Intégration des associations

Voici le parcours entre la signature de votre entente et votre première inscription sur le portail Entreprise. Votre spécialiste de la mise en œuvre fixe une date cible pour chaque étape, calculée à partir du jour de la signature, et vous accompagne tout au long du processus.

1. Rencontrez votre spécialiste de la mise en œuvre

   Une fois signés votre contrat-cadre de services et d’abonnement (Master Services and Subscription Agreement), l’annexe A (votre énoncé des travaux) et l’addenda sur le traitement des données, notre équipe des ventes organise un appel d’accueil pour vous présenter votre spécialiste de la mise en œuvre, votre personne-ressource jusqu’à la mise en service. Envoyez ensuite vos questions de configuration à partneronboarding@uplifterinc.com.

2. Convenez de votre échéancier

   Votre spécialiste de la mise en œuvre vous envoie votre document de cadrage et un classeur de configuration pour chaque produit que nous configurons pour vous, et convient avec vous des dates cibles. Nommez les personnes qui prendront les décisions :

   • un ou une responsable de projet, qui envoie un seul ensemble de commentaires regroupés
   • la personne responsable de vos types d’adhésion, de vos prix et de vos règles d’admissibilité
   • votre responsable des finances, pour le compte marchand, les codes de grand livre, les taxes et les remboursements
   • la personne qui peut exporter vos dossiers de membres actuels
   • la personne qui rédige ou approuve votre contenu en français, si votre entente le prévoit
3. Confirmez votre document de cadrage

   Il consigne les décisions que vous seuls pouvez prendre : qui paie les frais de transaction, si votre année d’adhésion suit l’année civile, la saison ou 365 jours, si les adhésions sont émises automatiquement ou après approbation, votre politique de remboursement et tout partage des frais avec une organisation mère. Il fixe aussi la date à laquelle vos données de configuration sont attendues et énumère ce qui reste à fournir, avec une personne responsable et une date. Confirmez-le en répondant au courriel de votre spécialiste de la mise en œuvre ; il n’y a rien à signer.

4. Remplissez votre classeur de configuration

   Le classeur contient les données elles-mêmes, en langage simple. Une information saisie une seule fois remplit tous les onglets qui en ont besoin, et l’onglet Progress indique ce qu’il reste à faire. Pour l’adhésion, il couvre :

   • les types d’adhésion, les prix, l’admissibilité, les rabais et les options
   • les comptes financiers, les codes de grand livre et les règles de taxes
   • les sondages, les décharges et les ententes, ainsi que les courriels de confirmation
   • les exigences de chaque type d’adhésion et la correspondance des régions si votre entente prévoit des zones
   • vos dossiers de membres actuels, avec leurs anciens numéros de membre

   Nous vous invitons à nous transmettre votre classeur de configuration rempli et vos autres fichiers, comme vos logos, vos couleurs et vos fichiers de membres, afin que nous puissions les conserver pour référence. Les produits libre-service, comme les tableaux de bord Événements et Clubs, font l’objet d’un document de cadrage d’une page plutôt que d’un classeur.

5. Configurez votre compte marchand

   Commencez tôt : c’est souvent l’étape la plus longue. Consultez Configurer un compte marchand Paysafe ou Configurer votre compte marchand Stripe, puis Vérifier le courriel de votre organisation avec Amazon SES pour que les courriels de confirmation proviennent de vous.

6. Nous importons et configurons

   Nous importons vos membres à partir du classeur, en les associant à vos régions si des zones s’appliquent, et configurons tout ce que votre annexe A prévoit : types d’adhésion, prix, exigences, sondages, décharges, courriels et comptes financiers. Vous configurez vous-même les sections libre-service, avec nos conseils. La configuration comprend un nombre convenu de séries de révisions.

7. Testez dans l’environnement de test

   Nous testons d’abord. Vous testez ensuite dans l’environnement de test (staging), une copie du portail où rien n’est facturé et où aucun membre ne voit vos changements. Vérifiez que l’inscription se termine pour chaque type d’adhésion, que les prix et les taxes sont exacts, que les dossiers importés sont complets, que les exigences retiennent et libèrent correctement les adhésions et que les courriels se lisent bien dans chaque langue. Envoyez une seule liste de commentaires regroupés pendant la période de test convenue.

8. Formez vos administrateurs

   La formation couvre tout ce que prévoit votre entente, généralement en trois séances : administration (membres, approbations et rapports), finances (remboursements, coupons et rapprochement) et configuration libre-service (image de marque, pages et courriels). Demandez d’abord à chaque personne d’accepter son invitation d’administrateur. De la formation supplémentaire est offerte au taux prévu à votre annexe A.

   Nous créons aussi le compte de votre organisation dans Zendesk, notre système de soutien, et y ajoutons chaque administrateur que vous nommez. Leurs demandes parviennent alors au soutien aux partenaires avec le délai de réponse de votre organisation, et ils peuvent suivre chaque demande depuis la base de connaissances. Avisez-nous quand vos administrateurs changent pour que nous tenions la liste à jour.

9. Mise en service

   Si votre entente prévoit un lancement préliminaire, nous ouvrons d’abord l’accès à certains utilisateurs ou types d’adhésion. Au lancement complet, tous les types d’adhésion sont ouverts dans l’ensemble de vos régions et clubs. La mise en œuvre est terminée lorsque vos données sont exactes, que les adhésions fonctionnent comme prévu, que vos administrateurs peuvent gérer le portail de façon autonome et qu’aucun problème critique n’est en suspens.

Après la mise en service, l’aide au quotidien vient du soutien aux partenaires à partnersupport@uplifterinc.com ou par clavardage, de 8 h à 20 h (HP), avec une première réponse en 4 heures ouvrables : consultez Soumettre une demande de soutien depuis l’administration Entreprise. Prévenez-nous avant l’ouverture d’une saison achalandée, et envoyez tout changement à votre configuration sous forme de demande de modification.

Vos prochaines étapes

• Guide de l'administrateur d'association — l’ordre de configuration une fois dans le portail.
• Qui fait quoi : Uplifter, associations et clubs — ce que nous configurons et ce que vous gérez.
• Comprendre les rôles et autorisations des administrateurs — à qui donner accès.

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