturés au moment de l’inscription du membre, puis de contrebalancer l’ensemble de ces revenus en inscrivant le solde dans un compte clients général. À chaque dépôt bancaire, vous réduisez ensuite ce compte clients général pour en solder les montants. Cette méthode vous donne une vue sommaire de vos revenus et de vos comptes clients dans votre logiciel comptable, tandis que les données et comptes détaillés de vos membres restent enregistrés et suivis dans Uplifter.
Pour utiliser cette méthode, assurez-vous d’avoir défini dans votre logiciel comptable :
- Une série de comptes de revenus qui serviront à définir les catégories de revenus de votre club
- Un compte clients qui servira à contrebalancer les revenus enregistrés
- Un compte qui représente votre ou vos comptes bancaires, dans lequel vous inscrivez les dépôts bancaires
- Au besoin, si votre club perçoit des taxes de vente, les comptes de taxes que vos factures d’inscription Uplifter perçoivent
Avec cette méthode, travaillez avec des périodes comptables adaptées à votre club et convenez avec les membres de votre équipe qui ont accès à vos données de ce que sont ces périodes. Une fois une période écoulée, veillez à ce que certains éléments ne soient plus modifiés dans Uplifter s’ils risquent de toucher vos rapports de revenus. Pour d’autres conseils, consultez notre article Pratiques exemplaires de comptabilité Uplifter.
ÉTAPE 1 : Enregistrer vos revenus et vos comptes clients
Produisez régulièrement un rapport Revenue Summary (sommaire des revenus), selon le type de classement des revenus que vous souhaitez reproduire dans votre logiciel comptable. Pour obtenir les sommaires de revenus les plus exacts, filtrez les plages de dates avec « Invoice Line Item Created After » (ligne de facture créée après) et « Invoice Line Item Created Before » (ligne de facture créée avant).
Tous ces montants de revenus sont inscrits au crédit des comptes de revenus correspondants. Si vous percevez des taxes, vous devez enregistrer les taxes perçues sur ces montants, généralement au crédit des comptes de taxes. Vous inscrivez ensuite un débit dans un compte clients général pour contrebalancer tous les montants.
ÉTAPE 2 : Rapprocher vos dépôts bancaires et contrebalancer vos comptes clients
Comme pour la comptabilité de caisse, vous devez rapprocher vos dépôts bancaires régulièrement. Pour plus de détails, consultez Rapprocher vos paiements d’un dépôt bancaire.
Pour chaque dépôt bancaire que vous rapprochez, vous pouvez ajouter une seule écriture de journal qui débite votre compte bancaire du montant du dépôt et crédite le compte clients général choisi.
Conseils pour cette méthode
- Assurez-vous toujours que toutes vos factures sont équilibrées
- Enregistrez vos paiements dans Uplifter sans tarder
- Conservez les chiffriers des rapports de paiements exportés pour savoir quelles transactions ont été rapprochées dans vos dépôts bancaires
- Une fois les revenus d’une ligne de facture enregistrés dans votre logiciel comptable, ne modifiez pas cette ligne de facture sans faire les rajustements correspondants dans votre logiciel comptable
- Vous pouvez utiliser des rapports comme Financial - Aged Receivables (comptes clients chronologiques) pour vérifier si le compte clients de votre logiciel comptable concorde avec les montants en souffrance affichés dans Uplifter
- Vous pouvez utiliser le même rapport périodique de sommaire des revenus que celui qui sert à saisir vos revenus, mais en le produisant depuis le tout début de votre exercice financier, afin de vérifier si les soldes concordent avec ceux du plan comptable de votre logiciel et de faire les écritures de rajustement nécessaires