En tant qu’association, examinez les demandes d’affiliation de club de votre file d’attente, approuvez-les et fixez les dates d’affichage qui déterminent quand chaque club paraît dans votre répertoire.
- Les clubs font leur demande par votre processus d’affiliation. Chaque demande arrive dans votre file d’attente sous Clubs → Affiliations dans le tableau de bord d’administration. Un club peut aussi lancer sa demande à partir de son propre tableau de bord de club, avec + Affiliation au bas de l’onglet Dashboard.
- Une demande a l’un de trois statuts. Incomplete : le club l’a commencée, mais ne l’a pas terminée ou payée. Waiting for Approval : elle est soumise et payée, prête à être examinée. Approved : vous l’avez approuvée.
- Les dates d’affichage déterminent quand un club paraît dans votre répertoire. Un club y paraît seulement entre les dates Valid From et Valid To de la fiche de sa demande, et seulement si la fiche est visible. L’approbation de la demande, à elle seule, n’affiche pas le club.
- L’approbation avise le club. Le demandeur reçoit votre courriel d’approbation, et le club voit le statut et vos notes sur la page d’accueil de son tableau de bord de club.
- Uplifter configure votre processus d’affiliation, y compris ses questions, ses frais et ses courriels d’approbation. Pour le modifier, communiquez avec le soutien Uplifter.
En tant qu’association, gérez les demandes d’affiliation de club : examinez la demande de chaque club, approuvez-la et choisissez quand le club paraît dans votre répertoire.
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Ouvrir vos demandes
Dans le tableau de bord d’administration, sélectionnez Clubs → Affiliations dans le menu de gauche. Utilisez la recherche et les filtres pour trouver une demande, par exemple toutes celles en attente d’approbation.
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Examiner la demande
Ouvrez la demande. Ses détails montrent la fiche du club, la demande, la personne qui l’a soumise et si les décharges exigées sont signées. Les réponses du club à vos questions se trouvent dans un onglet distinct, où vous pouvez corriger une réponse ou enregistrer les réponses en PDF.
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Faire un suivi s’il manque quelque chose
Ajoutez une note à la demande pour indiquer ce qui manque ou pourquoi vous attendez. Pour demander quelque chose au club, écrivez au demandeur à partir de la demande; enregistrez comme modèles les courriels que vous envoyez souvent. Vous pouvez aussi joindre des documents à l’appui. Pour les demandes Incomplete, décidez si vous faites un suivi auprès du club.
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Approuver la demande
Changez le statut pour Approved et sélectionnez Save. Le demandeur reçoit votre courriel d’approbation.
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Fixer les dates d’affichage
À partir de la demande, ouvrez la fiche du club et allez à Configuration → Overview. Dans les détails de la fiche, réglez Valid From et Valid To sur la saison couverte par l’affiliation, assurez-vous que la fiche est approuvée et visible, puis sélectionnez Save. Le club paraît dans votre répertoire entre ces dates.
Un seul processus d’affiliation, ou un par année
Les associations gèrent l’affiliation des clubs, ou la sanction, de l’une de deux façons. Uplifter configure celle que vous choisissez.
- Un seul processus, réutilisé chaque année. Les clubs font leur demande par le même processus chaque année. Les dates Valid From et Valid To de chaque demande approuvée comptent alors le plus : réglez-les avec soin pour que chaque club paraisse dans votre répertoire seulement pendant la saison où il est affilié.
- Un nouveau processus chaque année civile. Les demandes de chaque année restent séparées; votre rapport ne montre donc que les demandes de l’année et demande moins de filtrage. Le soutien Uplifter configure le nouveau processus chaque année, ce qui allonge votre renouvellement annuel.
Télécharger vos demandes et les liens de renouvellement
Le rapport des demandes regroupe toutes les demandes de club dans un tableur. Sélectionnez Memberships → Sanctioning Organizations, ouvrez votre organisme d’affiliation de clubs et allez à ses rapports. Téléchargez le rapport dans la section des rapports de demandes. Si vous avez plus d’un type de demande, par exemple pour les clubs à but lucratif et sans but lucratif, chaque type a son propre rapport.
- Avec un seul processus réutilisé chaque année, le rapport couvre toutes les saisons. Pour ne voir que la saison en cours, filtrez sur les colonnes listing valid from et listing valid to. Avec un nouveau processus chaque année, le rapport ne contient que les demandes de l’année.
- Chaque club a son propre lien de renouvellement, dans la dernière colonne du rapport. Si vos clubs renouvellent avec un lien de renouvellement, envoyez à chaque club le sien.
Faire connaître votre lien de demande
Envoyez votre lien d’affiliation aux clubs que vous connaissez, avec les étapes de Demander l’affiliation de votre club à votre association. Vous pouvez aussi ajouter à la page d’accueil de vos adhésions un bouton qui mène les clubs à la demande; consultez Personnaliser la page d’accueil de vos adhésions. Si vous ne trouvez pas votre lien, communiquez avec le soutien Uplifter.
Les clubs font leur demande en suivant Demander l’affiliation de votre club à votre association.