Un groupe de paiement permet aux membres de s’inscrire maintenant pendant que leur club paie plus tard les frais d’adhésion de l’association sur une seule facture. Vérifiez ce que chaque club doit, corrigez la facture, demandez le paiement et inscrivez-le à sa réception.
- Un groupe de paiement est une facture ouverte entre un club et son association. Les membres s’inscrivent en ligne et choisissent d’ajouter leurs frais d’adhésion à la facture de leur club. Le club paie ensuite l’association en dehors de la plateforme.
- C’est Uplifter qui configure les groupes de paiement, moyennant des frais de configuration de 50 $ par club. Le club paie ces frais. Pour ajouter un groupe pour un club, communiquez avec le soutien Uplifter. Une phrase de passe peut limiter qui peut le choisir au paiement.
- Un groupe de paiement ne contient que les frais d’adhésion de l’association, pour l’organisme provincial ou territorial de sport (OPTS) et l’organisme national de sport (ONS). Les frais du club ne peuvent pas y être ajoutés.
- Les paiements hors ligne vont en entier à l’OPTS. L’OPTS verse ensuite sa part à l’ONS. Si le club paie plutôt en ligne, les frais sont répartis automatiquement et des frais de traitement s’ajoutent.
- Le groupe doit avoir un contact et une adresse de facturation avant que vous puissiez inscrire un paiement.
Un groupe de paiement permet aux membres de s’inscrire maintenant pendant que leur club paie plus tard les frais d’adhésion de l’association sur une seule facture. En tant qu’association, vous vérifiez ce que chaque club doit, demandez le paiement et l’inscrivez à sa réception.
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Ouvrir vos groupes de paiement
Dans le tableau de bord d’administration, sélectionnez Financials → Payment Groups. Chaque ligne affiche le Balance Owing et le Amount Paid du groupe. Choisissez Hide $0 Balance Owing pour ne voir que les groupes qui doivent encore.
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Vérifier la facture
Ouvrez le groupe de paiement du club. Sous la facture, sélectionnez Update, puis View Invoice Details. La facture énumère chaque adhésion du groupe et ce qui est dû à chaque organisme.
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Retirer ce qui a été ajouté par erreur
Seul le propriétaire du groupe peut le faire. Au bas du groupe, cherchez la personne et sélectionnez Remove from payment group sur la ligne de son adhésion à l’OPTS. Ses adhésions à l’OPTS et nationale sont toutes deux retirées de la facture. Mettez la facture à jour de nouveau.
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Demander le paiement
Envoyez au club le lien vers sa facture et son groupe de paiement, avec les modes de paiement que vous acceptez.
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Choisir ce que couvre le paiement
À la réception du paiement, ouvrez le groupe. Filtrez la Transaction List au besoin, puis choisissez Include All, Include Filtered List Only ou Include Selected Transactions Only, et sélectionnez Update Total to be charged.
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Inscrire le paiement
Sous Submit Payment, entrez le mode de paiement, la date de réception et une référence, comme le numéro du chèque. Enregistrez les renseignements de paiement. Le reçu paraît dans la section Receipts du groupe.
Voir ce qui est dû à un seul organisme
Dans la Transaction List du groupe, choisissez votre organisme sous Financial Organization et sélectionnez Filter. Choisissez Include Filtered List Only et sélectionnez Update Total to be charged. Sélectionnez ensuite Update sous la facture, actualisez la page et sélectionnez View Invoice Details.
Pour les clubs : payer en ligne
Lorsque l’association accepte les paiements par carte, un administrateur du club ouvre le groupe de paiement, vérifie le contact et l’adresse de facturation, et télécharge la facture. Il choisit les transactions à payer, comme à l’étape 5, puis entre les renseignements de la carte sous Submit Payment. Le reçu paraît dans Receipts.
Pour savoir comment un membre choisit le groupe de paiement au paiement, consultez Inscrire un athlète ou un entraîneur par un groupe de paiement.