Créez les codes GL dont votre organisme a besoin, puis attribuez-les aux événements, aux adhésions, aux produits, aux campagnes et aux frais pour que chaque vente soit inscrite au bon compte de revenus. Vous pouvez répartir un prix entre plusieurs codes.
- Un code GL attribué à un niveau supérieur s’applique à tout ce qui est en dessous. Un code attribué plus bas, par exemple à une catégorie d’inscription, le remplace.
- Changer un code ne recode pas les revenus déjà inscrits. Les revenus inscrits sous le mauvais code se corrigent dans votre propre logiciel comptable.
- Attribuez un code à chaque élément avant de le vendre. Les ventes faites avant qu’un élément ait un code sont la cause habituelle des rapports qui ne concordent pas.
- Choisissez le bon type de code. Chaque genre de revenu a son propre type, énuméré ci-dessous.
Les codes GL, ou comptes de revenus, déterminent où chaque vente est inscrite dans votre comptabilité. Créez les codes nécessaires, puis attribuez-les à ce que vous vendez.
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Ouvrir vos codes GL
Dans le tableau de bord d’administration, sélectionnez Financials → Accounting, choisissez le compte financier et ouvrez GL Codes.
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Ajouter les codes manquants
S’il manque un code, ajoutez un compte GL du bon type : Revenue - Registrations pour les inscriptions aux événements, Revenue - Memberships pour les adhésions et les licences, Revenue - Products pour la marchandise, les abonnements et les produits d’assurance, Revenue - Applications ou Revenue - Permits pour les demandes et les permis, et Revenue - Donations pour les dons.
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Commencer une attribution
Ouvrez l’onglet Management et sélectionnez Assign GL Code. Choisissez l’organisme qui détient ce que vous vendez.
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Choisir à quoi sert le code
Sélectionnez Event pour les inscriptions, Organization pour les adhésions, les licences et les demandes, Product Group pour les produits, Campaign pour les campagnes de dons, ou Identity Fee pour des frais distincts, comme des frais pour chèque sans provision. Choisissez ensuite l’élément précis, comme une catégorie d’inscription ou un produit.
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Choisir le code
Choisissez le prix et le compte GL. Pour répartir le revenu, sélectionnez Add Price Portion et indiquez le montant de chaque compte GL.
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Enregistrer
Sélectionnez Add GL Code.
Dans un tableau de bord d’événement
Vous pouvez aussi attribuer les codes d’un événement dans son tableau de bord : sélectionnez Configuration → GL Codes. Les codes attribués à cet endroit remplacent ceux des niveaux supérieurs.
Pour les frais administratifs et leurs codes GL, consultez Set up and use organizer administration fees (en anglais).